Оформление расчетов при увольнении — одна из самых ответственных операций в кадровом и бухгалтерском учете. Ошибки в расчете компенсаций, нарушение сроков выплаты или неверное налогообложение приводят к штрафам, проверкам и трудовым спорам. В данной статье подробно разберем алгоритм действий в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) (редакции 3.1 и 8.3), актуальный на .

Нормативная база и ключевые сроки

Перед началом работы в программе необходимо помнить основные требования ТК РФ (ст. 140, 127, 178, 348.8):

• Срок выплаты: в день увольнения (при личномявке) или не позднее следующего дня после получения заявления (при увольнении по соглашению сторон, по собственному желанию и др.).
• Состав выплаты: заработная плаза за отработанное время, компенсация за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск, выходное пособие (при сокращении/ликвидации), доп. выплаты по ТК/коллективному договору/трудовому договору.
• Налогообложение: НДФЛ удерживается со всех видов дохода (кроме компенсаций за неисп. отпуск и выходного пособия в пределах 3-кратного оклада/среднего заработка — ст. 217 НК РФ). Страховые взносы начисляются на все выплаты, кроме компенсации за неисп. отпуск (п. 1 ст. 422 НК РФ — взносы не начисляются).

Подготовительный этап: проверка данных

Перед созданием документов убедитесь в актуальности:

1. График работы сотрудника (раздел Кадры — Сотрудники — Графики работы);
2. Наличие неиспользованных дней отпуска (раздел Кадры — Отпуска — Остатки отпусков). Проверьте, нет ли «висячих» неутвержденных отпусков.
3. Средний заработок — программа считает автоматически за 12 календарных месяцев, но проверьте период расчета (нет ли периодов исключения: больничные, отпуска за счет работодателя и т.д.).
4. Корректность начислений за текущий месяц (оклад, премии, надбавки), которые должны войти в расчет при увольнении.

Основной документ: «Расчет при увольнении»

Это центральный документ, формирующий все начисления и удержания.

Создание документа

Путь: Зарплата — Расчеты при увольнении — Расчеты при увольнении, Создать.

Заполнение шапки

• Организация: выберите нужную юрлицо.
• Сотрудник: выберите из списка. Автоматически подтянется подразделение и должность.
• Основание: выберите вид увольнения (пункт, часть, статья ТК РФ). Важно: от выбора основания зависит набор доступных выплат (например, выходное пособие появится только при сокращении/ликвидации).
• Приказ: укажите номер и дату приказа об увольнении.

Вкладка «Начисления» — автоматический расчет

Нажмите кнопку «Заполнить» (или «Рассчитать»). Программа автоматически создаст строки:

> Важный нюанс по компенсации за отпуск: В 1С:ЗУП 3.1 есть настройка «Учитывать в среднем заработке только начисления, подлежащие страхованию» (в настройках расчета среднего). Убедитесь, что она соответствует вашей учетной политике (обычно, включено).

Вкладка «Удержания»

Проверьте автоматические удержания:

• НДФЛ: рассчитывается по накопленной базе с начала года. Проверьте, применены ли стандартные вычеты (если сотрудник предоставил справку в текущем году).
• Алименты / Исковое взыскание: удерживаются с всех видов дохода, включая компенсацию за отпуск и выходное пособие (ст. 101 ФЗ-229, Постановление Пленума ВС РФ № 56).
• Задолженность перед работодателем: занесение, неоплаченные авансы, перерасход по командировке. Удерживается в пределах 20% от суммы к выплате (ч. 3 ст. 137 ТК РФ), за исключением случаев, когда удержание производится в порядке ст. 138 ТК РФ (тогда до 50-70%).

Вкладка «НДФЛ» (Анализ налога)

Откройте эту вкладку перед проведением. Убедитесь, что:

• База по НДФЛ рассчитана верно (исключены компенсация за отпуск и необлагаемая часть выходного пособия).
• Сумма удержанного налога соответствует расчетной.
• Ставка 13% / 15% / 30% (нерезидент) выбрана верно.

Проведение и контроль

Нажмите «Провести и закрыть». После проведения обязательно откройте Движения документа по регистрам (кнопка «Движения» вверху формы):

• Расчеты с персоналом — есть ли дебиторская задолженность перед сотрудником?
• НДФЛ — сформировалась ли налоговая база и удержание?
• Страховые взносы — база по взносам не должна включать компенсацию за неиспользованный отпуск.

Документ «Выплата при увольнении» (Кассовый/Банковский ордер)

Документ «Расчет при увольнении» только начисляет сумму. Для фактической выдачи денег нужен документ выплаты.

Через кассу (РКО)

Путь: Зарплата — Выплаты персоналу — Выплаты при увольнении — Создать (или на основании документа «Расчет при увольнении» кнопка «Выплатить»).

• Вид выплаты: «Через кассу».
• Касса / Кассир: заполняются автоматически по настройкам.
• Сумма: должна совпадать с «К получению» в документе «Расчет при увольнении».
• Проведите документ. Напечатайте Расчетный листок (Т-61) и Приходный/Расходный кассовый ордер (КО-1/КО-2).

На банковскую карту (Платежное поручение)

Аналогично создайте «Выплату при увольнении», выбрав Вид выплаты: «На банковский счет».

