Составление сметы по актам выполненных работ (часто называемой исполнительной сметой, сметой на оплату или постфактум-сметой) — это ключевой процесс в строительстве, капитальном ремонте и сервисном обслуживании․ В отличие от плановой сметы, которая делается до начала работ, этот документ формируется на основе фактически выполненных объемов, подтвержденных подписанными заказчиком актами приемки․

Нормативная база и правовое значение

Основанием для составления такой сметы служат:

• ГК РФ (ст․ 706, 709, 753–756): правила подрядного договора, порядок расчетов и приемки результатов работ․
• ФЗ-44 / ФЗ-223: для государственных и муниципальных закупок (обязательное применение ФЕР/ТЕР/ГЭСН, порядок согласования КС-2, КС-3)․
• СП 50․13330․2012 «Организация строительства» (п․ 8․1–8․5): порядок приемки работ и документации․
• Приказ Минстроя РФ от № 421/пр: утверждение форм КС-2, КС-3, КС-11, КС-14 и правил их заполнения․
• Договор подряда: условия о цене (фиксированная, предельная, определяемая по факту), базе ценообразования (ФЕР, ТЕР, коммерческие расценки) и порядке согласования доп․ соглашений․

Важно: Исполнительная смета является основанием для выставления счета на оплату и формирования пакета документов для закрыточного КС-3 (Акт приемки выполненных работ/оказанных услуг)․

Какие акты используются как источник данных

Для расчета объемов в смету переносятся данные из первичных документов приемки․ Основные формы:

Пошаговый алгоритм составления сметы по актам

Этап 1: Подготовка исходной документации

1. Собрать все подписанные акты (КС-2, КС-11, КС-14) за расчетный период․
2. Проверить на соответствие: номера договоров, наименования объектов, подписи уполномоченных лиц, даты․
3. Сверить объемы в актах с проектной документацией (объемные ведомости) и календарным планом․

Этап 2: Структурирование сметы

Смета должна повторять структуру договорной (плановой) сметы или проекта для удобства сверки:

• Объект → Этап/Раздел → Вид работ/Раздел ФЕР/ТЕР → Позиция (ресурс/работу)․
• Обязательные колонки: Код ресурса/работы, Наименование, Ед․ изм․, Объем (факт), Цена (руб/ед․), Стоимость (руб․)․

Этап 3: Заполнение объемов (Факт)

• Перенести объемы строго из акта КС-2 / КС-11․
• Если в акте объемы сгруппированы (например, «Устройство стяжки 500 м²»), а в смете детализированы (бетон, арматура, работа) — распределить объем по позициям ресурсной сметы пропорционально проектным нормам расхода․
• Правило: Объем в исполнительной смете не может превышать объем в подписанном акте (если нет доп․ соглашения)․

Этап 4: Применение цен (Расценок)

Выбор цен зависит от условий договора:

• Фиксированные цены договора: Берем цены из приложения к договору (плановой сметы)․ Пересчет не производится․
• Цены по ФЕР/ТЕР/ГЭСН (база 2000/2001 г․): Применяем индексы повышения цен на текущий месяц (Минстрой/Ростат)․ Формула: Цена_тек = Цена_база * Индекс_материалов * Индекс_ЗП * Индекс_машин․
• Коммерческие расценки (РБЦ/СБЦ/Территориальные сборники): Берем актуальные цены на дату выполнения работ или дату составления акта․
• Рыночные цены (договор подряда между коммерческими организациями): Цены, зафиксированные в договоре или согласованные в доп․ соглашении․

Этап 5: Расчет накладных расходов и сметной прибыли

Если в договоре они заложены процентно от прямых затрат (ФОТ, Материалы, Машины):

• Накладные расходы (НР): Обычно % от ФОТ (фонда оплаты труда) или от суммы прямых затрат․
• Сметная прибыль (СП): % от (Прямые затраты + НР)․
• В исполнительной смете НР и СП рассчитываются пропорционально выполненным объемам (или по стадиям готовности по КС-3)․

Этап 6: Учет НДС

Этап 7: Сверка и формирование КС-3

1. Свернуть итоги по разделам/этапам․
2. Сравнить с суммой в Акте КС-3 (если он уже подписан) или подготовить данные для его подписания․
3. Оформить Справку о стоимости выполненных работ (внутренний документ подрядчика) или печатную форму «Исполнительная смета»․

Особенности для разных типов договоров

Госконтракты (ФЗ-44, ФЗ-223)

• Строгое соблюдение базы ценообразования (ФЕР/ТЕР/ГЭСН), указанной в контракте․
• Обязательное применение индексов Минстроя/Ростата на дату подписания КС-2/КС-3․
• Запрет на включение в смету работ, не предусмотренных проектом/контрактом, без доп․ соглашения․
• Электронный документооборот (ЭДО) и передача XML-схем смет (КС-2/КС-3 в ЕИС)․

Коммерческие договоры (подряд между юрлицами/ИП)

• Гибкость в выборе базы цен (собственные расценки, РБЦ, рыночные)․
• Возможность работы по «Открытой смете» (подрядчик показывает расходы по ресурсам + НР/СП)․
• Частая практика: «Смета-кредит» (план) vs «Исполнительная смета» (факт) → анализ отклонений (экономия/перерасход)․

