Упрощенная система налогообложения (УСН) с объектом «Доходы минус расходы» (ставка 15%) позволяет существенно снизить налоговую нагрузку, но требует строгого соблюдения правил формирования налоговой базы. Ключевой момент — правильное определение расходов, перечень которых закрыт и исчерпывающий (ст. 346.16, 346.17 НК РФ). В этой статье подробно разберем, как учитывать выплаты пособий (больничные, декретные, на детей), страховые взносы и связанные с ними нюансы для ИП и организаций на актуальном на 2026 год законодательстве.

Общие принципы учета расходов по УСН (гл. 26.2 НК РФ)

Прежде чем переходить к конкретным видам пособий, напомним фундаментальные критерии, которым должен соответствовать каждый расход для признания его в налоговом учете (п. 1 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ):

• Экономическая обоснованность: расход направлен на получение дохода.
• Документальное подтверждение: наличие первичных документов (платежки, акты, накладные, расчетные листы, приказы).
• Принадлежность к перечню ст. 346.16 НК РФ: расход должен прямо входить в закрытый список (или относиться к амортизации/материальным затратам).
• Наступление платежа (кассовый метод): расход учитывается в том налоговом периоде, в котором он фактически оплачен (деньги списаны со счета/кассы).

Важно: Налоговая база = Доходы (по кассовому методу) – Расходы (по кассовому методу). Если расходы превышают доходы, убыток переносится на будущие периоды неограниченно во времени.

Страховые взносы: главное средство снижения налога

Для плательщиков УСН «Доходы минус расходы» страховые взносы — это не просто обязательные платежи, а мощный инструмент уменьшения налога.

Взносы «за себя» (ИП без сотрудников)

ИП на УСН 15% имеют право уменьшить авансовые платежи и итоговый налог на сумму уплаченных фиксированных взносов за себя (пенсионные + медицинские ОМС) и взноса за превышение лимита (1% с дохода свыше 300 тыс. руб.).

• Уменьшение производится в налоговом (календарном) году, в котором взносы фактически перечислены в бюджет;
• Ограничение: налог нельзя уменьшить более чем на 50% (если у ИП есть сотрудники — на 100%).
• Взносы за себя НЕ включаются в расходы по ст. 346.16 НК РФ (не уменьшают базу), они уменьшают сам рассчитанный налог (ст. 346.21 НК РФ).

Взносы за сотрудников

Страховые взносы за сотрудников (пенсионные, ФОМС, ФСС/СФР по несовпадению/профзаботам) относятся к расходам по п. 1 ст. 346.16 НК РФ (как расходы на оплату труда).

• Учитываются в налоговом периоде фактической оплаты (перечисления в СФР).
• Снижают налоговую базу (Доходы – Расходы).
• Оплата взносов за сотрудников также дает право на уменьшение налога (как и взносы за себя), но в совокупности с расходами на зарплату позволяет закрыть налог на 100%.

Выплата пособий: кто платит и как учитывать расходы

С 2023 года (ФЗ-129) основным платежником по больничным и декретным является Социальный фонд России (СФР). Работодатель (ИП/ООО) платит только первые 3 дня больничного. Это кардинально меняет учет расходов.

Временная нетрудоспособность (больничный лист)

Нюанс про страховые взносы: На сумму, выплаченную работодателем за первые 3 дня, начисляются страховые взносы (пенсионные, ФОМС, непроф). Эти взносы также включаются в расходы (п. 1 ст. 346.16 НК РФ) в момент их перечисления в СФР.

Пособия по беременности и родам (декретные / БиР)

С 2023 года выплачиваются исключительно СФР напрямую застрахованному лицу.

• Для работодателя: это не расходы по УСН. Суммы не выплачивались из кассы, взносы на них не начисляются.
• Документы: Работодатель лишь предоставляет сведения для назначения пособия (СЗВ-ТД, сведения о заработке), но не несет расходов на выплату.

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет (и до 3 лет)

• Выплачивается СФР напрямую.
• Работодатель не несет расходов на выплату пособия.
• Важный момент: Если работодатель выплачивает дополнительные выплаты (материальную помощь, доплату до среднего заработка по коллективному договору/локальному нормативному акту) — эти суммы признаются расходами по п. 1 ст. 346.16 НК РФ (оплата труда) и подлежат облажению взносами.

Пособие при рождении ребенка (разовый, «путевки» и др.)

• Выплачиваются СФР.
• Не являются расходами работодателя.

