Тема расчета отпускных выплат традиционно вызывает много вопросов у бухгалтеров и кадровиков. Ключевой момент, который часто понимается неверно — учитываются ли ранее начисленные отпускные при расчете новых? Короткий ответ: нет, не учитываются. И суммы выплат, и дни предыдущего отпуска исключаются из расчетного периода. В этой статье подробно разберем правовую базу, порядок расчета по новому Постановлению № 540 и типичные ошибки.

Нормативная база: что изменилось с 1 сентября 2025 года

До основным документом было Постановление Правительства РФ от № 922 («Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»). Оно утратило силу.

С действует Постановление Правительства РФ от № 540 («Об исчислении средней заработной платы»). Основные принципы сохранились (ст. 139 ТК РФ), но были уточнены детали, в т.ч. порядок учета премий и исключение периодов.

• Ст. 139 ТК РФ — базовая норма: оплата отпуска производится исходя из среднего заработка.
• Постановление № 540, детальная инструкция по расчету среднего заработка (пп. 2, 3, 5, 14 и др.).

Общий алгоритм расчета отпускных

Расчет производится в три этапа:

1. Определение расчетного периода. Это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (п. 5 Постановления № 540).
2. Расчет среднего дневного заработка. Формула:
   Средний дневной заработок = Сумма начислений за расчетный период (с исключениями) / Число календарных дней в расчетном периоде (с исключениями).
3. Начисление отпускных. Средний дневной заработок × Количество календарных дней отпуска.

Важно: Для неполных месяцев работы используется коэффициент 29,3 (среднее число календарных дней в месяце) с пропорциональным расчетом отработанных дней.

Главный правило: предыдущие отпускные НЕ учитываются

Это прямой следствие п. 5 Постановления № 540 (ранее п. 5 Постановления № 922). При исчислении среднего заработка исключаются из расчетного периода:

• Время нахождения в оплачиваемом ежегодном отпуске (в т.ч. дополнительном);
• Суммы, начисленные за это время (то есть сами выплаты отпускных).

Логика законодателя: Отпускные — это выплата, рассчитанная на основе среднего заработка. Если включить их в базу для следующего расчета, произойдет «начисление на начисление» (каскадный эффект), что завысит выплаты и противоречит сути среднего заработка как оплаты реально отработанного времени.

Пример ситуации

Расчетный период: с октября 2024 по сентябрь 2025 г.
В январе 2025 г. сотрудник был в отпуске 14 календарных дней. Начислено 70 000 руб. отпускных.

Правильный расчет:

• Из dénоминатора (дней) убираем 14 дней января.
• Из числителя (сумм) убираем 70 000 руб.
• Считаем среднее по оставшимся 11 месяцам + 17 дням января.

Что ВКЛЮЧАЕТСЯ в базу расчета (числитель)

Согласно п. 2 Постановления № 540 и ст. 139 ТК РФ, в средний заработок включаются выплаты по оплате труда:

• Тарифные ставки, оклады (п. «а» п. 2);
• Надбавки, доплаты к тарифным ставкам (п. «б» п. 2) — за квалификацию, сложность, вредность, региональные и т.д.;
• Премии и вознаграждения, системные (регулярные), предусмотренные системой оплаты труда (п. «в» п. 2, п. 14 Постановления № 540);
• Оплату за неполный рабочий день/неделю (п. «г» п. 2);
• Стимулирующие надбавки по постановлениям Правительства РФ (например, для бюджетников, медработников, ученых — п. «д» п. 2).

Особенность учета премий (п. 14 Постановления № 540)

Системные премии (квартальные, годовые, за выполнение плана) включаются пропорционально отработанному времени в расчетном периоде.

• Премия за полностью отработанный месяц — включается полностью.
• Премия за год, делится на 12 и умножается на количество месяцев работы в расчетном периоде.
• Если премия выплачена за период, частично выпадающий за пределы расчетного периода, учитывается только часть, относящаяся к расчетному периоду.

