Когда сотрудник увольняется, не отработав до конца рабочий год, за который он уже использовал отпуск, работодатель вправе удержать из расчётных сумм оплату за неотработанные дни отдыха. Важный нюанс: способ оформления такого удержания напрямую влияет на налоги — НДФЛ и страховые взносы. Разберёмся, как всё сделать правильно.
Когда возникает удержание за отпуск авансом
По Трудовому кодексу РФ право на ежегодный оплачиваемый отпуск у работника возникает через шесть месяцев работы, однако по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и раньше. Если сотрудник отгулял отпуск «авансом» и увольняется до окончания рабочего года, за который отпуск был предоставлен, образуется задолженность работника перед организацией.
Работодатель вправе удержать эту сумму при окончательном расчёте, но с ограничением: общий размер удержаний не может превышать 20% от суммы, причитающейся к выплате (ст. 138 ТК РФ).
Когда удержание производить нельзя
Существуют ситуации, при которых удержание за неотработанные дни отпуска не производится вовсе:
- сокращение штата или численности работников;
- ликвидация организации;
- призыв на военную службу;
- признание работника полностью нетрудоспособным;
- смерть работника или работодателя;
- отказ от перевода в связи с состоянием здоровья.
Например, при сокращении удержание за отпускной аванс равно нулю — работник ничего не должен возвращать.
Два варианта оформления удержания и их влияние на налоги
В программах учёта (например, 1С:ЗУП) существует два принципиально разных способа отразить удержание:
Сторно начислений — уменьшает налоги и взносы
При этом варианте удержание регистрируется как сторно (отрицательное начисление) отпускных. Это означает:
- уменьшается база по НДФЛ — налог пересчитывается в меньшую сторону;
- уменьшается база по страховым взносам;
- корректируются отчёты: РСВ и сведения о доходах (бывшая форма 2-НДФЛ).
Этот способ считается более корректным с точки зрения законодательства, поскольку фактически работник получил меньший доход, чем было начислено ранее. Однако он требует подачи уточнённой отчётности за период, в котором отпускные были выплачены, что может вызвать сложности.
Удержание, не уменьшает налоги и взносы
В этом случае сумма просто удерживается из расчёта при увольнении как долг работника. НДФЛ и взносы рассчитываются только из суммы начислений за последний месяц, а удержание на них не влияет. Этот вариант проще в оформлении, но приводит к тому, что работник фактически переплачивает НДФЛ, а организация — взносы.
Пример расчёта
Допустим, зарплата сотрудника при увольнении составляет 80 000 ₽ до налога, ставка НДФЛ — 13%, других удержаний нет. Максимальная сумма удержания:
- НДФЛ: 80 000 × 13% = 10 400 ₽;
- сумма к выплате: 80 000 − 10 400 = 69 600 ₽;
- лимит удержания 20%: 69 600 × 20% = 13 920 ₽.
Таким образом, из 14 000 ₽ задолженности за отпуск удержать можно только 13 920 ₽, а остаток работник может вернуть добровольно.
НДФЛ с отпускных: общие правила
Напомним ключевые моменты налогообложения отпускных:
- НДФЛ удерживается в день выплаты отпускных, даже если отпуск переходящий.
- Налоговая база уменьшается на вычеты (стандартные, социальные, имущественные), полагающиеся в месяце выплаты.
- С 2025 года действует прогрессивная шкала ставок: 13%, 15%, 18%, 20% и 22% в зависимости от размера годового дохода.
- Работодатель не вправе платить НДФЛ за счёт собственных средств, налог удерживается из дохода работника.
Удержание за использованный авансом отпуск — законное право работодателя, но способ его оформления определяет налоговые последствия. Вариант «сторно начислений» уменьшает НДФЛ и взносы и отражает реальную экономическую ситуацию, однако требует корректировки отчётности. Вариант «удержание без уменьшения налогов» проще, но менее выгоден. Выбор следует делать осознанно, с учётом позиции налоговых органов и возможностей учётной программы.