Отмена командировки или изменение её сроков — ситуация‚ с которой регулярно сталкиваются организации. При возврате авиа- или железнодорожного билета перевозчик‚ как правило‚ удерживает сбор (штраф‚ неустойку). У бухгалтера возникает вопрос: какими проводками отразить эти операции и можно ли учесть штраф в расходах по налогу на прибыль. Разберёмся подробно.

Правовая и нормативная база

При отражении операций по возврату билетов и удержанию штрафных санкций следует руководствоваться:

• ПБУ 10/99 «Расходы организации» (утв. Приказом Минфина России от № 33н) — штрафные санкции за нарушение условий договора относятся к прочим расходам (п. 11‚ 14.2);
• ст. 264 НК РФ — расходы на командировки и прочие расходы‚ связанные с производством и реализацией;
• п. 1 ст. 252 НК РФ — критерии признания расходов: экономическая обоснованность и документальное подтверждение;
• Письмо ФНС России от № СД-4-3/1352 — разъяснения по учету сумм‚ удержанных при возврате билетов;
• п. 14 ст. 270 НК РФ — расходы в виде предоплаты не признаются при расчете налога на прибыль.

Бухгалтерский учет штрафа за возврат билета

Сбор‚ взыскиваемый перевозчиком при возврате билета‚ в бухгалтерском учете рассматривается как штрафная санкция за нарушение условий договора и включается в состав прочих расходов (п. 11‚ 14.2 ПБУ 10/99).

Прочие расходы признаются на дату (п. 16‚ 18 ПБУ 10/99):

• возврата билетов перевозчику — если билеты приобретались организацией напрямую;
• утверждения авансового отчета‚ в котором отражены стоимость билета и полученная при возврате сумма‚ — если билеты покупал сотрудник за счет подотчетных средств.

Проводки: основные варианты

Вариант 1. Билет приобретен организацией (безналичный расчет с перевозчиком или агентом)

Электронные билеты могут учитываться на счете 50-3 «Денежные документы» либо на субсчете «Расчеты за электронные билеты»‚ открытом к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

При покупке билета:

• Дт 76 (субсчет «Расчеты за электронные билеты») Кт 51 — оплачена стоимость билета;
• Дт 50-3 Кт 76 — билет оприходован как денежный документ (если применяется счет 50-3).

При возврате билета из-за отмены командировки:

• Дт 51 (50) Кт 76 (50-3) — получена от перевозчика сумма возврата за минусом удержанного сбора;
• Дт 91-2 Кт 76 (50-3) — списан штраф (сбор) за возврат билета в состав прочих расходов.

Вариант 2. Билет приобретен сотрудником за счет подотчетных средств

Как правило‚ вернуть билет поручают подотчетному лицу. Бухгалтер делает следующие проводки:

• Дт 71 Кт 50 (51) — выданы сотруднику денежные средства под отчет на покупку билета;
• Дт 50-3 (76) Кт 71 — приобретенный билет отражен в учете на основании авансового отчета;
• Дт 50 Кт 71 — сотрудник внес в кассу деньги‚ полученные от перевозчика при возврате билета (за вычетом штрафа);
• Дт 91-2 Кт 71 — сумма удержанного перевозчиком штрафа отнесена на прочие расходы на дату утверждения авансового отчета.

Вариант 3. Командировка отменена по вине работника

Если возврат билета вызван виновными действиями сотрудника (например‚ он опоздал на рейс или отказался от поездки по личным причинам)‚ сумму штрафа целесообразно взыскать с работника:

• Дт 73 Кт 76 (50-3‚ 71) — сумма штрафа отнесена на виновное лицо;
• Дт 70 (50) Кт 73 — штраф удержан из заработной платы либо внесен работником в кассу.

Налоговый учет: можно ли учесть штраф в расходах

Общий подход

По мнению Минфина и ФНС России‚ налогоплательщики вправе учитывать при формировании базы по налогу на прибыль расходы в виде штрафов за возврат билетов транспортной организации‚ если такие расходы экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Экономическая обоснованность подтверждается‚ например‚ приказом об отмене командировки по производственной необходимости.

Когда расходы признать нельзя

• Получен сертификат или ваучер от авиакомпании на сумму провозной платы — расход в этой сумме не признается‚ поскольку по сути это предоплата за будущие услуги (п. 14 ст. 270 НК РФ);
• Командировка отменена по вине работника, удержанные при возврате билета суммы учесть в расходах нельзя (Письмо ФНС России от № СД-4-3/1352). Такие суммы подлежат взысканию с виновного лица.

Документальное подтверждение

Для признания расходов потребуются:

1. приказ об отмене (переносе) командировки с указанием причины;
2. маршрутная квитанция / посадочный талон или квитанция о возврате билета;
3. документ перевозчика‚ подтверждающий сумму удержанного сбора (штрафа);
4. авансовый отчет сотрудника (если билет покупался подотчетным лицом);
5. служебная записка‚ объясняющая производственную необходимость отмены поездки.

Особенности для бюджетных учреждений

Бюджетное учреждение вправе компенсировать как командировочные расходы стоимость невозвратных билетов‚ а также уплату штрафов авиакомпании за возврат (обмен) билетов‚ например‚ из-за переноса срока командировки ввиду болезни сотрудника. Операции отражаются в соответствии с Инструкцией № 174н (№ 157н) с применением соответствующих кодов КОСГУ и счетов учета.

Практический пример

Организация приобрела для сотрудника авиабилет стоимостью 15 000 руб. Командировка отменена по производственной необходимости. При возврате билета авиакомпания удержала сбор 3 000 руб.‚ на расчетный счет возвращено 12 000 руб.

Проводки:

• Дт 76 Кт 51 — 15 000 руб. — оплачен билет;
• Дт 51 Кт 76 — 12 000 руб. — получены деньги от авиакомпании;
• Дт 91-2 Кт 76 — 3 000 руб. — штраф за возврат билета включен в прочие расходы.

В налоговом учете сумма 3 000 руб. учитывается во внереализационных (прочих) расходах при наличии подтверждающих документов и приказа об отмене командировки.

• Штраф (сбор) за возврат билета в бухучете отражается по дебету счета 91-2 в составе прочих расходов;
• дата признания расхода зависит от способа приобретения билета: дата возврата перевозчику либо дата утверждения авансового отчета;
• в налоговом учете штраф принимается при экономической обоснованности и документальном подтверждении;
• если командировка отменена по вине работника‚ расходы не признаются‚ а сумма взыскивается с виновного лица;
• ваучеры и сертификаты перевозчика расходом не являются — это предоплата будущих услуг.

Корректное оформление документов и правильное применение проводок позволят организации избежать претензий налоговых органов и достоверно отразить операции по возврату билетов в учете.