Материальная помощь и социальные выплаты по инициативе работодателя

Если ИП/ООО решает выплатить сотруднику материальную помощь (рождение ребенка, смертный случай, юбилей, лечение) за свой счет:

• До 4 000 руб. в год на сотрудника: не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Признаются расходами по п. 1 ст. 346.16 НК РФ (п. 28 п. 1 ст. 346.16 НК РФ — расходы на социальную сферу) в день выплаты.
• Свыше 4 000 руб.: излишек облагается НДФЛ и взносами. В расходы УСН включается вся сумма выплаты (в т.ч. НДФЛ, удержанный у сотрудника) и начисленные на излишек взносы.

Оплата труда (зарплата) как расход

Фонд оплаты труда (ФОТ) — основной расход по п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

• Момент признания: день фактической выдачи денег (наличных через кассу) или перечисления на банковскую карту (день списания со счета работодателя / зачисления на счет получателя — позиция МФНС: момент перечисления банку).
• Состав расхода: начисленная зарплата (до удержания НДФЛ) + начисленные страховые взносы.
• НДФЛ: удержанный НДФЛ не является отдельным расходом, он входит в состав выплаченной зарплаты (брутто).

Особенности для ИП без сотрудников

ИП без сотрудников не могут учитывать в расходах собственную зарплату/вывод средств. Их доходы минус расходы формируются только за счет бизнес-расходов (аренда, закупки, услуги, амортизация, взносы за себя, как уменьшение налога).

Перечень основных статей расходов (чек-лист для ст. 346.16 НК РФ)

Кроме оплаты труда и взносов, к расходам относятся (если оплачены и документарно подтверждены):

1. Материальные расходы: закупка товаров, сырья, материалов, ТМЦ, топлива, энергии (п. 1).
2. Амортизация: основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), принятых к учету и используемых в деятельности (п. 2). Линейный метод. Группы ОС по Классификатору.
3. Аренда: имущества (помещения, оборудования, транспорта) — п. 3.
4. Ремонт ОС: текущий и капитальный (п. 4). Капремонт увеличивает первоначальную стоимость ОС, расходы учитываются через амортизацию.
5. Расходы на НИОКР: исследования, разработки, конструкторские работы (п. 5).
6. Командировочные: суточные (в нормах НК РФ), проезд, жилье, страховка (п. 6).
7. Обучение персонала: по программам, связанным с деятельностью (п. 7).
8. Проценты по кредитам/займам: в пределах норм ст; 269 НК РФ (п. 8).
9. Страхование: имущества, ответственности, жизни сотрудников (п. 9).
10. Реклама и маркетинг: расходы на рекламу (п. 10).
11. Услуги связи, интернета, почты: (п. 11).
12. Транспортные расходы: ГСМ, обслуживание авто, страховка ОСАГО/КАСКО (п. 12).
13. Аренда земли: плата за земельные участки (п. 13).
14. Судебные расходы, гошпошлины, нотариальные услуги: по делам, связанным с деятельностью (п. 14).
15. Банковские комиссии: за ведение счетов, РКО, эквайринг (п. 15).
16. Расходы на социальную сферу: материальная помощь, питание, жилье, дошкольные учреждения (п. 28).
17. Иные расходы: прямо указанные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ (список исчерпывающий!).

Расходы, которые НЕЛЬЗЯ учитывать (частые ошибки)

• НДФЛ, удержанный у сотрудников (уже входит в брутто-зарплату).
• Сам налог по УСН.
• Штрафы, пени, неустойки (п. 5 п. 2 ст. 270 НК РФ, отсылка в ст. 346.17).
• Налоги, сборы, платежи, не предусмотренные Кодексом (кроме взносов).
• Расходы на приобретение прав на результаты интеллектуальной деятельности (если не НИОКР).
• Дивиденды, проценты по облигациям (для получения дохода в виде дивидендов).
• Расходы на покупку товаров/услуг у контрагентов, по которым не выgestellt счет/УПД/чек (документооборот).
• Личные расходы ИП (продукты, лечение, обучение детей, кредиты физлица).
• Амортизация земельных участков, природных ресурсов.

Минимальный налог (1% от доходов)

По УСН 15% существует минимальный налог = 1% от доходов (п. 6 ст. 346.18 НК РФ).

• Рассчитывается по итогам налогового периода (года).
• Если налог по базе (Доходы – Расходы) * 15% < 1% от Доходов, платится 1%.
• Разницу между минимальным налогом и налогом по базе можно зачесть в расходы будущих лет (п. 6 ст. 346.18 НК РФ).
• Страховые взносы за себя (ИП) уменьшают минимальный налог? НЕТ. Минимальный налог уменьшить взносами за себя нельзя (Письмо МФНС). Взносы за себя уменьшают только «основной» налог (база * 15%). Взносы за сотрудников уменьшают и основной, и минимальный налог (так как они в расходах базы).

