Применение упрощенной системы налогообложения (УСН) с объектом «Доходы минус расходы» позволяет предпринимателям и компаниям существенно снизить налоговую нагрузку, учитывая экономически обоснованные и документарно подтвержденные затраты. Однако законодатель устанавливает строгие правила: не любая оплата денег считается расходом по УСН.

В статье подробно разбираем, какие затраты можно списать, как изменились правила с 1 января 2026 года (ФЗ от № 362-ФЗ), и на какие нюансы обратить внимание, чтобы не получить отказ при проверке.

Фундаментальные принципы признания расходов (ст. 346.16, 252 НК РФ)

До 2026 года перечень расходов в п. 1 ст. 346.16 НК РФ был закрытым (исключительным). Если затрата не была в списке — в расходы её не взять.

С 1 января 2026 года вступает в силу ключевое изменение: перечень становится открытым. Согласно новому редакции п. 1 ст. 346.16 НК РФ, налогоплательщики вправе учитывать иные расходы, определяемые по правилам главы 25 НК РФ (ст. 252 НК РФ), если соблюдены требования к их признанию и документальному подтверждению.

Независимо от года, каждый расход должен соответствовать трем критериям ст. 252 НК РФ:

• Экономическая обоснованность: затрата направлена на получение дохода или сохранение источника дохода.
• Документальное подтверждение: есть первичные документы (договоры, счета, акты, накладные, чеки ККТ, платежки).
• Кассовый метод: расход признается в налоговом периоде, в котором он оплачен (деньги списаны со счета/кассы). Начисление (аванс, получение УПД без оплаты) — не дает права на расход.

Основные категории расходов (Классический список п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Даже с открытым списком 2026 года, «базовые» подпункты п. 1 ст. 346.16 НК РФ сохраняют силу и являются безопасной гаванью для учета. Ниже — разбор самых частых категорий.

Закупка товаров для перепродажи (п. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Это специфическая категория с особым правилом признания («два условия»):

1. Товар оплачен поставщику (кассовый метод).
2. Товар реализован (продан) конечному покупателю (перешло право собственности).

Важно: Расходом стоимость товаров становится не в момент оплаты поставщику, а в момент продажи покупателю. До продажи стоимость лежит на балансе (в учете) как нереализованный товар.

К стоимости товаров добавляются прямые затраты (п. 23, ч. 1 ст. 346.16 НК РФ):

• Транспортировка (доставка до склада/места продажи).
• Страхование груза в пути.
• Таможенные пошлины, сборы при импорте.
• Расходы по хранению и обслуживанию товаров (если они не включены в цену закупки).

Минус: От стоимости товаров нужно вычесть расходы, указанные в п. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (стоимость возвращенных поставщику товаров, скидки/бонусы от поставщика и т.д.).

Основные средства и капитальные вложения (п. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Расходы на приобретение, сооружение, изготовление ОС, достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение принимаются в расходы не сразу при оплате, а с момента ввода в эксплуатацию (п. 3 ст. 346.16 НК РФ).

• Способ списания: линейный метод в течение срока полезного использования (как при налоге на прибыль, ч. 25 НК РФ).
• Амортизация как отдельный расход по УСН не начисляется — списывается первоначальная стоимость частями.
• ОС стоимостью до 100 000 руб. (если не признаны ОС в бухучете) можно списать сразу при вводе в эксплуатацию (п. 4 ст. 346.16 НК РФ).

Арендные платежи (п. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Принимаються в расходы в порядке кассового метода (при оплате). Включают:

• Аренду недвижимости (офисы, склады, торговые площади).
• Аренду оборудования, транспорта.
• Лизинговые платежи (имущественная часть) — по правилам п. 4.1 ст. 346.16 НК РФ (распределяются на срок лизинга).

Расходы на оплату труда и страховые взносы (п. 5, 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

• Заработная плата (согласно трудовому договору/штатному расписанию);
• Страховые взносы за сотрудников (пенсионные, медицинские, социальные, НСЗЛ) — в момент уплаты в бюджет.
• Выплаты по гражданско-правовым договорам (ГПХ) — если они направлены на получение дохода и оформлены верно (договор, акт, налог 13%/30% удержан/уплачен).

Расходы на ДМС и страхование жизни сотрудников (п. 6.1, 6.2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Можно учитывать, но с строгими лимитами и условиями:

• Договор на год и более.
• У страховщика есть лицензия.
• Лимит: не более 6% от фонда оплаты труда (ФОТ) за календарный год (суммарно по ДМС и страхованию жизни/несчастных случаев).
• При оплате за собственника (ИП) — лимит 6% от предельной базы страховых взносов за год.