• Заполните реквизиты банка получателя (БИК, корсчет, номер счета сотрудника). Обычно они подтягиваются из карточки сотрудника (вкладка «Банковские реквизиты»).
• После проведения на основании этого документа создайте Платежное поручение (раздел Банк и касса — Платежные поручения).
• Код назначения платежа: «Зарплата» (или «Выплата при увольнении»).
• Срок зачисления: банк обязан зачислить в день получения поручения (если подано до отсечки) или на следующий рабочий день. Учтите это, чтобы не нарушить ст. 140 ТК РФ.

Специфические ситуации

Увольнение в день отпуска или больничного

Если дата увольнения попадает на период временной нетрудоспособности или отпуска (по соглашению сторон):

• В документе «Расчет при увольнении» на вкладке «Основное» установите флаг «Увольнение в день отпуска/больничного» (если есть такая настройка в версии) или вручную скорректируйте отработанное время.
• Больничный лист оплачивается в общем порядке (документ «Лист нетрудоспособности» должен быть проведен до расчета при увольнении).

Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)

• Обязательно заполните дату и номер соглашения в основании.
• Выходное пособие (если предусмотрено соглашением) вводится вручную видом начисления «Выходное пособие при увольнении по соглашению сторон». Налогообложение: НДФЛ — сверх 3-х среднемесячных заработков, Взносы — полностью.

Материальная помощь при увольнении

Часто выплачивается по коллективному договору. Оформляется строкой начисления «Материальная помощь» (вид дохода 2760 или иной).

• НДФЛ: до 4000 руб. в год на все виды материальной помощи — без НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ). Сверх — с НДФЛ.
• Взносы: полностью подлежат страхованию (в пределах базы МРОТ/макс. база).

Отчетность и закрытие периода

После проведения всех документов по уволенным сотрудникам за месяц:

1. Сформируйте Реестр выплаты зарплаты при увольнении (для банка/кассы).
2. Проверьте отчет «Расчеты с персоналом» (раздел Зарплата, Отчеты) — сальдо по уволенному должно быть 0.
3. Сформируйте 6-НДФЛ — уволенный сотрудник попадает в раздел 2 за квартал увольнения. Проверьте дату получения дохода (дата выплаты) и код вида дохода.
4. В ЕФС-1 (СЗВ-ТД) — уведомление о трудовой деятельности: дата окончания работы, основание, вид договора. Сдается в СФР не позднее следующего рабочего дня после увольнения.
5. В СЗВ-СТАЖ — если сотрудник уволен и это конец страхового года или он уходит в пенсию/СЗВ-ИСХ.

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: Компенсация за отпуск попала в базу страховых взносов.
  Решение: Проверьте настройку вида начисления «Компенсация за неиспользованный отпуск» (раздел Зарплата — Настройки — Виды начислений). Флаг «Подлежит страхованию» должен быть снят. В регистре «База страховых взносов» по этому сотруднику сумма компенсации отсутствовать.
• Ошибка: НДФЛ не удержан с выходного пособия сверх лимита.
  Решение: Проверьте настройку вида начисления «Выходное пособие». Должен стоять флаг «Облагается НДФЛ» и корректно настроен алгоритм расчета лимита (3 среднемесячных заработка).
• Ошибка: Выплата произведена с задержкой (например, ПП отправлено в банк в день увольнения после отсечки).
  Решение: Планируйте создание платежного поручения заранее; Используйте функцию «Создать на основании» сразу после проведения «Расчета при увольнении».
• Ошибка: Не сдано СЗВ-ТД в срок.
  Решение: Настройте автоматическое формирование СЗВ-ТД при проведении документа «Расчет при увольнении» (в настройках обмена с СФР).

Чек-лист перед закрытием месяца

1. [ ] Все приказа об увольнении введены в программу (документ «Приказ о кадровых изменениях» или «Увольнение»).
2. [ ] По каждому уволенному проведен «Расчет при увольнении».
3. [ ] Проверены движения по регистрам: НДФЛ удержан, Взносы начислены (кроме компенсации отпуска).
4. [ ] Проведены «Выплаты при увольнении» (РКО или ПП).
5. [ ] Деньги получены сотрудником (касса) / зачислены на карту (банк) в срок ст. 140 ТК РФ.
6. [ ] Выдан расчетный листок (Т-61) под роспись или отправлен по почте/ЭДО.
7. [ ] Трудовая книжка (СТД-Р) выдана/отправлена в СФР (для электронных).
8. [ ] СЗВ-ТД сдано в СФР.
9. [ ] Данные для 6-НДФЛ и РСВ корректны.

Грамотное оформление расчетов при увольнении в 1С:ЗУП — это не только нажатие кнопок, но и понимание логики заполнения регистров накопления («Расчеты с персоналом», «НДФЛ», «Страховые взносы»). Регулярная проверка движений документов и использование стандартных отчетов («Расчеты с персоналом», «Начисления и удержания») позволяют минимизировать риски ошибок и штрафов. Следите за обновлениями релизов 1С, так как изменения в НК РФ и ТК РФ (например, лимиты НДФЛ, порядок СЗВ-ТД) регулярно отражаются в типовых конфигурациях.