С 2023 года работодатели обязаны ежемесячно представлять в налоговую инспекцию персонифицированные сведения о физических лицах (форма по КНД 1151162)․ Эта отчетность пришла на смену ряду прежних форм и стала обязательной для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, у которых есть наемные работники или лица, получающие выплаты по договорам ГПХ․ Нарушение сроков сдачи влечет финансовую ответственность — разберем подробно, какие штрафы предусмотрены и как их избежать․
Что такое персонифицированные сведения о физических лицах
Персонифицированные сведения, это ежемесячный отчет, в котором работодатель указывает данные о каждом застрахованном лице:
- ФИО работника;
- СНИЛС;
- ИНН (при наличии);
- суммы выплат и иных вознаграждений за отчетный месяц․
Сведения подаются в ИФНС не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным․ Если крайний срок выпадает на выходной или праздничный день, он переносится на ближайший рабочий день․
Размер штрафа за несдачу персонифицированных сведений
Специальная норма об ответственности за нарушение сроков представления персонифицированных сведений в Налоговом кодексе РФ отсутствует․ Поэтому ФНС России в своих разъяснениях указывает, что санкции применяются по общему правилу — пункту 1 статьи 126 НК РФ․
Размер штрафа составляет:
- 200 рублей — за несвоевременное представление персонифицированных сведений о физических лицах (форма КНД 1151162);
- 200 рублей — за несдачу подраздела 1․2 раздела 1 формы ЕФС-1 (сведения о стаже, бывшая СЗВ-СТАЖ) в установленный срок․
Штраф взимается за каждый непредставленный в срок документ (отчет), а не за каждого работника, указанного в нем․
Ответственность должностных лиц
Помимо штрафа на организацию или ИП, к административной ответственности может быть привлечено должностное лицо — руководитель или главный бухгалтер․ По статье 15․6 КоАП РФ сумма штрафа составляет от 300 до 500 рублей․
Сравнение со штрафами за другую отчетность
Для понимания масштаба ответственности полезно сравнить санкции:
- Несдача налоговой декларации (ст․ 119 НК РФ) — 5% от неуплаченной суммы налога за каждый месяц просрочки, но не менее 1000 рублей и не более 30% от суммы налога;
- Непредставление документов по запросу или сведений (п․ 1 ст․ 126 НК РФ) — 200 рублей за каждый документ;
- Опоздание с налоговой отчетностью более чем на 20 рабочих дней (кроме персонифицированных сведений) — возможна блокировка расчетных счетов․
Как видно, штраф за персонифицированные сведения относительно невелик, однако систематические нарушения могут привлечь повышенное внимание налоговых органов и стать поводом для более тщательных проверок․
Как избежать штрафа
- Контролируйте сроки․ Внесите дату 25-го числа каждого месяца в календарь бухгалтера и настройте напоминания․
- Используйте электронную отчетность․ Сервисы сдачи отчетности автоматически отслеживают дедлайны и подсказывают, какие формы нужно сдать․
- Проверяйте данные работников․ Ошибки в СНИЛС или ФИО могут привести к отказу в приеме отчета и, как следствие, к просрочке․
- Сдавайте отчет заранее․ Не откладывайте отправку на последний день — технические сбои могут помешать своевременной сдаче․
- Отслеживайте квитанции․ После отправки убедитесь, что отчет принят налоговым органом, а при получении отказа — оперативно исправьте ошибки․
Что делать, если штраф уже выставлен
Если налоговая инспекция вынесла решение о привлечении к ответственности, у налогоплательщика есть право:
- представить возражения и пояснения, если нарушение произошло по уважительным причинам (технический сбой, болезнь ответственного сотрудника);
- обжаловать решение в вышестоящий налоговый орган в течение одного месяца;
- обратиться в суд, если досудебное обжалование не дало результата․
Наличие смягчающих обстоятельств (например, нарушение совершено впервые, просрочка незначительна) может стать основанием для снижения штрафа — судебная практика допускает уменьшение санкций даже ниже установленного минимума․
Штраф за несдачу или несвоевременную сдачу персонифицированных сведений о физических лицах составляет 200 рублей по пункту 1 статьи 126 НК РФ, а должностное лицо может быть оштрафовано дополнительно на сумму от 300 до 500 рублей․ Сумма невелика, но регулярные нарушения создают риски для бизнеса․ Своевременная сдача отчетности, автоматизация учета и внимательная проверка данных помогут избежать санкций и лишних споров с налоговыми органами․