Научные исследования, опытно-конструкторские и технологические работы (НИОКР) (п. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Принимаются в расходы в полном объеме в налоговом периоде, в котором они завершены (подписан акт приема-сдачи) и оплачены. Если НИОКР не увенчались успехом — расходы все равно учитываются (в отличие от налога на прибыль, где есть нюансы).

Проценты по кредитам и займам (п. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

• Учитываются в пределах ставки рефинансирования ЦБ РФ × 1 (для рублевых кредитов) или ставки по иностранной валюте (для валютных).
• Излишки сверх нормы — в расходы не берутся.
• Проценты по займам от учредителей/участников (если доля > 50%) — не учитываются.

Обучение и повышение квалификации (п. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Расходы на обучение сотрудников (в т.ч; ИП) принимаються, если обучение связано с деятельностью. Важно: учебное заведение должно иметь лицензию.

Командировочные расходы (п. 14 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

• Суточные: в пределах норм (700 руб./сутки в РФ, 2500 руб./сутки за рубежом для налоговых целей). Излишки — в доход физлица (НДФЛ 13%).
• Проезд, жилье, аренда авто — по чекам/документам (кассовый метод).

Реклама и маркетинг (п. 16 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Расходы на размещение рекламы, изготовление рекламных материалов, участие в выставках. Критически важно: в договоре/акте должна быть четко прописана услуга по распространению рекламы, а не просто «консультации» или «информационные услуги», иначе ФНС может признать это недокументированными расходами.

Коммунальные услуги и связь (п. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Электроэнергия, вода, отопление, интернет, телефонная связь. Принимаются при оплате. Пример из практики: расходы на приобретение и обновление программного обеспечения (в т.ч. «Экстерн», 1С, антивирусы) учитываются по этому подпункту в полной сумме после оплаты.

Банковские комиссии и эквайринг (п. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Обслуживание расчетных счетов, комиссии за эквайринг, зарплатные проекты, выдачу карт — полностью в расходы при оплате.

Налоги, сборы, пошлины (п. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Уплаченные в бюджет налоги (НДС, имущественный налог организаций, транспортный налог, земельный налог, госпошлины за регистрацию прав, арбитражные пошлины). Сам УСН в расходы не берется.

Новинка 2026 года: «Иные расходы» по правилам главы 25 НК РФ

С (ФЗ-362) в п. 1 ст. 346.16 НК РФ добавлена формулировка, позволяющая учитывать расходы, не перечисленные прямо в статье 346.16, но соответствующие критериям ст. 252 НК РФ (Налог на прибыль).

Что это открывает?

• Представительские расходы (в разумных пределах, с подтверждением бизнес-цели).
• Консалтинг, аудит, юридические услуги (если ранее были рискованны по «закрытому списку»).
• Расходы на безопасность, охрану, ЧОП.
• Расходы на сертификацию, лицензирование (если не ОС).
• Штрафы, пени, убытки от списания дебиторской задолженности, НЕТ. Ст. 252 НК РФ (п. 9, 10) прямо запрещает их к учету. Открытый список не отменяет запреты ст. 252 и 270 НК РФ.
• Амортизация нематериальных активов (НМА) — теперь можно списывать стоимость НМА (программы, права, товарные знаки) частями в течение срока действия/ИС, если они не были ОС. Ранее это было проблематично.

Условия применения «открытого списка»:

1. Расход не должен противоречить ст. 252, 270 НК РФ (запрещенные к учету).
2. Обязательно соблюдение кассового метода (оплата).
3. Документальное оформление по правилам бухучета/налогового учета (первичка, учетная политика);

Специфические правила признания (Момент учета)

Документальное подтверждение: правила игры

Порядок подтверждения расходов по УСН унифицирован с налогом на прибыль (п. 2 ст. 346.16 НК РФ, ст. 252 НК РФ).

Обязательные реквизиты первичных документов (ст; 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»):

• Наименование документа.
• Дата составления.
• Наименование организации/ИП;
• Содержание хозяйственной операции (что, сколько, за сколько).
• Физические и натуральные измерения (шт, кг, м, час).
• Должности лиц, совершивших операцию, и их подписи (расшифровка).

