Справка о режиме работы организации — это официальный документ, подтверждающий график функционирования юридического лица или индивидуального предпринимателя. В деловом обороте часто возникает путаница между двумя похожими, но юридически разными документами: справкой о режиме работы организации (график работы офиса, магазина, завода) и справкой о режиме работы сотрудника (график конкретного работника). В данной статье мы подробно разберем оба варианта, так как запрос «образец справка о режиме работы организации образец» часто подразумевает необходимость любого из этих бланков.

Правовые основания и нормативная база

Выдача справок регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и общепринятым делопроизводством.

• Ст. 62 ТК РФ — работодатель обязан предоставить справку по требованию работника (или бывшего работника) в течение 3 рабочих дней. Отказ недопустим.
• Ст. 93 ТК РФ — регулирует неполное рабочее время, подтверждение которого часто требует справка у второго родителя.
• Постановление Гостата РФ от № 58 — утверждает единые формы первичной учетной документации (хотя для справок жестких форм нет, рекомендуется использовать фирменные бланки).
• ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (ст. 9) — документы должны содержать обязательные реквизиты: наименование, дату, наименование хозяйственной операции, физические/денежные показатели, лица, отвечающие за операцию.

Важное различие

Справка о режиме работы организации (Общий график)

Данный документ нужен для подтверждения легальности деятельности, взаимодействия с банками (открытие р/с, получение кредитов), участия в тендерах, предоставления арбитражу или контрагентам.

Обязательные реквизиты (согласно ст. 9 ФЗ-402 и деловому обороту)

1. Шапка организации: Полное и сокращенное наименование (как в Уставе/ЕГРЮЛ), ИНН, КПП, ОГРН/ОГРНИП, юридический и фактический адреса, контактные телефоны, email.
2. Наименование документа: «СПРАВКА О РЕЖИМЕ РАБОТЫ ОРГАНИЗАЦИИ» (по центру).
3. Регистрационный номер и дата: Номер по журналу учета исходящих документов/справок, дата составления.
4. Основной текст: Указание на то, что справка выдана для предъявления в [Название органа/организации].
5. Детали режима:
   • Дни недели работы (пн-пт, пн-сб и т.д.).
   • Время начала и окончания работы (например, 09:00–18:00).
   • Наличие и длительность перерыва (обеденного/технологического).
   • Режим работы в праздничные/предпраздничные дни (ссылка на Приказ Минтруда или внутренний распорядок).
   • Особенности: удаленная работа, вахтовый метод, круглосуточный режим (если применимо).
6. Основание: Ссылка на Устав, Внутренний трудовой распорядок, Приказ директора №… от…
7. Подписи: Руководителя (Директора/ИП) с расшифровкой, печать (если имеется/обязательна по Уставу), лицо, составившее документ (HR, секретарь, бухгалтер) с телефоном для связи.

Образец заполнения (Текстовый шаблон)

ООО «РОМАШКА» ИНН ### КПП 770101001
г. Москва, ул. ###, д. 10, офис 5 ОГРН 1027700123456
Тел.: +7 (495) 123-45-67
Email: info@romashka.ru

№ 15-ИСХ/2026 10 января 2026 г.

 СПРАВКА
 О РЕЖИМЕ РАБОТЫ ОРГАНИЗАЦИИ

Настоящей подтверждаю, что Общество с ограниченной ответственностью
«РОМАШКА» (ООО «РОМАШКА»), зарегистрированное по адресу: 101000,
г. Москва, ул. ###, д. 10, офис 5, осуществляет свою деятельность
в следующем режиме:
Рабочие дни: понедельник – пятница.
Выходные дни: суббота, воскресенье.
Время работы: с 09:00 до 18:00 (по московскому времени).
Перерыв на отдых и питание: с 13:00 до 14:00 (в данное время
 прием посетителей и выдача документов не производится).
В предпраздничные дни рабочий день сокращается на 1 час
 (с 09:00 до 17:00) в соответствии со ст. 95 ТК РФ и Внутренним
 трудовым распорядком ООО «РОМАШКА» (утв. приказом № 1-ОД от
 ).
В праздничные дни, установленные ст. 112 ТК РФ, организация
 не работает.

Справка выдана для предъявления в АО «БАНК «ПРИМЕР» для открытия
расчетного счета.

Генеральный директор _______________ /Иванов И.И./
М.П. И.О. Фамилия

Составил: Менеджер по кадрам
Петрова А.С. Тел.: +7 (495) 123-45-68

Справка о режиме работы сотрудника (Индивидуальный график)

Это самый частый запрос от сотрудников. Основана на ст. 62 ТК РФ. Форма свободная, но структура строгая.

