Резерв на оплату отпусков, одно из оценочных обязательств, которое организация обязана формировать в бухгалтерском учете. Он позволяет равномерно распределять расходы на отпускные выплаты в течение года и достоверно отражать финансовое положение компании в отчетности. Рассмотрим подробно, кто обязан создавать резерв, как его рассчитать и какими проводками отразить в учете.

Кто обязан формировать резерв

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков обязаны создавать все организации, за исключением тех, которые вправе вести упрощенный бухгалтерский учет (п. 3 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», ч. 4 ст. 6 Закона от № 402-ФЗ).

К упрощенному учету, как правило, относятся:

• субъекты малого предпринимательства;
• некоммерческие организации;
• организации, получившие статус участника проекта «Сколково».

Если организация не входит в этот перечень, отказ от создания резерва является нарушением и может повлечь претензии со стороны проверяющих органов.

Зачем нужен резерв

Начисление резерва на оплату отпусков — процесс трудозатратный, однако необходимый:

• для управленцев — для принятия правильных финансовых решений и планирования денежных потоков;
• для бухгалтеров, для соблюдения требований законодательства и корректного формирования отчетности;
• для пользователей отчетности — обязательства по отпускам отражаются в балансе, что делает отчетность более достоверной.

Методика расчета резерва

Законодательство не устанавливает единый порядок расчета резерва, поэтому организация разрабатывает методику самостоятельно и закрепляет ее в учетной политике. На практике применяются несколько способов:

1. Исходя из оплаты отпусков предыдущего года — самый простой метод.
2. Исходя из среднедневного заработка и количества неиспользованных дней отпуска по каждому работнику — наиболее точный метод.
3. Исходя из фонда оплаты труда и норматива отчислений, промежуточный вариант.

Отчисления в резерв могут производиться ежемесячно, ежеквартально или раз в год — периодичность также фиксируется в учетной политике.

Пример расчета резерва

ООО «Молния» в учетной политике зафиксировало создание резерва раз в год исходя из оплаты отпусков предыдущего года. По данным бухгалтерского учета расходы на отпускные составили 960 000 руб.

Расчет:

• Оплата отпусков: 960 000 руб.
• Страховые взносы: 960 000 × 30,2% = 289 920 руб.

Обратите внимание: резерв формируется с учетом страховых взносов, начисляемых на суммы отпускных, — это обязательное требование.

Бухгалтерские проводки

Резерв на оплату отпусков отражается на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Рекомендуется открыть субсчета:

• 96.01.1 — резерв на оплату отпусков;
• 96.01.2 — обязательные страховые взносы, начисленные на суммы резерва.

Основные проводки:

Проводки формируются в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от № 94н.

Инвентаризация резерва

На конец отчетного года организация обязана провести инвентаризацию резерва. По ее результатам:

• если резерв начислен в большей сумме, чем фактически использован, — излишек сторнируется или переносится на следующий год с учетом остатка неиспользованных отпусков;
• если резерва не хватило — разница относится на расходы по оплате труда (Дт 20, 25, 26, 44, Кт 70, 69).

Разницы с налоговым учетом

В налоговом учете создание резерва — право, а не обязанность организации (ст. 324.1 НК РФ). Если компания решила формировать резерв и для целей налогообложения, его сумма определяется ежемесячно путем умножения фактического фонда оплаты труда (с учетом взносов) на норматив отчислений.

Если резерв в налоговом учете не формируется, возникают разницы по ПБУ 18/02. В момент начисления обязательства в бухучете отражается отложенный налоговый актив (ОНА), равный величине отчислений в резерв, умноженной на ставку налога на прибыль (20%):

• Дт 09 — Кт 68 — начислен ОНА;
• Дт 68 — Кт 09 — ОНА погашен при использовании резерва (предоставлении отпуска или выплате компенсации).

Документальное оформление

Для учета резерва организация разрабатывает регистр учета самостоятельно. В него обязательно включаются:

• ежемесячная сумма фактических расходов на оплату труда;
• процент и сумма отчислений в резерв;
• израсходованная сумма резерва.

Регистр подписывается бухгалтером, ответственным за его ведение. Если данные бухгалтерского и налогового учета совпадают, затраты в налоговом учете можно отражать на основании бухгалтерских регистров.

1. Обязанность по формированию резерва на оплату отпусков, включая страховые взносы, возникает у всех организаций, кроме применяющих упрощенный бухучет.
2. Резерв позволяет равномерно признавать расходы и достоверно отражать обязательства в отчетности.
3. Порядок формирования резерва организация устанавливает самостоятельно и закрепляет в учетной политике.
4. Учет ведется на счете 96 с выделением субсчетов для отпускных и страховых взносов.
5. По итогам года проводится инвентаризация резерва с корректировкой его суммы.