Справка в форме 2-НДФЛ — это основной документ, подтверждающий доходы физического лица и суммы удержанного налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Она необходима для получения кредитов, ипотеки, виз, налоговых вычетов и при устройстве на новую работу. Ниже представлена подробная статья об актуальных образцах, структуре формы и нюансах заполнения на 2025–2026 годы.

Актуальная нормативная база на 2025–2026 годы

С 1 января 2025 года вступают в силу изменения, утвержденные приказом ФНС России от № ЕД-7-11/877. Данный приказ обновил коды видов доходов и налоговых вычетов, ранее регламентированные приказом от № ММВ-7-11/387.

• Приказ ФНС от № ММВ-7-11/387 — базовый документ, утвердивший форму справки и коды (действовал до ).
• Приказ ФНС от № ЕД-7-11/877 — вносит изменения в коды видов доходов и вычетов, обязательные к применению с .

Важно: Форма самой справки (визуальный макет) осталась прежней (утвержденной приказом 2015 года), но изменился справочник кодов, которые прописываются в строке 030 раздела 2. Использование старых кодов при сдаче отчетности за 2025 год приведет к ошибкам валидации.

Структура справки 2-НДФЛ

Документ состоит из двух основных разделов, которые должны быть заполнены работодателем (налоговым агентом):

Раздел 1. Сведения о налоговом агенте и получателе дохода

Содержит идентифицирующие данные:

1. Код по ОКТМО налогового агента.
2. Код причины представления (1 — ежегодная, 2 — при удержании у источника выплаты, 3, исправленная).
3. ИНН/КПП налогового агента.
4. Наименование организации или ФИО ИП.
5. Данные получателя дохода: ФИО, ИНН, категория налогоплательщика (код 1 — резидент, 2 — нерезидент), код вида дохода (общий код для всего раздела 2).

Раздел 2. Сведения о доходах, удержанных суммах налога и примененных вычетах

Это основная таблица, заполняемая по каждому виду дохода отдельной строкой. Ключевые столбцы:

• Строка 020: Код вида дохода (новые коды с 2025 г. по приказу № ЕД-7-11/877).
• Строка 030: Налоговая база (сумма дохода).
• Строка 040: Сумма налогового вычета (если применим).
• Строка 050: Налоговая база с учетом вычета.
• Строка 060: Ставка налога (13%, 15%, 30% и др.).
• Строка 070: Расчетная сумма налога.
• Строка 080: Удержанная сумма налога.
• Строки 090–130: Сведения о примененных стандартных, социальных, имущественных и профессиональных вычетах (коды вычетов также обновлены приказом 2024 года).

Главные изменения в кодах с 2025 года (Приказ ЕД-7-11/877)

При загрузке шаблона в Word обязательно проверьте справочник кодов. Основные нововведения касаются детализации видов доходов и вычетов. Например:

• Введены новые коды для доходов, выплачиваемых в виде акций/долей (эквивалентных им прав).
• Уточнены коды для вычетов по взносам на ДМС, обучение, лечение (разделение на свои расходы и расходы на иждивенцев).
• Скорректированы коды для доходов нерезидентов и высокооплачиваемых специалистов.

Рекомендация: Не редактируйте выпадающие списки в старых Word-шаблонах вручную. Лучше скачать свежий шаблон с официального сайта ФНС или из актуальной версии программы «Налогоплательщик ЮЛ/ИП».

Где скачать надежный образец в Word (.docx)

Использование шаблонов с сомнительных сайтов рискует ошибками форматирования (смещение ячеек, потеря шрифтов), из-за чего распечатка может быть непригодна для банка или визового центра.

