Вопрос расчета и удержания налогов с доходов сотрудников является одной из ключевых задач бухгалтерии и кадрового учета. Ошибки в этом процессе влекут за собой штрафы‚ пени и дополнительные налоговые проверки. В данной статье подробно разберем‚ какие налоги удерживаются с физических лиц‚ какие ставки действуют в 2026 году‚ как правильно рассчитывать базу и соблюдать сроки перечисления.

Главный налог — НДФЛ (Налог на доходы физических лиц)

Согласно статье 226 НК РФ‚ налоговым агентом (работодателем) является организация или ИП‚ выплачивающая доходы физическим лицам. Именно работодатель обязан рассчитать‚ удержать и перечислить НДФЛ в бюджет.

Ставки НДФЛ для налоговых резидентов РФ (ст. 224 НК РФ)

С 2021 года введена шкалированная система налогообложения. Ставка зависит от совокупного годового дохода налогоплательщика:

• 13% — на доходы до 5 млн руб. в год (включая зарплату‚ премии‚ материальную помощь в пределах норм и т.д.).
• 15% — на часть дохода‚ превышающую 5 млн руб. в год.
• 18% — на часть дохода от 20 млн до 50 млн руб. в год (введена с 2025 года).
• 20% — на часть дохода свыше 50 млн руб. в год (введена с 2025 года).

Важно: Пороги в 5‚ 20 и 50 млн руб. рассчитываются по сумме всех доходов‚ полученных у данного налогового агента за календарный год. Если у сотрудника несколько работодателей‚ каждый агент применяет ставку 13% до превышения лимита именно у него.

Ставки для нерезидентов РФ (ст. 224 НК РФ)

• 30%, общая ставка для нерезидентов (иностранные граждане‚ пребывающие в РФ менее 183 дней за 12 месяцев).
• 13% / 15% / 18% / 20%, ставки резидентов применяются к высококвалифицированным специалистам (ХКС)‚ участникам ГЖП‚ гражданам стран ЕАЭС и лицам‚ получившим статус налогового резидента (пребывание 183+ дней).

Специальные ставки (ст. 214.7 НК РФ)

Для отдельных видов доходов установлены фиксированные ставки независимо от годового лимита:

• 35% — призы на рекламных акциях (превышающие 4000 руб. в год)‚ проценты по вкладам выше ключевой ставки ЦБ + 5 п.п. (для резидентов) / ключевой ставке (для нерезидентов).
• 13% (15/18/20%) — дивиденды (для резидентов/нерезидентов).
• 30% — дивиденды для нерезидентов (если не предусмотрено иное международным договором).

Страховые взносы: удерживаем или платим за свой счет?

Критически важный момент: Страховые взносы (ПФР‚ ФОМС‚ ФСС) НЕ удерживаются с заработной платы сотрудника. Это расходы работодателя (ст. 20‚ 21 Закона № 212-ФЗ).

Работодатель перечисляет их сверх начисленной зарплаты («грязной» зарплаты). Сотрудник на руки получает сумму: Начислено ⎼ НДФЛ ⎼ иные удержания (алименты‚ зачетная задолженность и т.д.).

Текущие ставки страховых взносов за работодателя (2026 г.):

• Пенсионный фонд (СФР): 22% (в пределах базы МРОТ * 24 * предел базы). Надбазовую часть — 10%.
• ФОМС (ОМС + ДМС): 5.1%.
• Социальное страхование (ВНС): 2.9%.

Примечание: Для МСП и НКО могут применяться сниженные ставки (15% на часть дохода свыше МРОТ).

Процедура расчета и удержания НДФЛ

Определение налоговой базы (ст. 210‚ 214 НК РФ)

Налоговая база — это все начисленные доходы в натуральном и денежном виде‚ за исключением доходов‚ не подлежащих налогообложению (ст. 217 НК РФ: материальная помощь до 4000/10000 руб.‚ компенсации питания/транспорта в пределах норм‚ суточные в пределах норм и т.д.).

Применение стандартных налоговых вычетов (ст. 218 НК РФ)

Вычеты уменьшают налоговую базу. Основные виды (предоставляются по письменному заявлению сотрудника):

• Для себя: 3000 руб. (Инвалиды I/II группы‚ участники ВОВ‚ ликвидаторы ЧАЭС) или 500 руб. (Инвалиды III группы‚ дети-инвалиды‚ родители-одиночки до 18/24 лет).
• На детей: 1400 руб. (1-й‚ 2-й ребенок)‚ 3000 руб. (3-й и последующие)‚ 6000/12000 руб. (инвалиды-дети). Удваивается для одиноких родителей.

Лимит: Вычеты на детей предоставляются до накопленного дохода 350 000 руб. с начала года (с 2024 г. лимит снят для вычетов на себя‚ для детей лимит сохраняется).

Алгоритм расчета за расчетный период (месяц)

1. Сумма начислений за месяц (зарплата + премии + надбавки ౼ не облагаемые выплаты).
2. Минус стандартные вычеты (если заявление есть и лимит не исчерпан).
3. Получаем налоговую базу за месяц.
4. Применяем ставку (13% или 15/18/20% если превышен годовой порог 5/20/50 млн).
5. Минус НДФЛ‚ уже удержанный за прошлые месяцы текущего года (для ставок 15/18/20% важен накопленный итог).
6. Результат = НДФЛ к удержанию за текущий месяц.