Специфика для УСН:

• Договор — обязателен для повторяющихся операций (аренда, поставки, услуги). Для разовых — может заменяться счетом/актами.
• Акт приема-передачи / Товарная накладная (ТОРГ-12/УПД) — подтверждает факт получения услуги/товара.
• Платежное поручение / Чек ККТ / Расходный кассовый ордер (РКО) — подтверждает оплату (главный триггер кассового метода).
• Внутренние документы — приходные накладные, лимитки на топливо, служебные записки на командировки, акты инвентаризации.

Риск: Наличие только счета и акта БЕЗ платежки — расход не принят. Наличие только платежка БЕЗ договора/акта — высокий риск отказа в обоснованности.

Расходы, которые НЕЛЬЗЯ учитывать по УСН (Черный список)

Даже с открытым списком 2026 года остаются запреты ст. 252, 270, 346.16 НК РФ:

• Расходы, не связанные с получением доходов (личные, бытовые).
• Штрафы, пени, неустойки, судебные издержки по спорам с бюджетом (п. 9 ст. 252 НК РФ).
• Налог на упрощенку (УСН) — сам налог не уменьшает базу УСН.
• НДС, выделенный при покупке (если вы не плательщик НДС или не имеете права на вычет), входит в стоимость товара/услуги.
• Дивиденды, выплаты участникам/акционерам.
• Расходы на приобретение прав требования (цессии) — если не выполнены условия п. 11 ст. 346.16 НК РФ.
• Резервы (на отпуска, ремонт, обесценение) — по УСН резервы не создаются.
• Амортизация (как отдельная статья) — стоимость ОС списывается по срокам СИ.

Книга учета доходов и расходов (КУДиР)

Все принятые к учету расходы регистрируются в КУДиР (утв; Приказом Минфина от № 135н).

• Ведется на бумаге или в электронном виде (1С, «Мой бизнес», Экстерн и др.).
• Страницы пронумерованы, перешиты, закреплены печатью/подписью (если бумага) или защищены ЭЦП (если электронная).
• Хранится 5 лет после истечения налогового периода.
• Предъявляется по требованию ФНС (на камеральной/выездной проверке).

Типичные ошибки и рекомендации по снижению рисков

1. Учет авансов в расходы. Перевели аванс поставщику, расхода нет. Ждем отгрузку + оплату (для товаров, еще и продажу).
2. Списание стоимости ОС сразу при оплате. Только при вводе в эксплуатацию и по амортизации.
3. Превышение лимитов ДМС/суточных. Суммы сверх 6% ФОТ или 700/2500 руб., в доходы физлиц (НДФЛ + взносы) и не в расходы УСН.
4. Оплата за услуги «однодневкам» / связанным лицам без бизнес-цели. ФНС проверяет цепочку: Договор -> Акт -> Платеж -> Реальный результат. Нет результата — нет расхода.
5. Игнорирование нового открытого списка (с 2026 г.). Не бойтесь учитывать расходы по ст. 252 НК РФ, но готовьте обоснование: «Зачем это бизнесу?», «Как это помогает получать доход?».
6. Потеря первички. Без документа — нет расхода. Оцифровывайте архив.

С 2026 года УСН «Доходы минус расходы» становится значительно гибче благодаря введению открытого перечня расходов по правилам главы 25 НК РФ. Однако фундамент не меняется: кассовый метод, экономическая обоснованность и безупречная первичная документация.

Алгоритм действий бухгалтера/ИП:

1. Проверить: есть ли расход в «классическом» списке п. 1 ст. 346.16 НК РФ? -> Учитываем по старым правилам.
2. Если нет — подходит ли под ст. 252 НК РФ (обоснован, документен, оплачен, не запрещен)? -> Учитываем как «иные расходы» (с 2026 г.).
3. Определить момент признания (оплата / продажа товара / ввод ОС в экспл.).
4. Собрать пакет документов (Договор + Акт/Накладная + Платежка).
5. Записать в КУДиР в правильный налоговый период (квартал оплаты/продажи);

Грамотное ведение учета расходов — это легальная экономия до 15% (или 20% при превышении лимитов дохода) от оборота. Инвестируйте время в настройку учетной политики и сбор первички — это лучшая защита от налоговых рисков.

Статья подготовлена на основании НК РФ (ст. 346.16, 346.17, 252, 270), ФЗ от № 362-ФЗ (вступ. в силу ), Приказа Минфина № 135н, разъяснений ФНС и судебной практики. Данная информация носит справочный характер. Для принятия решений по конкретным ситуациям рекомендуется консультироваться с профессиональным налоговым консультантом.