Оформление пособий по временной нетрудоспособности (больничный), беременности и родам, а также уходу за ребенком требует точного расчета среднего дневного заработка. С 2023 года процедура подтверждения доходов претерпела кардинальные изменения: бумажная справка в форме 182н ушла в прошлое, сменившись электронным обменом данными через Систему персонифицированного учета (СПУ) Пенсионного фонда России (СФР). В этой статье подробно разберем, как сейчас формируется «заявление среднего заработка», какие документы нужны работнику и работодателю, и как избежать ошибок при расчете в 2026 году.

Нормативная база и ключевые изменения с 2023 года

Основным документом, регулирующим порядок расчета пособий, является Федеральный закон от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Ключевое изменение: Приказ Минтруда России от № 736н (в ред; от 2023–2024 гг.) отменил обязательность выдачи справки по форме 182н при увольнении или по требованию работника. Теперь работодатель обязан передать сведения о заработке страхователя в СФР в электронном виде через систему электронного документооборота (ЭДО).

• До 2023 г.: Работник получал на руках справку 182н и нес её новому работодателю или в Центр занятости.
• С 2023 г.: Данные автоматически попадают в личный кабинет страхователя на портале Госуслуг и в базу СФР. Новый работодатель запрашивает их программно при оформлении больничного.

Что такое «Заявление среднего заработка» в современном контексте?

В терминологии программ бухгалтерии (1С:ЗУП, «Главбух», «Контур.Эльба» и др.) и регламента СФР, «Заявление среднего заработка» — это не бумажное заявление от руки, а электронный документ (набор данных), который формирует работодатель для:

1. Передачи в СФР сведений о выплаченных доходах за расчетный период (заполнение Единой ведомости сведений, ЕВС / RSV).
2. Ввода корректирующих сведений, если автоматика не подхватила данные (например, работа у нестрахователя, ИП без сотрудников, гражданско-правовые договоры, периоды до 2023 года).
3. Расчета пособия «вручную» в программе бухгалтерии, если сотрудник принес данные о доходах у предшественников за расчетный период (2 календарных года перед годом страхового случая).

Расчетный период и источники данных (актуально на 2026 год)

Для исчисления пособий в 2026 году расчетным периодом являются 2024 и 2025 годы (два календарных года, предшествующих году назначения пособия).

Источники данных для расчета:

• Данные СФР (основной источник): Сведения о застрахованных лицах, переданные работодателями через RSV/ЕВС. Новый работодатель получает их автоматически через сервис «Электронный больничный» (ЭЛН) или личный кабинет на портале СФР.
• Справки от предыдущих работодателей (исключительные случаи): Если за 2024–2025 гг. сотрудник работал у работодателя, который не передал данные в СФР (ликвидированная организация, ошибки в СНИЛС/ФИО, работа по ГПХ с уплатой взносов, работа за границей по соглашениям). В этом случае работник предоставляет справку в свободной форме или по старому образцу 182н (если архив хранится), заверенную печатью/подписью.
• Заявление работника об исключении периодов: Работник имеет право написать заявление о замене расчетных лет на более выгодные (если в 2024/2025 гг. были периоды ухода за ребенком до 1,5 лет, нетрудоспособность и т.д.).

Процедура формирования данных в программе бухгалтера (на примере 1С:ЗУП 3.1 / 8.3)

Бухгалтер нового работодателя выполняет следующие шаги при оформлении ЭЛН:

1. Открытие документа «Лист нетрудоспособности» (ЭЛН).
2. Переход к расчету среднего заработка: Обычно это кнопка «Средний заработок» или «Ввод данных для расчета».
3. Автоматическое заполнение: Программа отправляет запрос в СФР по СНИЛС сотрудника. Если данные найдены — они подтягиваются автоматически (столбцы: год, сумма начислений, дни календарные/исключенные).
4. Ручной ввод (Кнопка «Добавить справку с пред. места работы» / «Добавить»): Если автоматика не сработала или сотрудник предоставил справку о доходах, которых нет в базе СФР.
   • Указывается год (2024, 2025).
   • Сумма начислений, подлежащих учету (в пределах максимальной базы по годам: 2 225 000 руб. за 2024 г., 2 475 000 руб. за 2025 г.).
   • Количество календарных дней в периоде (обычно 365/366).
   • Дни исключенные периоды (больничные, декреты, заботу за ребенком — если работник написал заявление об исключении).
5. Проверка расхождений: Программа сигнализирует, если сумма заработка превышает максимальную базу или если дней в периоде больше календарных.
6. Расчет и формирование ЭЛН: После заполнения нажимается «Рассчитать», и средний дневной заработок переносится в больничный для начисления пособия.