что ИСКЛЮЧАЕТСЯ из базы расчета (п. 3 Постановления № 540)

В средний заработок НЕ включаются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда:

• Отпускные выплаты (основной пункт для нашей темы);
• Пособия по временной нетрудоспособности (больничные);
• Материальную помощь, подарки, выплаты к юбилеям, праздникам (разовые, несистемные);
• Диетические питание, оплата проезда к месту отдыха (санаторно-курортные вाउчера);
• Выходные пособия, компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении;
• Страховые выплаты, дивиденды и т.д.

Разовые премии (не закрепленные в локальном нормативном акте как элемент системы оплаты труда, а выплачиваемые по усмотрению работодателя «за успехи», к Новому году, к юбилею фирмы) — также исключаются (Письмо Минтруда, судебная практика, п. 3 Постановления № 540).

Исключение периодов из знаменателя (п. 5 Постановления № 540)

Не только суммы, но и время исключается. Помимо ежегодного отпуска, из расчетного периода (из числа календарных дней) убираются дни:

• Временной нетрудоспособности (больничный, уход за больным);
• Отпуска за счет работодателя (дополнительные, учебные, неоплачиваемые — по соглашению сторон);
• Простоя не по вине работника;
• Освобождения от работы с полным или частичным сохранением заработка (кровь, выборы, обучение и т.д.);
• Участия в стачках (незаконных — дни не оплачиваются и исключаются).

Для этих периодов в знаменателе считаются дни по формуле: 29,3 / календарных дней в месяце × отработанных дней в месяце.

Расчет при полном попадании отпуска в расчетный период

Если сотрудник уходил в отпуск в расчетном периоде, бухгалтер должен:

1. Определить месяцы, полностью выпадающие в отпуск — они исключаются целиком (дни и суммы).
2. Определить месяцы, частично перекрывающиеся с отпуском — считать отработанные дни по формуле 29,3 и исключить суммы отпускных за эти дни.
3. Сложить «чистые» начисления за отработанное время + пропорциональные премии.
4. Разделить на сумму «чистых» дней (с учетом 29,3 за неполные месяцы).

Типичные ошибки работодателей

Особенности расчета при совместительстве

Согласно разъяснениям Минтруда (в т.ч. на портале Онлайн-инспекция.РФ, июль 2025), при расчете отпускных по основному месту работы период работы по совместительству не учитывается (если только совместительство внутреннее и отпуска предоставляются одновременно по заявлению работника — тогда суммы по обоим местам складываются, но периоды все равно не дублируются). Для внешнего совместителя расчеты ведутся полностью раздельно.

Резюме: чек-лист для бухгалтера

1. Определить расчетный период (12 мес. до месяца отпуска).
2. Выделить все периоды исключений (отпуска, больничные, простой и т.д.) по приказам.
3. Сформировать реестр начислений за период: убрать строки «Отпускные», «Больничные», «Материальная помощь», «Разовые премии».
4. Рассчитать сумму системных премий пропорционально отработанным дням.
5. Посчитать знаменатель: сумма календарных дней полных месяцев + сумма дней неполных месяцев (по формуле 29,3).
6. Получить средний дневной заработок.
7. Умножить на календарные дни предстоящего отпуска.

Правило простое и незыблемое: отпускные не порождают новые отпускные. Исключение сумм и дней предыдущих отпусков из расчетного периода — это гарантия корректности расчета среднего заработка, закрепленная в ст. 139 ТК РФ и детализированная в Постановлении № 540. Нарушение этого правила ведет к финансовым ошибкам и нарушению трудовых прав сотрудников (как в сторону занижения, так и завыжения). С года обязательно используйте новый Постановление № 540 при оформлении расчетных листов и приказах.

Статья подготовлена на основе Трудового кодекса РФ, Постановления Правительства РФ от № 540, разъяснений Минтруда и Роструда. Информация актуальна на октябрь 2026 года.