Расчетный листок, это основной документ, подтверждающий начисления, удержания и итоговую сумму к выплате работнику. Согласно ст. 136 ТК РФ, работодатель обязан ежемесячно информировать сотрудника о составе его заработной платы. В 2026 году актуальны как бумажный, так и электронный форматы выдачи. Ниже — подробный разбор правил, образцы заявлений и пошаговая инструкция для работников и кадровых служб.

Нормативная база: права и обязанности сторон

Ключевые документы, регулирующие процесс:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 136): устанавливает обязанность работодателя выдавать расчетный листок (извещение) не реже одного раза в месяц при выплате заработной платы.
• Постановление Госстата от № 7 (ф. Т-51): утвержден единый бланк расчетного листка (для бумажного документооборота).
• ФЗ-152 «О персональных данных»: регулирует передачу расчетных листков по электронной почте (требуется согласие на обработку ПДн).
• ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (ч. 5 ст. 6) и ст. 312.1 ТК РФ: регламентируют электронный кадровый документооборот (ЭКДО) и правила взаимодействия с удаленными работниками.
• Письмо Минтруда РФ от № 14-1/В-225: подтверждает возможность направления расчетных листков на e-mail при наличии внутреннего локального нормативного акта (ЛНА) и заявления работника.

Когда нужно писать заявление?

Заявление на выдачу расчетного листка пишется в следующих ситуациях:

1. Переход на электронный формат: сотрудник хочет получать листок на электронную почту или в личном кабинете (ЭДО/СБИС/Диадок/1С).
2. Получение дубликата: оригинал утерян, испорчен или не был получен вовремя (например, сотрудник был в отпуске/на больничном).
3. Увольнение: выдача расчетного листка за последний расчетный период (часто выдается вместе с трудовой книжкой и полным расчетом).
4. Смена реквизитов доставки: смена e-mail адреса для получения электронных версий.
5. Требование бумажного варианта: если компания перешла на «цифру», а сотрудник настаивает на бумаге (право работника, ст. 136 ТК РФ).

Важно: Если работник не получал зарплату за период (например, неоплачиваемый отпуск, прогулы без оплаты), расчетный листок за этот период выдавать не обязательно (разъяснения Минтруда).

Бумажный vs Электронный формат: что выбрать?

Критерий	Бумажный (ф. Т-51)	Электронный (PDF/XML + ЭП/ЭЦП)
Юридическая сила	Полная (оригинал с подписью бухгалтера/начальника и печатью при наличии)	Полная — только при полном переходе на ЭКДО и подписании квалифицированной ЭЦП. Иначе, «для ознакомления», бумажный оригинал обязателен.
Сроки выдачи	В день выплаты зарплаты (на руки или через уполномоченное лицо)	Не позднее дня выплаты (направление в ЛК/на e-mail)
Согласие работника	Не требуется (базовый формат)	Обязательно: заявление + согласие на обработку ПДн (отдельным документом с )
Мессенджеры (WhatsApp/Telegram)	—	Не рекомендуется Рострудом: нет гарантии доставки, идентификации и сохранности ПДн. Допустимо только как доп. канал уведомления.
Хранение	У работника (работодатель хранит копию/журнал выдачи)	В информационной системе работодателя (не менее 50/75 лет)

Структура правильного заявления

Единого утвержденного бланка заявления не существует. Документ составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты (по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ст. 312.1 ТК РФ для ЭКДО):

1. Шапка: Кому (ФИО генерального директора / ИП, название организации), От кого (ФИО работника, должность, табельный номер/подразделение).
2. Название документа: «ЗАЯВЛЕНИЕ» (по центру).
3. Текст просьбы: Четкая формулировка: «Прошу выдавать мне ежемесячный расчетный листок…» с указанием формата и способа доставки.
4. Правовое обоснование (опционально, но желательно): Ссылка на ст. 136 ТК РФ, ст. 312.1 ТК РФ, ФЗ-152, внутренний ЛНА (Положение об оплате труда, ПВТР).
5. Реквизиты для доставки: Адрес электронной почты (для e-mail), номер телефона/ID в СЭД (для ЭКДО).
6. Согласие на обработку ПДн: Фраза: «Даю согласие на обработку моих персональных данных в целях доставки расчетных листков…» (или ссылка на отдельное приложенное согласие).
7. Дата и подпись: Дата составления, расшифровка подписи.

