Ревизионный акт денежных средств, это документ, который фиксирует результаты проверки наличных денег в кассе организации. Чаще всего такой акт оформляется по унифицированной форме ИНВ-15 («Акт инвентаризации наличных денежных средств»), утверждённой Постановлением Госкомстата РФ № 88 от . С 2013 года применение унифицированных форм не является обязательным, поэтому компания вправе разработать собственный бланк, однако форма ИНВ-15 остаётся наиболее удобной и привычной.

Когда составляеться ревизионный акт

Проверка кассы с оформлением акта проводится в следующих случаях:

• плановая инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
• смена материально ответственного лица (кассира);
• внезапная (внеплановая) ревизия кассы по приказу руководителя;
• выявление фактов хищения, злоупотреблений или порчи имущества;
• реорганизация или ликвидация организации;
• проверки по требованию контролирующих органов или аудиторов.

Кто участвует в ревизии

Проверку проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом руководителя. В её состав включаются не менее трёх человек: представители администрации, бухгалтерии и другие сотрудники. Обязательное условие — присутствие материально ответственного лица (кассира) при пересчёте денежных средств. Без кассира ревизия не проводится.

Порядок проведения ревизии кассы

1. Издаётся приказ о проведении инвентаризации с указанием состава комиссии и сроков.
2. Кассир до начала проверки оформляет все приходные и расходные документы, сдаёт их в бухгалтерию и составляет кассовый отчёт.
3. Кассир даёт расписку о том, что все документы оприходованы или списаны, а неучтённых денег в кассе нет.
4. Комиссия пересчитывает фактическое наличие денег, денежных документов (марок, путёвок, билетов) и бланков строгой отчётности.
5. Фактические данные сверяются с учётными (остатком по кассовой книге).
6. Результаты оформляются актом, выявленные излишки или недостачи фиксируются и объясняются кассиром.

Структура и содержание акта (форма ИНВ-15)

Ревизионный акт должен содержать следующие обязательные реквизиты и разделы:

• Шапка документа: наименование организации, структурное подразделение, номер и дата акта, основание проведения (номер и дата приказа).
• Расписка кассира о сдаче всех документов и отсутствии неучтённых денег.
• Фактическое наличие: сумма наличных денег, денежных документов и ценных бумаг, подтверждённая пересчётом.
• Данные учёта: остаток по кассовой книге на момент проверки.
• Результаты инвентаризации: сумма излишка или недостачи (при их наличии).
• Объяснения материально ответственного лица о причинах расхождений.
• Подписи всех членов комиссии и кассира, а также расписка кассира о согласии с результатами.

Пример формулировок в акте

«Акт составлен комиссией в составе: председатель комиссии — главный бухгалтер Иванова А.П., члены комиссии — экономист Петров С.И., юрист Сидорова О.В., о том, что произведена инвентаризация наличных денежных средств по состоянию на . Фактическое наличие денег в кассе — 45 320 руб. 00 коп. По данным бухгалтерского учёта — 45 320 руб. 00 коп. Результаты инвентаризации: недостача — отсутствует, излишек, отсутствует».

Что делать при выявлении расхождений

Если обнаружена недостача, кассир пишет объяснительную записку. Сумма недостачи относится на виновное лицо и удерживается из заработной платы или взыскивается в установленном порядке. В бухучёте делается проводка: Дт 94 — Кт 50, затем Дт 73, Кт 94.

При выявлении излишка денежные средства оприходуются в кассу и отражаются в составе прочих доходов: Дт 50 — Кт 91-1.

Правила хранения и ответственность

Акт составляется минимум в двух экземплярах, подписывается всеми членами комиссии и хранится в архиве организации не менее пяти лет. Отсутствие актов инвентаризации или нарушение порядка ведения кассовых операций может повлечь административную ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ: штраф для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 рублей, для организаций — от 40 000 до 50 000 рублей.

Ревизионный акт денежных средств — важный инструмент внутреннего контроля, который защищает интересы как организации, так и материально ответственного лица. Грамотно оформленный акт позволяет подтвердить достоверность кассовых операций, избежать споров при смене кассира и обеспечить порядок при проверках. Рекомендуется утвердить форму акта в учётной политике организации и проводить внезапные ревизии кассы регулярно.