Платежные ведомости — это первичные учетные документы, подтверждающие факт выплаты заработной платы и иных денежных сумм работникам организации. От правильности их хранения зависит возможность подтвердить расчеты с сотрудниками при проверках налоговых органов, Пенсионного фонда, Фонда социального страхования, а также при трудовых спорах. Разберем подробно, какие сроки хранения установлены законодательством и от чего они зависят.
Нормативная база
Сроки хранения платежных ведомостей определяются следующими документами:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральный закон от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 29);
- Приказ Росархива от № 236 — Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения;
- Налоговый кодекс РФ (ст. 23) — в части документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Основные сроки хранения платежных ведомостей
Срок хранения платежной ведомости напрямую зависит от того, ведутся ли в организации лицевые счета работников (или лицевые карточки по начислению зарплаты).
Если лицевые счета ведутся
При наличии лицевых счетов сотрудников платежные (расчетно-платежные) ведомости хранятся 6 лет. Это связано с тем, что вся персонифицированная информация о начислениях и выплатах уже содержится в лицевых счетах, которые хранятся значительно дольше.
Если лицевые счета не ведутся
Если организация не заводила лицевые счета на работников, платежные ведомости становятся единственным источником сведений о выплаченной заработной плате конкретным сотрудникам. В этом случае срок их хранения существенно увеличивается — до 50 лет, а для документов, созданных после 2003 года, — до 75 лет (по документам о трудовых выплатах гражданского персонала).
Таким образом, организация должна длительный срок (50/75 лет) хранить либо лицевые счета сотрудников, либо все документы о получении работниками заработной платы.
Сроки хранения смежных документов
Для полноты картины приведем сроки хранения документов, связанных с выплатой зарплаты:
- Расчетные ведомости и расчетные листки — 6 лет, при отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет;
- Лицевые счета и карточки работников — 50/75 лет;
- Кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга) — 5 лет;
- Журналы регистрации исполнительных листов — 5 лет;
- Платежные поручения — 6 лет;
- Приказы о приеме, переводе, увольнении — 50/75 лет.
С какого момента исчисляется срок хранения
Важно! Исчисление сроков хранения документов производится не с даты составления ведомости, а с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, ведомость, оформленная в марте 2024 года и закрытая делопроизводством в 2024 году, должна храниться начиная с 1 января 2025 года.
Особенности хранения и уничтожения
По истечении срока хранения документы не уничтожаются автоматически. Необходимо:
- Провести экспертизу ценности документов;
- Составить акт о выделении документов к уничтожению;
- Согласовать уничтожение с архивным учреждением (для документов, подлежащих сдаче в архив);
- Утвердить акт у руководителя организации.
Документы с длительными сроками хранения (50/75 лет), содержащие сведения о заработной плате работников, подлежат передаче на государственное или муниципальное архивное хранение при ликвидации организации.
Ответственность за нарушение сроков хранения
Отсутствие первичных учетных документов может повлечь:
- штраф по ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету;
- доначисление налогов и страховых взносов при невозможности подтвердить расходы и базу по взносам;
- проигрышные позиции в трудовых спорах с работниками о невыплаченной зарплате;
- проблемы при подтверждении стажа и заработка сотрудников для назначения пенсий.
Практические рекомендации
- Заводите лицевые счета на всех работников — это позволит сократить срок хранения ведомостей с 50/75 лет до 6 лет;
- Храните ведомости в подшивках по годам с указанием срока хранения на обложке дела;
- При электронном документообороте обеспечьте сохранность электронных подписей и возможность воспроизведения документов на бумаге;
- Учитывайте, что платежная ведомость действует в течение срока выдачи зарплаты, установленного руководителем, после чего закрывается и сдается в дело.
Базовый срок хранения платежных ведомостей на выплату заработной платы составляет 6 лет при условии ведения лицевых счетов работников. Если лицевые счета не велись, ведомости необходимо хранить 50 или 75 лет. Правильная организация архивного хранения зарплатных документов защитит организацию от штрафов и споров, а работников — от потери сведений о заработке и стаже.