Прием-передача дел — важная процедура в жизни любой организации. Она необходима при увольнении или переводе материально ответственного лица, смене руководителя, бухгалтера, кадрового специалиста, реорганизации или ликвидации предприятия. Чтобы процесс прошел грамотно и юридически корректно, создается специальная комиссия по приему-передаче дел. В этой статье мы подробно разберем, зачем нужна такая комиссия, как ее сформировать, как оформить приказ и какие документы составляются по итогам работы.
Зачем нужна комиссия по приему-передаче дел
Комиссия по приему-передаче дел создается для того, чтобы:
- обеспечить непрерывность работы организации при смене ответственных сотрудников;
- зафиксировать фактическое состояние документов, материальных ценностей и незавершенных дел на момент передачи;
- выявить недостачи, ошибки или отсутствующие документы и зафиксировать их официально;
- разграничить ответственность между сдающим и принимающим дела сотрудниками;
- защитить интересы организации и самих работников в случае возможных споров.
Особенно важна работа комиссии при смене главного бухгалтера, руководителя, кассира, заведующего складом, специалиста по кадрам — то есть сотрудников, отвечающих за документы, денежные средства и материальные ценности.
Когда создается комиссия
Наиболее распространенные ситуации, требующие создания комиссии:
- увольнение сотрудника, ответственного за ведение дел;
- перевод работника на другую должность или в другое подразделение;
- уход сотрудника в длительный отпуск (например, отпуск по беременности и родам);
- смена руководителя организации;
- реорганизация, слияние, разделение или ликвидация предприятия;
- передача дел на аутсорсинг (например, бухгалтерских услуг);
- длительная болезнь ответственного лица.
Состав комиссии
Законодательство не устанавливает жестких требований к составу комиссии, поэтому организация вправе определить его самостоятельно. Однако на практике сложились общепринятые рекомендации:
- Председатель комиссии — как правило, руководитель организации, его заместитель или иное уполномоченное должностное лицо;
- Члены комиссии — сотрудники, компетентные в передаваемой сфере: бухгалтер, юрист, специалист по кадрам, представитель бухгалтерии;
- Сдающая сторона — работник, передающий дела;
- Принимающая сторона — сотрудник, которому передаются дела.
Рекомендуемая численность комиссии — не менее трех человек. При передаче дел главного бухгалтера или руководителя в состав комиссии целесообразно включать представителей вышестоящей организации или учредителей. Все члены комиссии должны быть незаинтересованными лицами, чтобы обеспечить объективность проверки.
Приказ о создании комиссии
Работа комиссии начинается с издания приказа руководителя организации. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он составляется в свободной форме на фирменном бланке организации.
Структура приказа
Приказ о создании комиссии по приему-передаче дел должен содержать:
- Шапку документа, наименование организации, название документа («Приказ»), дату и номер, место составления;
- Заголовок — «О создании комиссии по приему-передаче дел»;
- Преамбулу (основание) — причина создания комиссии, например: «В связи с увольнением главного бухгалтера Ивановой А.П.»;
- Распорядительную часть, в которой указывается:
- состав комиссии с указанием председателя и членов комиссии (фамилии, должности);
- сроки проведения приема-передачи дел;
- предмет передачи (документы, материальные ценности, печати, ключи и т.д.);
- обязанность составить акт приема-передачи дел по итогам работы;
- ответственных лиц за исполнение приказа;
- Подпись руководителя и отметки об ознакомлении членов комиссии.
Пример формулировки
ПРИКАЗ № 45-к
г. Москва,
О создании комиссии по приему-передаче дел
В связи с увольнением специалиста по кадрам Петровой Е.В. и в целях обеспечения сохранности кадровых документов
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Создать комиссию по приему-передаче дел в следующем составе:
- председатель комиссии — заместитель директора Сидоров И.И.;
- члены комиссии: главный бухгалтер Кузнецова О.А., юрисконсульт Михайлов Д.С.
- Комиссии провести прием-передачу дел в срок с по .
- По результатам работы комиссии составить акт приема-передачи дел в двух экземплярах.
- Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Директор ____________ /Смирнов В.П./
Порядок работы комиссии
После издания приказа комиссия приступает к работе. Основные этапы:
- Подготовительный этап. Сдающий сотрудник готовит документы к передаче: систематизирует дела, составляет описи, завершает текущие операции.
- Проверка. Комиссия сверяет фактическое наличие документов и ценностей с учетными данными: проверяет комплектность дел, правильность оформления, сроки хранения, наличие подписей и печатей.
- Фиксация расхождений. Все выявленные недостачи, отсутствующие или неправильно оформленные документы фиксируются письменно.
Акт приема-передачи дел
Акт — главный итоговый документ работы комиссии. В нем указываются:
- дата и место составления;
- состав комиссии и основание ее создания (реквизиты приказа);
- перечень переданных документов, дел, материальных ценностей (с указанием количества, номенклатуры, периодов);
- состояние переданных дел;
- выявленные недостачи и замечания;
- подписи всех участников процедуры.
Акт составляется минимум в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. При необходимости количество экземпляров увеличивается (например, для вышестоящей организации).
Практические рекомендации
- Начинайте процедуру приема-передачи заблаговременно, особенно при увольнении сотрудника — двухнедельный срок отработки может оказаться недостаточным;
- Закрепите порядок приема-передачи дел в локальном нормативном акте организации (положении или инструкции);
- При передаче кадровых документов особое внимание уделите трудовым книжкам, личным карточкам, приказам и журналам учета;
- При передаче бухгалтерских дел проверьте первичные документы, регистры учета, отчетность, состояние расчетов с бюджетом и контрагентами;
- Не допускайте подписания акта «вслепую» — принимающая сторона должна реально проверить передаваемые дела, иначе ответственность за недостачи может перейти к ней.
Создание комиссии по приему-передаче дел — это не формальность, а важный инструмент управления рисками. Грамотно оформленный приказ, объективная работа комиссии и детально составленный акт защищают организацию от потери документов и имущества, а сотрудников — от необоснованных претензий. Потратив время на правильную организацию этой процедуры, вы обеспечите стабильность и преемственность в работе предприятия.