Пример расчета налога за 2024/2025/2026 год (ИП с сотрудником)

Условия: ИП на УСН 15%, 1 сотрудник. Доходы за год: 5 000 000 руб.

Примечание: Авансовые платежи за 1 полугодие, 9 мес, 3 кв. рассчитываются аналогично по накопленным итогам периода. Взносы за себя уменьшают авансы пропорционально.

Документирование: без бумаки — нет расхода

Налоговая инспекция при камеральной/выездной проверке требует «пакет документов» на каждый расход:

• Договор (основание).
• Первичка: УПД/счет-фактура/товарная накладная/акт приема-передачи/акт выполненных работ.
• Платежка (банковская выписка) с отметкой об исполнении / кассовый чек (ККМ) / РКО/ПКО.
• Внутренние документы: приходные ордера (М-4), лимитки на ГСМ, путевые листы (авто), служебные записки, приказы о командировках/награждении/больничных.
• Для зарплаты: штатное расписание, трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении/начислении, расчетные листы (Т-51/Т-53 или свои формы), ведомости на выдачу зарплаты, платежки в банк/СФР.

Актуальные изменения 2024–2026 гг., влияющие на расходы

1. Единый налоговый платеж (ЕНП) и Единый налоговый счет (ЕНС): Все налоги, взносы, пени платятся единым платежом по КБК. Момент оплаты — день поступления средств на ЕНС (для кассового метода УСН это критично: платежка отправлена 30 дек, на ЕНС пришла 10 янв, расход следующего года).
2. Повышение лимита доходов для УСН: С 2025 года лимит доходов для применения УСН увеличен до 265,8 млн руб. (с коэф. дефлятора), число сотрудников до 130 чел. Это позволяет оставаться на УСН крупнее бизнесу.
3. Повышение ставок взносов и пределов базы: Ежегодно индексируются максимальные базы для пенсионных и ФОМС взносов. Учитывайте актуальные пределы при расчете взносов за высокооплачиваемых сотрудников (сверх лимита — ставка ниже).
4. Электронные больничные (ЭЛН): Полностью бумажные больничные отменены. Работодатель получает данные из СФР. Первичкой для расхода первых 3 дней служит расчетный лист, сформированный на основании данных ЭЛН.
5. КБК для УСН: Используйте актуальные КБК для ЕНП (основной КБК 1###61110160, «Единый налоговый платеж»).

Резюме: чек-лист для закрытия налогового периода

1. Сверьте доходы по банковским выпискам и кассовым чекам (ККМ) с КУДиР.
2. Проверьте все расходы в КУДиР на соответствие п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
3. Убедитесь, что по каждому расходу есть: договор + первичка + платежка (с датой списания в отчетном периоде).
4. Проверьте зарплату: начислено = выплачено (нет задолженности перед сотрудниками на конец периода, иначе расход сдвинется).
5. Проверьте взносы: начислено = перечислено в СФР (в отчетном периоде).
6. Рассчитайте налог по базе (15%) и минимальный налог (1%).
7. Примените уменьшение на взносы за себя (ИП) и за сотрудников (в пределах 50%/100%).
8. Заполните декларацию по УСН (форма утверждена Приказом ФНС от № ЕД-7-3/118@).
9. Сдайте декларацию до 25 апреля года, следующего за отчетным (для 2024 года — до ; для 2025 — до ).
10. Уплатите налог (ЕНП) до 28 апреля (ИП) / 28 марта (ООО — аванс за 4 кв., итог до 28 марта след. года).

Успешное применение УСН «Доходы минус расходы» строиться на трех китах: кассовый метод (оплатил — учел), закрытый перечень расходов (ст. 346.16 НК РФ) и безупречное документирование. С переходом выплат пособий на СФР роль работодателя сократилась до оплаты первых 3 дней больничного, что упростило учет, но лишило возможности списывать большие суммы пособий по уходу за ребенком или декретные. Главный резерв снижения налога — грамотное планирование зарплатного фонда, взносов, аренды, закупок и амортизации. Ведите КУДиР своевременно, сверяйтесь с выписками по ЕНС и используйте право на уменьшение налога страховыми взносами в полном объеме.

Статья подготовлена на основе НК РФ (гл. 26.2), ст. 346.16–346.21, ФЗ-129 от , актуальных разъяснений МФНС и ФНС России на 2024–2026 годы. Данная информация носит справочный характер. Для принятия решений по конкретным бизнес-ситуациям рекомендуется консультация с профессиональным бухгалтером или налоговым консультантом.