Отражение операций по начислению заработной платы и удержанию налога на доходы физических лиц (НДФЛ) — одна из самых частых и ответственных задач бухгалтера. Ошибки в проводках приводят к расхождениям в счете 70, некорректной отчетности перед ФНС и рискам штрафов. В этой статье подробно разберем типичные проводки, сроки их проведения, нюансы учета аванса и зарплаты, а также особенности перерасчета налога;

Основные счета учета

Для корректного отражения операций используются следующие счета плана счетов:

• Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — основной счет для начислений и удержаний. Кредитом отражаются начисления, дебетом — удержания (НДФЛ, алименты) и выплаты.
• Счет 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет 68.1 «НДФЛ» — для учета исчисленного, удержанного и перечисленного налога.
• Счета затрат (20, 23, 25, 26, 29, 44, 91.2 и др.), списываются начисленная зарплата и страховые взносы.
• Счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» — для начисления страховых взносов.
• Счет 51 «Расчетные счета» / 50 «Касса» — для выплаты зарплаты сотрудникам;

Проводки по начислению заработной платы

Начисление заработной платы производится в последний день месяца, за который она начисляется (или в день выплаты аванса). Проводка формируется по дебету затратных счетов и кредиту счета 70.

Типовая проводка:

Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44, 91.2) — Кт 70 — начислена заработная плата (оклад, премии, отпускные, компенсации и др.).

Пример для бюджетных учреждений (касовый метод / КОСГУ):

Дт 401.20.211 (ФОТ) — Кт 302.11.737 — начислена заработная плата.

Проводки по расчету и удержанию НДФЛ

Согласно Налоговому кодексу РФ (ст. 226), налоговый агент (работодатель) обязан рассчитать, удержать и перечислить НДФЛ. Момент возникновения обязанности по удержанию — день фактической выплаты дохода (перечисления денег на карту/счет или выдачи из кассы).

Проводка удержания НДФЛ (в момент выплаты):

Дт 70 — Кт 68.1, удержан НДФЛ с начисленного заработка.

Важно: Сама по себе проводка Дт 70 — Кт 68.1 не делается отдельно в день начисления зарплаты (если деньги не выплачены). Она возникает только в день выплаты (списания со счета 51 или выдачи из кассы 50). В день начисления зарплаты делается только проводка Дт Затраты — Кт 70.

Проводка перечисления НДФЛ в бюджет:

Срок перечисления, не позднее следующего дня после выплаты зарплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Дт 68.1 — Кт 51 (50) — перечислен НДФЛ в бюджет соответствующего уровня.

Особенности учета аванса и зарплаты за месяц

Бухгалтер делает проводки по НДФЛ дважды в месяц: при выплате аванса и при выплате зарплаты за месяц (разницы).

Этап 1: Выплата аванса (обычно за 1-ю половину месяца)

1. Дт 70 — Кт 51 (50) — выплата аванса за вычетом НДФЛ (на руки).
2. Дт 70 — Кт 68.1, удержание НДФЛ с суммы аванса.
3. Дт 68.1 — Кт 51 — перечисление удержанного НДФЛ в бюджет.

Этап 2: Начисление зарплаты за месяц (последний день месяца)

1. Дт 20 (26, 44.;.) — Кт 70 — начислена полная зарплата за месяц.
2. Расчет НДФЛ: НДФЛ за месяц = (Начислено всего × Ставка) — НДФЛ, удержанный ранее с аванса.

Этап 3: Выплата зарплаты за месяц (разницы), в установленные сроки (не позднее 15 числа след. месяца)

1. Дт 70 — Кт 51 (50) — выплата зарплаты за вычетом НДФЛ (разницы).
2. Дт 70 — Кт 68.1 — удержание НДФЛ с суммы разницы (до полной суммы налога за месяц).
3. Дт 68.1, Кт 51 — перечисление НДФЛ в бюджет.

Пример расчета и проводок

Условия: Оклад 50 000 руб. Аванс 25 000 руб. Ставка НДФЛ 13% (резидент).

Выплата аванса (например, 25 числа):

• НДФЛ с аванса: 25 000 × 13% = 3 250 руб.
• На руки: 25 000 ⏤ 3 250 = 21 750 руб.
• Дт 70 — Кт 51 — 21 750 руб.
• Дт 70 — Кт 68.1 — 3 250 руб.
• Дт 68.1 — Кт 51 — 3 250 руб. (перечисление в бюджет).

Начисление зарплаты за месяц (31 число / 30 число):

• Дт 44 — Кт 70, 50 000 руб. (полный оклад).

Выплата зарплаты за месяц (например, 10 числа след. месяца):

• НДФЛ за месяц: 50 000 × 13% = 6 500 руб.
• Уже удержан с аванса: 3 250 руб.
• К удержанию сейчас: 6 500 ― 3 250 = 3 250 руб.
• На руки: 50 000 ― 25 000 (аванс) ⏤ 3 250 (НДФЛ) = 21 750 руб.
• Дт 70 — Кт 51, 21 750 руб.
• Дт 70 — Кт 68.1, 3 250 руб.
• Дт 68.1, Кт 51 — 3 250 руб.

Страховые взносы: порядок проводок

Взносы начислены на полную сумму начисленной зарплаты (без вычета НДФЛ). Срок начисления, последний день месяца, за который начислена зарплата.

• Дт 20 (26, 44…) — Кт 69 — начислены страховые взносы (пенсионные, медицинские, социальные, ОПС/ОМС/ВНИМ/СЗН).
• Дт 69 — Кт 51, перечислены взносы в бюджет (срок — 15-е число следующего месяца).

Перерасчет НДФЛ: причины и проводки

Перерасчет может потребоваться в следующих случаях (на основании ст. 226 НК РФ и письма ФНС):

• Предоставление сотрудником заявления о налоговых вычетах (стандартных, имущественных, социальных) с опозданием или после окончания года.
• Изменение расчетной базы (перерасчет зарплаты, возврат переплаты, корректировка премии).
• Обнаружение излишне удержанного или недодержанного НДФЛ.

Ситуация 1: Излишне удержан НДФЛ (переплата)

Если сотрудник предоставил право на вычет после удержания налога, работодатель возвращает сумму переплаты из будущих удержаний в текущем налоговом периоде (году).

Проводка возврата (уменьшение удержания при следующей выплате):

При расчете НДФЛ к удержанию из следующей зарплаты сумма налога уменьшается на сумму переплаты.

• Расчет: НДФЛ к удержанию = Расчетный налог за текущий период ⏤ Сумма переплаты.
• Дт 70, Кт 68.1 — удержан НДФЛ за вычетом суммы возврата.
• Разница между суммой на руки по расчету и фактической выдачей покрывается за счет ранее удержанного налога (сальдо по счету 68.1 по сотруднику уменьшается).

Ситуация 2: Недодержан НДФЛ (недоимка)

Если налог удержан в меньшем размере (ошибка, отмена вычета), недостачу удерживают из следующих выплат до конца налогового периода.

Дт 70 — Кт 68.1, дополнительное удержание НДФЛ при следующей выплате.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Удержание НДФЛ в день начисления, а не выплаты. Проводка Дт 70 — Кт 68.1 делается только при движении денег (Дт 70 — Кт 51/50). В день начисления (Дт Затраты — Кт 70) налог не удерживают.
2. Нарушение сроков перечисления. НДФЛ нужно перечислять не позднее следующего рабочего дня после выплаты зарплаты/аванса. Просрочка — штрафы по ст. 123 НК РФ (20% для юрлиц, 40% при умысле).
3. Неполное отражение удержаний по счету 70. Все удержания (НДФЛ, алименты, задолженность перед работодателем) идут по дебету счета 70. Кредит — соответствующие счета (68.1, 76.АВ и т.д.).
4. Игнорирование накопленного дохода для прогрессивной шкалы (15%/18%/20%). С 2025 года при превышении дохода 5 млн руб. в год ставка меняется. Бухгалтерия должна вести накопленный учет по каждому сотруднику с начала года.

Сводная таблица проводок за месяц

Главное правило: НДФЛ удерживается и перечисляется в момент фактической выплаты денег сотруднику. Начисление зарплаты (Дт Затраты — Кт 70) и удержание налога (Дт 70 — Кт 68.1), это разные по времени события. Строгое соблюдение хронологии проводок, разделение операций по авансу и зарплате за месяц, а также своевременный перерасчет при предоставлении вычетов гарантируют чистоту учета на счете 70 и отсутствие претензий со стороны налоговой инспекции.

Автоматизация в 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия значительно упрощает процесс, однако понимание логики проводок необходимо для контроля правильности заполнения регистров и сдачи отчетности (6-НДФЛ, ЕСВ/РСВ).