Особенности заполнения сведений о заработке (ЭВС/RSV) работодателем

Чтобы в 2026 году у сотрудников не возникло проблем с пособиями, работодатель должен корректно сдавать отчетность за 2024–2025 гг.:

• Раздел 3 ЕВС (ранее RSV-1): В строках 030, 040 указываются начисленные суммы по каждому работнику за год.
• Раздел 4 ЕВС: Указываются дни календарные и дни исключенные периоды (код 01 — нетрудоспособность, 02 — материнство, 03 — уход за ребенком до 1,5 лет и др.). Именно эти дни используются СФР для расчета среднего дневного заработка.
• Сроки сдачи: ЕВС сдается ежеквартально (до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом). Годовая итоговая сдача критична для формирования базы пособий следующего года.

Ситуации, требующие ручного вмешательства (когда нужна «Справка/Заявление»)

Максимальные базы для расчета пособий в 2026 году (за период 2024–2025 гг.)

При ручном вводе «заявления о заработке» бухгалтер обязан проверить, не превышают ли суммы максимальные основы начисления страховых взносов за соответствующие годы:

• За 2024 год: 2 225 000 руб; (в сумме за год).
• За 2025 год: 2 475 000 руб. (в сумме за год).

Примечание: Если сумма в справке больше — в расчете учитывается только максимальная база.

Ответственность сторон

• Работодатель (предшественник): Штрафы за несдачу или ошибки в ЕВС (ст. 126 НК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ). Ошибки в днях исключенных периодов приводят к занижению пособия.
• Работодатель (новый): Обязан рассчитать пособие на основании достоверных данных. Если СФР вернет ЭЛН с ошибкой «Недостоверные сведения о заработке», нужно уточнить данные и переслать.
• Работник: Обязан предоставить достоверные сведения о предыдущем заработке (если они не в СФР) и написать заявление об исключении периодов, если хочет заменить расчетные годы.

Частые ошибки и как их избежать

1. Игнорирование заявления об исключении периодов. Если работник уходил в декрет в 2024 г., а бухгалтер не ввел дни исключения — средний заработок будет занижен. Решение: Всегда спрашивайте сотрудника при приеме на работу: «Были ли периоды ухода за ребенком/больничные за 2024–2025 гг. и хотите ли вы их исключить?».
2. Двойной учет доходов. Сотрудник работал одновременно в двух компаниях. В СФР придут суммы от обоих. Бухгалтер должен убедиться, что в ЭЛН подтянулись данные от обоих работодателей (суммируются).
3. Ввод дней исключенных периодов без календарных дней. В строке периода должны быть заполнены: «Дней календарных» (365/366) И «Дней исключенных». Нельзя оставить 0 календарных дней.
4. Использование устаревшей формы 182н как обязательной. Не требуйте от работника именно форму 182н. Принимайте любую справку с данными: ФИО, СНИЛС, период работы, суммы начислений по годам, дни исключенных периодов, подпись/печать/ЭЦП руководителя и бухгалтера.

Резюме: алгоритм действий в 2026 году

1. При приеме на работу: Попросите сотрудника проверить личный кабинет на Госуслугах/СФР — есть ли данные за 2024–2025 гг.
2. При открытии ЭЛН: Нажмите «Получить данные из СФР» (автозапрос).
3. Если данных нет или они неполные: Попросите справку у предшественника (любая форма с реквизитами).
4. Если были декреты/больничные в расчетном периоде: Возьмите у работника Заявление об исключении периодов.
5. В программе: В форме «Средний заработок» вручную добавьте строки за 2024 и 2025 гг. (или более ранние при исключении) с указанием сумм и дней.
6. Проверьте: Суммы ≤ макс. баз, дни ≤ календарных, СНИЛС верный.
7. Рассчитайте и отправьте ЭЛН в СФР.

Важно: Статья основана на законодательстве РФ, актуальном на . Нормативные акты могут меняться. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обращаться к актуальным разъяснениям СФР, КонсультантПлюс/Гарант или специалисту по трудовому праву.