Официальные и проверенные источники:

1. Сайт ФНС России (nalog.gov.ru): Раздел «Формы отчетности» -> «Справка о доходах физлица (2-НДФЛ)». Там публикуются актуальные XSD-схемы и пустые бланки в Excel/Word для ознакомления.
2. Программа «Налогоплательщик ЮЛ» / «Налогоплательщик ИП»: Встроенный редактор формирует идеально корректный XML-файл для сдачи по ТКС и позволяет распечатать справку для сотрудника (Файл -> Печать справки 2-НДФЛ). Это лучший способ получить верный документ.
3. Сервис «Личный кабинет налогоплательщика ЮЛ/ИП» (lkul.nalog.ru): Позволяет сгенерировать справку для сотрудника онлайн и скачать в PDF/Word.
4. КонсультантПлюс / Гарант / 1С:Предприятие: В справочно-правовых системах и типовых конфигурациях 1С (ЗУП, Бухгалтерия) всегда актуальные макеты печатных форм.

Как правильно заполнить Word-шаблон вручную (если нет спецПО)

Если вы вынуждены заполнять форму вручную в Word (например, для макета или единичного случая), соблюдайте правила:

1. Шрифт: Times New Roman, 10–11 пт (как в официальном бланке).
2. Поля: Стандартные (левое 2.5–3 см, остальные 1.5–2 см). Таблица не должна выходить за границы страницы.
3. Нумерация страниц: Если справка многостраничная, на каждой странице должен быть заголовок «Справка о доходах, полученных физическим лицом…» и номер страницы.
4. Подписи: Обязательны подпись руководителя (или ИП), подпись главного бухгалтера (если есть в штате) и печать организации (если используется). С 2023 года печать для ИП и компаний не обязательна, но банки часто требуют её наличия.
5. Корректировки: Зачеркивания и исправители недопустимы. При ошибке перепечатывайте лист.

Типовые ошибки при использовании Word-образцов

Электронный вид vs Бумажный (Word/PDF)

С 2023 года работодатели обязаны сдавать 2-НДФЛ в ФНС только в электронном виде (XML-формат через ТКС/ЭДО). Бумажные справки в ФНС не сдаются.

Однако для сотрудников (банк, виза, новый работодатель) справку выдают на бумаге или в виде электронного документа (PDF/Word), подписанного ЭЦП руководителя/бухгалтера или просто распечатанного с «живыми» подписями и печатью.

• Для банка/ипотеки: Часто требуют оригинал с синей печатью и подписями. Распечатайте из 1С или ЛК ЮЛ на бланке организации.
• Для визового центра: Требуется перевод на английский + нотариальное заверение подписи переводчика. Оригинал на русском нужен в хорошем качестве.
• Для налогового вычета (через Госуслуги/ЛК ФЛ): Сотрудник может не предоставлять бумажную справку — данные подтянутся автоматически из XML, сданного вами в ФНС.

Чек-лист перед выдачей справки сотруднику

• [ ] Использован актуальный шаблон (с кодами приказа ЕД-7-11/877 для 2025+).
• [ ] Заполнены оба раздела полностью.
• [ ] Суммы по строке 030 (база) и 080 (удержанный налог) совпадают с данными, сданными в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ (XML) за тот же период.
• [ ] Правильно указан код причины представления (обычно «1» — ежегодная за прошлый год).
• [ ] Стоят подписи уполномоченных лиц и дата выдачи.
• [ ] Номер страниц проставлен (если >1 стр.).

На 2025–2026 годы ключевым моментом является использование новых кодов видов доходов и вычетов (Приказ ФНС от № ЕД-7-11/877). Самый надежный способ получить корректный образец справки 2-НДФЛ в Word — сгенерировать его из актуальной версии программы «Налогоплательщик ЮЛ/ИП», 1С:ЗУП или Личного кабинета налогоплательщика на сайте ФНС. Ручное заполнение скачанного из интернета шаблона допустимо только при глубоком понимании структуры формы и рисках ошибок.

Статья подготовлена на основании нормативных актов ФНС России, актуальных на . Перед использованием шаблонов рекомендуется сверить коды с последними приказами ФНС на официальном сайте nalog.gov.ru.