Регистрация в Роскомнадзоре (РКН) в качестве оператора персональных данных — обязательная процедура для подавляющего большинства российских компаний и предпринимателей. В этой статье подробно разберём, кому требуется регистрация, как пройти её через официальный сайт ведомства, какие документы понадобятся и какие последствия наступают за нарушение требований закона.
Кто обязан регистрироваться в Роскомнадзоре
Согласно Федеральному закону № 152-ФЗ «О персональных данных», уведомить Роскомнадзор о начале обработки персональных данных должны практически все субъекты бизнеса:
- организации (ООО, АО и другие юридические лица);
- индивидуальные предприниматели;
- самозанятые, если они обрабатывают персональные данные клиентов.
Регистрация требуется, если вы собираете и обрабатываете персональные данные:
- своих сотрудников и кандидатов на работу;
- клиентов и покупателей;
- контрагентов — физических лиц;
- посетителей сайта (например, через формы обратной связи, cookies);
- любых лиц при выдаче пропусков или ведении видеонаблюдения на объекте.
Даже если вы просто ведёте кадровый учёт и перечисляете НДФЛ за сотрудников — вы уже являетесь оператором персональных данных.
Кто освобождён от подачи уведомления
Закон предусматривает ряд исключений. Уведомление можно не подавать, если обработка данных ведётся:
- исключительно в рамках трудовых отношений (без передачи данных третьим лицам);
- для заключения договора, стороной которого является субъект данных;
- в отношении данных, сделанных общедоступными самим субъектом;
- в отношении данных, включающих только фамилию, имя и отчество;
- для однократного пропуска субъекта на территорию оператора.
Важно: на практике большинство компаний всё же попадает под обязанность регистрации, поскольку передают данные в банки, страховые компании, используют сайты и CRM-системы;
Официальный сайт Роскомнадзора: где регистрироваться
Главным ресурсом для взаимодействия с ведомством является официальный портал Роскомнадзора. Регистрация операторов персональных данных осуществляется через специализированный раздел:
- официальный сайт ведомства — rkn.gov.ru;
- портал персональных данных — pd.rkn.gov.ru;
- реестр операторов персональных данных — pd.rkn.gov.ru/operators-registry/operators-list/.
Через реестр можно не только подать уведомление, но и проверить, зарегистрирована ли организация: достаточно ввести наименование юридического лица или ИНН в поисковую строку.
Пошаговая инструкция по регистрации организации Шаг 1. Подготовка информации
Перед подачей уведомления подготовьте следующие сведения:
- полное наименование организации, ИНН, ОГРН, юридический адрес;
- цели обработки персональных данных (например, кадровый учёт, исполнение налогового законодательства, заключение договоров с клиентами);
- категории субъектов данных (работники, клиенты, контрагенты);
- перечень обрабатываемых данных (ФИО, паспортные данные, контакты и т.д.);
- сведения о трансграничной передаче данных (если она осуществляется);
- информацию о мерах по обеспечению безопасности данных.
Шаг 2. Заполнение уведомления
Форму уведомления можно заполнить непосредственно на сайте РКН в электронном виде. Также допускается подача документа:
- онлайн через портал pd.rkn.gov.ru;
- в бумажном виде — лично или по почте в территориальное управление Роскомнадзора.
Уведомление подписывает руководитель организации или иное уполномоченное лицо. При электронной подаче потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись.
Шаг 3. Проверка внесения в реестр
После подачи уведомления Роскомнадзор вносит сведения в реестр операторов персональных данных. Проверить регистрационный номер записи можно на сайте pd.rkn.gov.ru в разделе «Реестр операторов», по наименованию компании или ИНН.
Типичные ошибки при регистрации
Специалисты выделяют несколько распространённых ошибок, которые могут привести к претензиям со стороны ведомства:
- указание только цели «кадровый учёт» без обязательной цели «исполнение налогового законодательства» (для перечисления НДФЛ);
- неполный перечень категорий субъектов данных;
- отсутствие сведений о трансграничной передаче данных при использовании зарубежных сервисов;
- несвоевременное информирование ведомства об изменениях (смена адреса, руководителя, целей обработки).
Ответственность за отсутствие регистрации
За нарушение требований законодательства о персональных данных предусмотрены серьёзные санкции:
- административные штрафы для должностных лиц, ИП и организаций;
- предписания об устранении нарушений;
- приостановление обработки персональных данных до устранения нарушений;
- за оборотные штрафы при утечках данных ответственность существенно усилена.
Отсутствие регистрации в Роскомнадзоре рассматривается как грубое нарушение, поэтому откладывать подачу уведомления не стоит.
Сколько стоит регистрация
Сама подача уведомления через официальный сайт Роскомнадзора — бесплатная. Однако многие компании обращаются к специализированным организациям за помощью:
- регистрация в реестре «под ключ» — от 10 тысяч рублей;
- регистрация с базовым набором организационно-распорядительной документации (политика обработки ПДн, приказы, согласия) — от 45 тысяч рублей.
Что делать после регистрации
Регистрация в реестре — только первый шаг. Для полноценного соблюдения 152-ФЗ организации необходимо:
- разработать и опубликовать политику обработки персональных данных (в т.ч. на сайте);
- назначить ответственного за обработку персональных данных;
- получать согласия субъектов на обработку данных;
- обеспечить техническую и организационную защиту данных;
- своевременно уведомлять Роскомнадзор об изменениях сведений и об инцидентах (утечках) данных;
- проводить внутренние проверки соответствия требованиям закона.
Регистрация организации на официальном сайте Роскомнадзора в качестве оператора персональных данных — обязательная и при этом несложная процедура. Подать уведомление можно бесплатно через портал pd.rkn.gov.ru, а проверить статус регистрации — в открытом реестре операторов. Своевременная регистрация и грамотное оформление документов по защите персональных данных позволят избежать штрафов и претензий со стороны надзорного ведомства.