Образцы заявлений (Готовые шаблоны)

Образец №1: На выдачу расчетного листка в электронном виде на e-mail (классический вариант)

Подходит, если в компании нет полноценного ЭКДО, а бухгалтерия отправляет PDF-файлы на почту.

ГЕНЕРАЛЬНОМУ ДИРЕКТОРУ
ООО «РОМАШКА»
ИВАНОВУ И.И.
ОТ МЕНЕДЖЕРА ПРОДАЖ
ОТДЕЛА ПРОДАЖ
ПЕТРОВА П.П.
(таб. № 123)
ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу с __.__;202__ года выдавать мне ежемесячный расчетный листок (извещение о заработной плате) в электронном виде путем направления на мой адрес электронной почты:

petrov.pp@example.com

Данное заявление пишу на основании ч. 1 ст. 136 ТК РФ, ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ и Порядка выдачи расчетных листков в электронном виде, утвержденного приказом организации № 45-ОД от .

Даю согласие на обработку моих персональных данных (адрес электронной почты) в целях доставки расчетных листков в соответствии с ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных».

Согласен, что расчетный листок, направленный на указанный адрес электронной почты, считается полученным мной в день отправки работодателем.

«___» _____________ 202__ г. _______________ /Петров П.П./

Образец №2: На получение расчетного листка через систему электронного документооборота (ЭКДО / СБИС / Диадок / 1С-КАБИНЕТ)

Используется при полном переходе организации на ЭКДО. Подписывается квалифицированной ЭЦП работника.

ДИРЕКТОРУ
АО «ВЕКТОР»
СИДОРОВУ С.С.
ОТ ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА
СМИРНОВОЙ А.В.
(таб. № 001)

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу обеспечить мне доступ к ежемесячным расчетным листам (извещениям о заработной плате) через личный кабинет сотрудника в информационной системе электронного документооборота организации (СБИС / Диадок / 1С-КАБИНЕТ) с использованием моей усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Основание: ст. 312.1 ТК РФ, Положение об электронном кадровом документооборотеАО «ВЕКТОР» (утв. приказом № 101 от ), ч. 1 ст. 136 ТК РФ.

Подтверждаю, что имею действующий сертификат КЭП, выданный аккредитованным УЦ, и ключи ЭП находятся на защищенном носителе. Обязуюсь не передавать доступ к ЛК и КЭП третьим лицам.

Даю согласие на обработку персональных данных в рамках ЭКДО (отдельное согласие приложено).

«___» _____________ 202__ г. _______________ /Смирнова А.В./
(Подписано КЭП)

Образец №3: На выдачу дубликата расчетного листка (бумажного) взамен утерянного

НАЧАЛЬНИКУ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
ИП СОКОЛОВУ А.В.
ОТ ВОДИТЕЛЯ
КУЗНЕЦОВА Д.Д.
(таб. № 55)

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне дубликат расчетного листка за март 2026 года (период с по ) в бумажном виде на руки.
Первоначальный расчетный листок утерян мною в связи с переездом.

На основании ст. 136 ТК РФ и внутреннего распорядка организации прошу предоставить дубликат в срок не позднее 3 рабочих дней с момента регистрации настоящего заявления.

«___» _____________ 202__ г. _______________ /Кузнецов Д.Д./

Образец №4: На выдачу расчетного листка при увольнении (если не выдан в срок)

ГЕНЕРАЛЬНОМУ ДИРЕКТОРУ
ООО «СПЕЦСТРОЙ»
ПЕТРОВУ П.П.
ОТ БЫВШЕГО СОТРУДНИКА
СИДОРОВА А.А.
(увольнен приказом № 88 от )

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне расчетный листок за апрель 2026 года (последний расчетный период до увольнения) в бумажном виде.

При увольнении расчетный листок мне не был вручен. Требую исполнения обязанности работодателя по информированию о заработной плате (ч. 1 ст. 136 ТК РФ).

Готов получить документ лично в кадровике или по почте (адрес: г. Москва, ул. ###, д. 1, кв. 5) заказным письмом с уведомлением о вручении.

Приложение: копия паспорта, копия приказа об увольнении.