Сроки удержания и перечисления НДФЛ (ст. 226 НК РФ)

С 2023 года действует единое правило: НДФЛ перечисляется не позднее следующего дня после дня выплаты дохода (выдачи наличных из кассы‚ перевода на карту‚ зачисления на счет).

Примеры для 2026 года:

• Аванс (выплачен 25 числа): НДФЛ перечислить до 26 числа (или 27-го‚ если 26-е — выходной).
• Зарплата за месяц (выплачена 10-го следующего месяца): НДФЛ перечислить до 11-го.
• Премия/Годовик (выплачены 15 числа): НДФЛ перечислить до 16 числа.

Штрафы за просрочку (ст. 123 НК РФ): 20% от суммы не перечисленного налога + пени за каждый день просрочки (ст. 75 НК РФ). За неуплату более 2 месяцев — блокировка счетов (ст. 76 НК РФ).

Особенности расчета за аванс и зарплату

Частый вопрос: «Сколько удержать с аванса?».

Правило: Аванс, это часть заработной платы. Налоговая база за месяц формируется суммарно по всем выплатам месяца (аванс + зарплата за месяц + премии).

Практический алгоритм:

1. В момент выплаты аванса: Работодатель не знает итоговую сумму начислений за месяц (премии могут начислиться позже). Поэтому из аванса удерживают НДФЛ по предварительному расчету (обычно 13% от суммы аванса за вычетом доли вычетов).
2. В момент выплаты зарплаты за месяц (финальный расчет): Считается полная налоговая база за месяц‚ рассчитывается итоговый НДФЛ за месяц. От него вычитается сумма‚ уже удержанная с аванса. Разницу (додумать или вернуть‚ если аванс был большим) удерживают/возвращают при выдаче «вторых» денег.

Отчетность перед ФНС

Помимо перечисления денег‚ налоговый агент обязан сдавать отчетность:

• Расчет по НДФЛ (форма заутверждена Приказом ФНС от № ЕД-7-11/753@): Сдается ежемесячно не позднее 25-го числа месяца‚ следующего за отчетным (например‚ за январь — до 25 февраля). С 2023 года сдается только в электронном виде через ЭДО/Личный кабинет налогоплательщика.
• Справка 2-НДФЛ (форма заутверждена Приказом ФНС от № ЕД-7-11/1026@): Сдается ежегодно до 25 февраля года‚ следующего за отчетным (за 2025 год, до ). Выдается сотрудникам до 1 марта.

Иные удержания из заработной платы (ст. 137‚ 138 ТК РФ)

Помимо НДФЛ‚ из зарплаты сотрудника могут удерживаться суммы только в случаях‚ предусмотренных законом (п. 1 ст. 137 ТК РФ):

• Исполнительные листы (алименты‚ по судебным решениям) — до 50% (до 70% для алиментов/вред здоровью/смерть кормильца).
• Зачетная задолженность перед работодателем (занимаемые суммы‚ перерасход авансовых отчетов‚ неработаемый отпуск при увольнении) — только с письменного согласия сотрудника (кроме перерасхода авансового отчета)‚ не более 20% от каждой выплаты.
• Удержания по заявлению сотрудника (профсоюзные взносы‚ благотворительность‚ оплата питания в столовой и т.д.) — с письменного согласия.

Запрещено удерживать штрафы за нарушение трудовой дисциплины‚ ущерб‚ превышающий средний заработок (кроме случаев ст. 238‚ 243 ТК РФ)‚ без оснований.

Чек-лист для бухгалтера на 2026 год

1. Проверьте резидентность каждого сотрудника на дату каждой выплаты (183 дня за скользящие 12 месяцев).
2. Собирайте заявления на вычеты ежегодно (до первого расчета года) и при изменении обстоятельств (рождение ребенка‚ инвалидность).
3. Ведите накопленный учет доходов по каждому сотруднику для отслеживания порогов 5 / 20 / 50 млн руб. для применения ставок 15/18/20%.
4. Рассчитывайте НДФЛ за месяц единым итогом (аванс + зарплата)‚ корректируя удержание при финальной выплате.
5. Перечисляйте НДФЛ на следующий день после выплаты (кассовый/банковский день). Не ждите «последнего числа месяца».
6. Сдавайте Расчет по НДФЛ ежемесячно до 25-го числа.
7. Не путайте: НДФЛ — удерживаем от сотрудника. Взносы — платим за свой счет (30% сверху).

Правильный расчет удержаний, залог финансовой безопасности компании. В 2026 году ключевыми моментами остаются: шкалированные ставки НДФЛ (13/15/18/20%)‚ жесткие сроки перечисления (на следующий день после выплаты) и ежемесячная сдача Расчета по НДФЛ. Автоматизация процесса в 1С или иных системах учета с регулярным обновлением релизами значительно снижает риск ошибок. При сложных ситуациях (нерезиденты‚ ХКС‚ крупные годовые доходы) рекомендуется консультация с профессиональным налоговым консультантом.

Данная статья носит информационный характер и основана на законодательстве РФ (НК РФ‚ ТК РФ‚ 212-ФЗ) актуальном на . Не является правовой консультацией. Для принятия решений обратитесь к действующим нормативным актам или специалисту.