Основные случая запроса

• Банковские продукты: ипотека, потребительские кредиты, рефинансирование (банк проверяет стабильность дохода и график).
• Судебные разбирательства: установление порядка общения с детьми (нужен график обоих родителей), алименты, трудовые споры.
• Оформление совместительства/второй работы: новый работодатель требует подтвердить, что график на основной работе позволяет работать у него (ст. 282, 288 ТК РФ).
• Оформление неполного рабочего дня/недели (ст. 93 ТК РФ): родителям детей до 14 лет (инвалидов) требуется справка со второго места работы/супруга, что право на сокращенный день не используется.
• Миграционные цели: продление РВП/ВНЖ, патент (подтверждение факта труда).
• Социальные органы/опека: усыновление, опека, получение льгот.

Структура и обязательные данные

1. Шапка: Наименование работодателя, реквизиты (ИНН/КПП/ОГРН), адрес, телефон.
2. Номер и дата: Сквозная нумерация по журналу выдачи справок.
3. Заголовок: «СПРАВКА О РЕЖИМЕ РАБОТЫ СОТРУДНИКА».
4. Данные сотрудника: ФИО полностью, Табельный номер, Должность, Подразделение, Дата приема на работу (приказ №).
5. Трудовой договор: Номер и дата ТД, срок (срочный/бессрочный).
6. Режим работы (Ключевой блок):
   • Тип недели: 5-дневная / 6-дневная / сменная / гибкая (ст. 102 ТК РФ) / вахтовая.
   • График: Время начала и окончания смены (например, 09:00–18:00).
   • Обеденный перерыв: Время и длительность (не более 2 часов, не менее 30 мин, ст. 108 ТК РФ).
   • Выходные дни: Какие именно дни недели.
   • Для сменных: Номер графика сменности, длина смены (12 ч / 8 ч), учет рабочего времени (суммированный/ежедневный).
7. Особые условия (если есть): Неполный рабочий день (ст. 93 ТК РФ), удаленная работа (ст. 312.1 ТК РФ), гибкий график, неполная рабочая неделя.
8. Цель выдачи: «Для предъявления в [Куда]».
9. Подписи и печать: Руководитель + Кадровик/Бухгалтер. Печать по желанию (если не отменена Уставом).

Образец заполнения для сотрудника (5-дневная неделя)

АО «ВЕКТОР» ИНН ### КПП ###0000, г. Санкт-Петербург, Невский пр., д. 50 ОГРН 1027800543210
Тел.: +7 (812) 987-65-43

№ 42-К/2026 10 января 2026 г.

 СПРАВКА О РЕЖИМЕ РАБОТЫ СОТРУДНИКА

Выдана Иванову Ивану Ивановичу, паспорт 4000 123456,
выданным Отделом УФМС России по г. Москве ,
код подразделения 770-001, проживающему по адресу:
г. Санкт-Петербург, ул. ###, д. 10, кв. 5.
Подтверждаю, что Иванов Иван Иванович состоит в штате АО «ВЕКТОР»
с 15 марта 2020 г. (приказ № 45-ОД от ) на должности
«Ведущий специалист отдела продаж» (таб. № 1045).
Трудовой договор № 1045/2020 от бессрочный.

Режим работы сотрудника установлен Внутренним трудовым распорядком
(утв. приказом № 1-ОД от ) и трудовым договором:

• Тип рабочей недели: пятидневная (понедельник – пятница).
• Выходные дни: суббота, воскресенье.
• Начало рабочего дня: 09:00.
• Окончание рабочего дня: 18:00.
• Перерыв на отдых и питание: с 13:00 до 14:00 (1 час,
 не входит в рабочее время).
• Продолжительность рабочего времени: 40 часов в неделю
 (норма по ст. 91 ТК РФ).
• Учет рабочего времени: ежедневный.

Сотрудник не находится в отпуске, не использует право на
неполное рабочее время (ст. 93 ТК РФ). Нарушений трудовой
дисциплины за текущий год не имеется.

Справка выдана для предъявления в ПАО Сбербанк для оформления
ипотечного кредита.

Генеральный директор _______________ /Петров П.П./
М.П. И.О; Фамилия

Начальник кадровой службы _______________ /Сидорова С.С./
И.О. Фамилия

Тел. кадровика для проверки: +7 (812) 987-65-44

Образец для сменного графика (Суммированный учет)

...
Режим работы сотрудника (Сменный график):
• График сменности: № 3 (утв. приказом № 12-ОД от ).
• Длина смены: 12 часов (дневная: 08:00–20:00, ночная: 20:00–08:00).
• Перерывы на отдых и питание: 2 перерыва по 30 минут (входят в
 рабочее время, оплачиваются).
• Режим смен: 2 дневные / 2 ночные / 4 выходных (цикл 8 дней).
• Учет рабочего времени: суммированный (учетный период, квартал).
• Норма часов за учетный период (I квартал 2026): 480 часов.
• Фактически отработано за январь 2026: 168 часов.
...