«___» _____________ 202__ г. _______________ /Сидоров А.А./
Тел.: +7 (9XX) XXX-XX-XX

Порядок действий работодателя после получения заявления

Получение заявления — это только начало. Кадры/Бухгалтерия должны:

1. Зарегистрировать входящий документ (журнал входящей корреспонденции или СЭД).
2. Проверить наличие согласия на обработку ПДн (если заявление на e-mail). С согласие должно быть отдельным документом, не встроенным в заявление.
3. Издать приказ (распоряжение) о переводе конкретного сотрудника на электронную форму выдачи (если такого общего приказа по организации нет).
4. Внести изменения в трудовой договор (доп. соглашение) или ЛНА (ПВТР, Положение об оплате труда) — закрепить право работника на электронный формат.
5. Настроить рассылку в 1С/СБИС/Диадок/Почте: привязать e-mail/ЛК к табельному номеру.
6. Протестировать отправку тестового листа (с уведомлением о получении/прочтении).
7. Вести журнал выдачи ( бумажный или электронный) с отметкой о способе доставки и дате.

Типичные ошибки и риски

• Отправка на личную почту без заявления и согласия на ПДн, нарушение ФЗ-152, штрафы до 18 млн руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).
• Отправка через мессенджеры (WhatsApp/Telegram/Viber) — Роструд считает это ненадежным способом (нет подтверждения доставки конкретному лицу, риск утечки ПДн).
• Отказ в выдаче бумажного листа при отсутствии ЭКДО — если компания не перешла на ЭКДО по всем правилам, электронный листок — только дополнение к бумажному. Отказ в бумаге = нарушение ст. 136 ТК РФ (штрафы 10–50 тыс. руб. на должностных лиц).
• Отсутствие подписи на бумажном листе, расчетный листок ф. Т-51 должен быть подписан руководителем и главбухом (или уполномоченными лицами).
• Просрочка выдачи — листок должен быть на руках у работника не позднее дня выплаты зарплаты (аванса или итоговой).

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли не писать заявление, если я удаленник?

Если организация перешла на ЭКДО в полном объеме (все сотрудники на ЭКДО), заявление от удаленника не требуется — взаимодействие строится по правилам ЭКДО (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ). Если ЭКДО нет или оно частичное — заявление нужно.

Могу ли я требовать бумажный листок, если компания вся на «цифре»?

Да. Ст. 136 ТК РФ гарантирует право работника получать извещение в письменной форме. Работодатель не может лишить этого права односторонне. Напишите заявление на выдачу в бумажном виде.

Нужно ли заверять подпись на заявлении печатью?

Для заявления от работника — нет, печать ставит только ИП/организация на исходящих документах. Работник ставит только личную подпись с расшифровкой.

Срок действия заявления на электронный листок?

Бессрочно, до отзыва. Работник в любой момент может написать заявление на возврат к бумажному формату (работодатель обязан выполнить в разумный срок, обычно к следующему расчетному периоду).

Что делать, если работодатель игнорирует заявление?

Написать повторное заявление с уведомлением о вручении (почта) или через СЭД.
Обратиться в ГИТ (Госинспекцию труда) — жалобу можно подать онлайн на Госуслугах или сайте ГИТ.
Обратиться в суд о принуждении к выдаче и компенсации морального вреда.

Чек-лист: что проверить перед сдачей заявления бухгалтерии

• [ ] Правильно указано ФИО руководителя и название организации в дательном падеже (Кому).
• [ ] Указаны мои полные ФИО, должность, табельный номер (От кого).
• [ ] Четко сформулирована просьба: «на e-mail», «в ЛК СЭД», «дубликат за март», «бумажный при увольнении».
• [ ] Указан актуальный e-mail / подтвержден доступ к ЛК СЭД.
• [ ] Есть ссылка на ст. 136 ТК РФ (и ст. 312.1 ТК РФ для ЭКДО).
• [ ] Подписано отдельное согласие на обработку ПДн (если e-mail/СЭД).
• [ ] Поставлена дата и личная подпись с расшифровкой.
• [ ] Получен отметку о принятии (подпись секретаря/кадровика на моей копии или уведомление в СЭД).

Грамотно составленное заявление на выдачу расчетного листка — это гарантия своевременного получения информации о своей зарплате и защита прав в случае споров. В 2026 году ключевым моментом является четкое разделение: бумажный формат — по умолчанию (право работника), электронный, только по заявлению + согласие на ПДн + ЛНА работодателя. Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируя их под ситуацию в вашей организации, и всегда сохраняйте копию заявления с отметкой о принятии.

---

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормативная база может меняться. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву.