Своевременная и правильная выплата отпускных — одна из ключевых обязанностей работодателя, нарушение которой влечет за собой штрафы, компенсации за задержку заработной платы и проверки со стороны ГИТ (Государственной инспекции труда). В статье подробно разбираем процедуру расчета, сроки выплаты, налогообложение и оформление документов с учетом актуальных норм Трудового кодекса РФ (ТК РФ), Постановления Правительства РФ от № 922 и практики применения на 2026 год.

Нормативная база и общие принципы

Согласно ст. 115 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск предоставляется продолжительностью 28 календарных дней с сохранением места работы и среднего заработка. Отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Важно для 2026 года: Как указано в обзоре «Правовест Аудит», график отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Это означает, что график на 2026 год должен был быть утвержден до 17 декабря 2025 года. Нарушение срока составления графика — основание для штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ.

Категории работников с удлиненным отпуском (влияет на расчет)

• Несовершеннолетние (до 18 лет): 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ).
• Инвалиды всех групп: не менее 30 календарных дней (ст. 23 ФЗ-181).
• Педагогические работники: от 42 до 56 календарных дней (Постановление Правительства РФ № 466).
• Другие категории: установленные федеральными законами (врачи, ученые, работники Дальнего Севера и др.);

Работодатель вправе установить более длительный отпуск для иных категорий работников по своему усмотрению (локальный нормативный акт, трудовой договор).

Сроки выплаты отпускных: «Правило 3 дней»

Ст. 136 ТК РФ (ч. 9): «Оплачиваемый ежегодный отпуск… выплачивается не позднее чем за три календарных дня до его начала».

Как считать 3 дня:

1. Считаються календарные дни (включая выходные и праздники).
2. День выдачи денег (или зачисления на карту) не включается в счет.
3. День начала отпуска не включается в счет.

Пример на 2026 год:

Отпуск начинается понедельник, 1 июня 2026 г.

• 3 календарных дня до: 31 мая (воскресенье), 30 мая (суббота), 29 мая (пятница).
• Последний день выплаты: 29 мая 2026 г. (пятница).

Если 29 мая, рабочий день для кассы/банка, деньги должны быть на руках/на карте в этот день. Если выплата через банк — нужно учитывать сроки интербанковских переводов (обычно 1 рабочий день), поэтому платежное поручение в банк сдают заранее.

Исключения (выплата в день начала отпуска):

• Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет (выплачивается в общие сроки зарплаты).
• Дополнительные отпуска (за вредность, нестандартный рабочий день и др.) — если иное не установлено ЛНА/ТД.
• Выплата компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении — в день увольнения (ст. 127 ТК РФ).

Расчет среднего заработка (Порядок расчета по Постановлению № 922)

Основой для расчета является средний дневной заработок, умноженный на количество календарных дней отпуска.

Шаг 1. Определение расчетного периода

Это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Если работник работал меньше года — фактически отработанное время.

Пример: Отпуск с . Расчетный период: – .

Шаг 2. Учет заработка за расчетный период

В заработок включаются все выплаты по системе оплаты труда (оклады, тарифные ставки, премии, надбавки, доплаты), за исключением перечня, утвержденного Постановлением № 922 (п. 5):

• Материальная помощь, подарки, выплаты по питанию/транспорту (если не входят в зарплату).
• Командировочные расходы (суточные, проезд).
• Выплаты по участию в прибыли (дивиденды).
• Оплачиваемые обеды, питание.
• Компенсации за использование личного имущества.
• Одноразовые выплаты по итогам года (если не закреплены в системе оплаты труда).

Шаг 3. Учет отработанного времени

В отработанное время включаются: фактическая работа, оплачиваемые отпуска, дни болезни (оплачиваемые за счет ФСС/СФР), простои по вине работодателя.

Не включаются: неоплачиваемые отпуска, прогулы, стачки, отпуск по уходу за ребенком (если работник не выходил на работу).

Шаг 4. Формула среднего дневного заработка

Если отработан полный расчетный период (12 месяцев):

Средний дневной заработок = Заработок за 12 мес. / (12 × 29,3)

Где 29,3 — среднемесячное число календарных дней (фиксированное значение по Постановлению № 922).

Если есть неполные месяцы (болезнь, неоплачиваемый отпуск, прием в середине месяца):

Средний дневной заработок = Заработок за расч. период / (Число полных мес. × 29,3 + Сумма дней в неполных месяцах)

Дни в неполном месяце = 29,3 / Календарных дней в месяце × Отработанных дней в месяце;

Шаг 5. Индексация заработка

Если в расчетном периоде или в период отпуска был повышен тарифный оклад/ставка (повышение зарплаты всем или категории работников), заработок за период до повышения индексируется (умножается на коэффициент повышения). Премии, процентные выплаты — не индексируются.

Особенности 2026 года: Разделение отпуска и «удобное время»

Согласно ст. 125 ТК РФ и разъяснениям Минтруда (Письмо от № 14-2/ООГ-6477), отпуск может быть разделен на части по соглашению сторон. Одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Остаток, на любые части.

Нюанс расчета при разделении: Средний заработок рассчитывается один раз на момент предоставления первой части отпуска (если вторая часть предоставляется в том же рабочем году и зарплата не менялась). Если между частями было повышение зарплаты — пересчет для второй части не производится (Распл. Пленума ВС РФ от № 23, п. 21), если только не установлено более благоприятное условие ЛНА.

