Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного задания вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). За время командировки за сотрудником сохраняются место работы и средний заработок, а также возмещаються все связанные с поездкой расходы. Однако на практике у работников и бухгалтеров часто возникает вопрос: в какие сроки работодатель обязан выплатить командировочные? Разберём этот вопрос подробно.

Что именно выплачивается работнику при командировке

При направлении работника в служебную командировку ему полагаются следующие выплаты:

• средний заработок — за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, включая дни нахождения в пути и время вынужденной остановки;
• суточные — за каждый календарный день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также дни в пути;
• компенсация расходов на проезд, к месту командировки и обратно;
• компенсация расходов по найму жилого помещения;
• иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ).

Сроки выплаты аванса на командировочные расходы

Перед отправкой в командировку работодатель обязан выдать работнику денежный аванс на оплату расходов по проезду, найму жилья и суточные. Это требование закреплено в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ).

Конкретный срок выдачи аванса законодательно не установлен, но логика нормы очевидна: аванс должен быть выдан до отъезда работника в командировку, чтобы сотрудник не нёс расходы за счёт собственных средств. На практике аванс выдаётся:

• наличными из кассы организации;
• перечислением на банковскую карту работника.

Рекомендуется выдавать аванс не позднее чем за 1–3 рабочих дня до начала командировки. Точный срок целесообразно закрепить в локальном нормативном акте организации, положении о командировках.

Сроки выплаты среднего заработка за время командировки

Средний заработок за период командировки выплачивается в сроки, установленные для выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ), то есть не реже чем каждые полмесяца. Это подтверждается позицией Минтруда России: оплата труда за время командировки является частью заработной платы, поэтому перечисляется в обычные «зарплатные» дни.

Специалисты рекомендуют прописывать сроки выплаты среднего заработка за период командировки в положении о командировках организации, чтобы избежать споров с работниками.

Сроки окончательного расчёта после командировки

По возвращении из командировки работник обязан в течение трёх рабочих дней представить работодателю авансовый отчёт об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов (билетов, посадочных талонов, чеков, счетов за проживание).

После утверждения авансового отчёта руководителем:

• если работник израсходовал больше выданного аванса, организация обязана возместить перерасход. Конкретный срок законом не установлен, но разумный срок — до ближайшего дня выплаты зарплаты. Его лучше закрепить в локальном акте;
• если остались неизрасходованные средства, работник возвращает их в кассу организации.

Особенности оплаты выходных дней в командировке

Если работник отдыхал в выходной день, находясь в командировке, этот день не оплачивается — возмещаются только командировочные расходы (суточные, жильё). Если же сотрудник привлекался к работе в выходной или праздничный день, либо день выезда/возвращения совпал с выходным, такой день оплачивается не менее чем в двойном размере по правилам ст. 153 ТК РФ.

Ответственность работодателя за задержку выплат

За нарушение сроков выплаты командировочных и среднего заработка работодатель несёт ответственность:

• материальную — уплата процентов (компенсации) в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ);
• административную — штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ: для организаций от 30 до 50 тыс. рублей, для должностных лиц — от 10 до 20 тыс. рублей;
• работник вправе обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или в суд.

1. Аванс на командировочные расходы выдаётся до отъезда работника.
2. Средний заработок за время командировки выплачивается в дни выплаты зарплаты.
3. Авансовый отчёт сдаётся в течение 3 рабочих дней после возвращения.
4. Перерасход по авансовому отчёту возмещается в срок, установленный локальным актом, — как правило, до ближайшей выплаты зарплаты.
5. Все сроки рекомендуется закрепить в положении о командировках организации.

Чёткое соблюдение сроков расчётов с командированными работниками защищает организацию от штрафов и споров, а работника — от неоправданных финансовых потерь.