Процедура оформления и выдачи: Пошаговая инструкция

1. Заявление сотрудника. Письменное (в свободной форме) или через ЭДО/портал. Должно содержать: ФИО, должность, цель («для банка», «для суда»), куда именно предъявляется.
2. Регистрация входящего. Номер в журнале учета входящей корреспонденции или журнале заявлений сотрудников.
3. Подготовка справки. Кадровик/Кадровый офицер берет данные из:
   • Трудового договора (график, должность).
   • Приказа о приеме (дата начала).
   • Внутреннего трудового распорядка (общий режим).
   • Графика сменности (если применимо).
   • Табеля учета рабочего времени (Т-12/Т-13) — для проверки факта работы.
4. Согласование (опционально). В крупных компаниях, подпись начальника отдела кадров, бухгалтера (если нужны доходы), юриста.
5. Подписание руководителем. Только уполномоченное лицо (Директор, ИП, лицо, действующее на основании Доверенности/Устава).
6. Простановка печати. Если организация использует печать (не исключена Уставом). Для ИП печать не обязательна, но желательна для банков.
7. Выдача/Отправка.
   • В руки сотрудника под роспись в журнале выдачи справок (Колонки: Дата, № справки, ФИО получателя, Куда предъявляется, Подпись получателя).
   • Почтой (заказным письмом с вложением) — если сотрудник уволен или просил отправить.
   • Электронно (ЭДО/Email) — если принимающая сторона согласна (банки часто требуют оригинал с синей печатью/подписью).
8. Срок: Не позднее 3 рабочих дней со дня обращения (ст. 62 ТК РФ).

Журнал учета выдачи справок (Обязательный документ)

Хотя закон не предписывает жесткую форму журнала, инспекторы ГИТ (Государственная инспекция труда) и аудиторы проверяют наличие учета. Рекомендуемые колонки:

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие цели выдачи. Банк или суд могут не принять справку без фразы «Для предъявления в [Название]».
• Несоответствие ТД и ВТР. В трудовом договоре написано «гибкий график», а в справке — «09:00–18:00». Это противоречие может привести к штрафам по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение правил оформления трудового договора).
• Истечение срока действия. Банки часто требуют справку, выданную не ранее 30 дней (иногда 14 дней) назад. Уточняйте требования получателя.
• Отсутствие номера и даты. Документ без реквизитов не имеет юридической силы.
• Подпись не уполномоченного лица. Подписал менеджер по кадрам без доверенности — справка недействительна.
• Скрытие неполного рабочего времени. Если сотрудник работает по ст. 93 ТК РФ (сокращенный день), это обязательно указывать в справке. Иначе — введение в заблуждение банка/суда (мошенничество/обман).

Электронные справки и ЭДО

С 2023–2024 гг. активно внедряются электронные справки через систему СЭД (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО).

• Справка формируется в XML/PDF с ЭЦП (усиленная/неквалифицированная).
• Для банков: многие крупные банки (Сбер, ВТБ, Альфа, Т-Банк) принимают справки по ЭДО или через интеграцию с ФНС/ПФР (СФР) — форма «Справка о доходах и режиме работы» по стандарту ФНС (EDO_СПР_РАБ).
• Для судов: чаще требуют оригинал на бумаге с «живой» подписью и печатью, но некоторые арбитражи принимают сканы с ЭЦП через «Мой Арбитр».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Грамотно составленная справка о режиме работы — это защита организации от претензий инспекций, банков и судов, а также гарантия прав сотрудника. Главные принципы: достоверность, своевременность (3 дня), полнота реквизитов, подпись уполномоченного лица.

Чек-лист перед выдачей:

• [ ] На фирменном бланке / с полными реквизитами организации.
• [ ] Есть номер и дата (соответствуют журналу).
• [ ] Четко указано: «Справка о режиме работы ОРГАНИЗАЦИИ» ИЛИ «СОТРУДНИКА».
• [ ] Для сотрудника: ФИО, Таб. номер, Должность, Дата приема, № ТД;
• [ ] График описан детально: дни недели, часы начала/конца, перерыв, выходные.
• [ ] Указан тип недели (5/6 дн., сменный, гибкий, суммированный учет).
• [ ] Отмечены особые режимы (неполный день, удаленка, вахта), если есть.
• [ ] Есть фраза «Для предъявления в [Конкретная организация]».
• [ ] Подпись руководителя (с расшифровкой) + Печать (если есть).
• [ ] Подпись составителя (кадровик) с контактным телефоном для верификации.
• [ ] Запись сделана в Журнале выдачи справок.
• [ ] Выдано/отправлено в течение 3 рабочих дней.

Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируя их под внутренний трудовой распорядок и устав вашей организации. При сложных случаях (суммированный учет, вахта, комбинированные режимы) проконсультируйтесь с трудовой инспекцией или профессиональным юристом по трудовому праву.