Работники, имеющие право на отпуск «в удобное время» (ст. 123 ТК РФ, ст. 262.2, 267 ТК РФ):

• Несовершеннолетние.
• Мужья, жены которых в отпуске по Б&R.
• Совместители (во время отпуска по основному месту).
• Почетные доноры.
• Работники с тремя и более детьми до 18 лет (добавлено в 2023 г., актуально для 2026 г.).

Для этих категорий работодатель обязан предоставить отпуск в желаемые даты. Отказ — грубое нарушение ТК РФ.

Налогообложение и страховые взносы

*Ставка 30%, на ПФР (СФР: пенсионное + медицинское), 15.1% — для МСП/НКО на доходы сверх МРОТ. Уточняйте ставки на 2026 год в Налоговом кодексе.

Срок удержания и перечисления НДФЛ:

С 2023 года (ФЗ-389) налоговый агент удерживает и перечисляет НДФЛ в день выплаты дохода (календарный день). Для отпускных, выплаченных за 3 дня до начала: НДФЛ перечисляется в день выдачи отпускных.

Оформление документов: пошаговый алгоритм

1. График отпусков (Форма Т-7 или свой бланк): Утвержден за 2 недели до года. Подписан руководителем. Ознакомление работников, рекомендуется (хотя Минтруд в письмах 2020 г. указывал, что ТК РФ не обязывает ознакомлять, на практике инспекторы требуют подписи о ознакомлении).
2. Заявление работника: Пишется за 2-3 недели до отпуска (сроки могут быть в ЛНА). Основа для приказа.
3. Приказ о предоставлении отпуска (Форма Т-6 / Т-6а): Издается на основании графика и заявления. Подписывается работником под роспись не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. В приказе указываются: вид отпуска, даты начала/окончания, количество дней.
4. Расчетный листок (внутренний документ): Формирует бухгалтер. Содержит: расчетный период, заработок, отработанные дни, средний дневной/часовой заработок, сумму отпускных, удержанный НДФЛ, к выдаче.
5. Платежное поручение / Расходный кассовый ордер (РКО): Для выплаты через банк/кассу.
6. Запись в табеле учета рабочего времени (Форма Т-12 / Т-13): Код «ОТ» (или 20), ежегодный основной отпуск; «ОД» — дополнительный; «ОЗ» — за счет работодателя (доп. оплачиваемый).
7. Персонифицированный учет (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ): Отпуск не отражается в СЗВ-ТД (только прием/перевод/увольнение). В СЗВ-СТАЖ период отпуска включается в стаж автоматически через отработанное время (дни календарные).

Типичные ошибки и риски проверок (ГИТ, ФНС, СФР)

Компенсация за неиспользованный отпуск (при увольнении)

Если работник увольняется и имеет неиспользованные дни отпуска за текущий и прошлые рабочие годы — выплачивается денежная компенсация (ст. 127 ТК РФ).

• Срок: В день увольнения (последний рабочий день).
• Расчет: Тот же порядок (Постановление № 922).
• НДФЛ и взносы: Удерживаются/начисляются полностью.
• Исключение: При увольнении по п. «г» ч. 1 ст. 83 ТК РФ (несоответствие должности по итогам проверки знаний) компенсация не выплачивается.

Бухгалтерские проводки (Счет 70)

Начисление:

• Дт 20 / 26 / 44 / 90 / 91 — Кт 70 — Начислены отпускные (в зависимости от подразделения работника).

Удержание НДФЛ:

• Дт 70 — Кт 68 — Удержан НДФЛ с отпускных.

Начисление страховых взносов (работодатель):

• Дт 20 / 26 / 44 / 90 / 91 — Кт 69 — Начислены взносы на отпускные.

Выплата через кассу/банк:

• Дт 70 — Кт 50 / 51 — Выплачены отпускные (за 3 дня до начала).

Перечисление НДФЛ и взносов: Стандартные проводки по счетам 68 и 69 в установленные сроки.

Чек-лист для подготовки к отпускному сезону 2026

1. [ ] График отпусков на 2026 год утвержден и подписан руководителем (до ).
2. [ ] Работники ознакомлены с графиком под роспись (желательно).
3. [ ] Собраны заявления от работников (особенно льготников — «в удобное время»).
4. [ ] Изданы приказы (Т-6) не позднее чем за 3 дня до начала каждого отпуска.
5. [ ] Приказы подписаны работниками под роспись.
6. [ ] Рассчитан средний заработок по Постановлению № 922 (учтены все премии, индексация, неполные месяцы).
7. [ ] Подготовлены платежные поручения в банк с учетом 3-дневного правила и банковских суток.
8. [ ] Удержан и перечислен НДФЛ в день выплаты.
9. [ ] Начислены страховые взносы, отражены в отчетности (РСВ).
10. [ ] Табели учета рабочего времени заполнены с кодами «ОТ»/«ОД».

Процедура выплаты отпускных в 2026 году не претерпела кардинальных изменений, однако требует строгого соблюдения сроков (3 календарных дня), корректного расчета среднего заработка по Постановлению № 922 и учета прав льготных категорий работников на выбор времени отдыха. Автоматизация процессов в 1С:ЗУП или иных системах, своевременное составление графика и контроль дат выплаты — залог отсутствия претензий со стороны контролирующих органов и лояльности персонала.

Данная статья носит информационный характер. Для принятия решений в конкретных ситуациях рекомендуется обращаться к актуальному тексту Трудового кодекса РФ, Налогового кодекса РФ, Постановления № 922 и консультироваться с профессиональным юристом или старшим бухгалтером.