Договоры с фиксированной ценой (Firm Fixed Price)

Смета по актам здесь служит только для обоснования этапных платежей (показать, что за 30% аванса выполнено 30% работ)․ Цены в ней не меняются, меняются только объемы․

Программное обеспечение: что использовать

| Программа | Особенности для смет по актам |
| :— | :— |
| Гранд-Смета / Грандсмета․Ру | Стандарт де-факто․ Импорт объемов из Excel/XML, автоматический расчет индексов, формирование КС-2, КС-3, КС-11, ведомостей отклонений․ |
| Смета․Ру (АВК 5 / Cloud) | Мощная работа с ресурсными сметами, удобная сверка План/Факт, интеграция с 1С․ |
| RIK / Сметчик | Популярны в регионах, работают с территориальными сборниками (ТСБ/ТЕР)․ |
| Excel (шаблоны) | Только для мелких объектов/простых ремонтов․ Высокий риск ошибок формул, нет истории изменений, сложно применять индексы․ |
| 1С:Строительство / 1С:ERP | Для интеграции с управленческим учетом, закупками и зарплатой․ Смета, лишь один из регистров․ |

Типичные ошибки и как их избежать

1. Объем в смете > Объема в Акте КС-2․ Решение: Жесткий контроль: «Ни одной позиции без ссылки на строку акта»․
2. Неприменение/неверное применение индексов․ Решение: Использовать официальные письма Минстроя/Ростата на дату подписания акта приемки, а не дату составления сметы․
3. Потеря скрытых работ (КС-14)․ Решение: Включать объемы КС-14 в исполнительную смету в тот период, когда они были подписаны, а не когда подписывается КС-2 на накладные работы․
4. Начисление НР/СП на материалы, закупленные заказчиком․ Решение: В договоре/смете четко разделять: «Работы подрядчика» (НР/СП начислены) и «Материалы заказчика» (НР/СП не начислены)․
5. Отсутствие ссылок на проект/ведомость объемов․ Решение: В колонке «Основание» указывать: «Проект стр․ 15, вед․ № 5» или «Акт КС-11 от стр․ 2»․

Пример структуры исполнительной сметы (фрагмент)

< b>Объект: Капремонт офиса, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1
< b>Договор: № 123 от | Период: Октябрь 2026 | Акт КС-2 № 3 от 

| № | Код (ФЕР) | Наименование работ/ресурсов | Ед․изм․ | Объем (Проект) | Объем (Факт/Акт) | Цена (с индексами) | Стоимость (Факт) | Примечание (ссылка на акт) |
|---|-----------|------------------------------------|---------|----------------|-------------------------|--------------------|-------------------------|----------------------------|
| 1 | FER-01 | Демонтаж перегородок кирпичных | м² | 150․0 | 145․5 | 350․00 | 50 925․00 | КС-11 стр․1 п․1 |
| 2 | FER-05 | Устройство стяжки цементно-песч․ | м² | 500․0 | 480;0 | 420․00 | 201 600․00 | КС-11 стр․2 п․3 |
| 3 | M-001 | Цемент М400 (закупка подрядчиком) | т | 12․5 | 12․0 | 6 500․00 | 78 000․00 | КС-11 стр․2 п․3 (расход) |
․․․ ИТОГО ПРЯМЫЕ ЗАТРАТЫ: 330 525․00
Накладные расходы (18% от ФОТ): 15 400․00
Сметная прибыль (10% от ПЗ+НР): 34 592․50
< b>ИТОГО СТОИМОСТЬ РАБОТ (БЕЗ НДС): 380 517․50
НДС (20%): 76 103․50
< b>ВСЕГО К ОПЛАТЕ (С НДС): 456 621․00

Чек-лист перед передачей заказчику

• [ ] Все объемы в смете совпадают с подписанными актами КС-2 / КС-11 / КС-14․
• [ ] Цены соответствуют договору (фиксированные) или актуальной базе с индексами (ФЕР/ТЕР)․
• [ ] Индексы применены на правильную дату (дата подписания акта приемки)․
• [ ] НР и СП рассчитаны по правилам договора и начислены только на базу, предусмотренную договором․
• [ ] НДС рассчитан по актуальной ставке․
• [ ] Есть подпись главного сметчика/руководителя и печать (если требуется)․
• [ ] Пакет передан в ЭДО / на почту / в личный кабинет заказчика в установленный договором срок․

Составление сметы по актам — это не просто арифметика, а финансово-правовая процедура․ Главная цель — обеспечить неоспоримость суммы к оплате․ Ключ к успеху: дисциплина в сборе первички (акты КС-2/КС-11/КС-14), актуальная нормативная база цен и автоматизация расчетов в профильном ПО․ Любое расхождение между «бумагой» (актом) и «цифрами» (сметой) ведет к задержкам платежей, претензиям и судебным спорам․

Совет: Внедрите еженедельную/двухнедельную процедуру «Сверка объемов» между Производством (мастера/ПТО), Сметчиком и Договорным отделом до подписания акта заказчиком․ Это сэкономит недели согласований на стадии оплаты․