Смерть сотрудника, это не только человеческая трагедия, но и ситуация, требующая от кадровика и бухгалтера чётких и юридически грамотных действий. Трудовой договор в этом случае прекращается по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ), а все причитающиеся выплаты передаются членам семьи умершего. Рассмотрим пошагово, как отразить увольнение в связи со смертью работника в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП).
Шаг 1. Подготовка документов-оснований
Прежде чем вносить данные в программу, убедитесь, что у вас есть документальное основание:
- свидетельство о смерти (оригинал или копия);
- либо решение суда о признании гражданина умершим или безвестно отсутствующим.
Датой увольнения считается дата смерти сотрудника, указанная в свидетельстве, а не дата получения документа работодателем. Если сотрудник признан умершим судом, датой прекращения трудового договора будет дата вступления решения суда в силу.
Шаг 2. Создание документа «Увольнение» в 1С:ЗУП
- Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы»).
- Нажмите кнопку «Создать» и выберите документ «Увольнение».
- В поле «Сотрудник» укажите умершего работника.
- В поле «Дата увольнения» проставьте дату смерти по свидетельству.
- В поле «Основание увольнения» выберите из классификатора: «п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, смерть работника».
- В поле «Документ-основание» укажите реквизиты свидетельства о смерти (серия, номер, дата выдачи, кем выдано).
Шаг 3. Расчет причитающихся выплат
На вкладке начислений программа автоматически рассчитает:
- заработную плату за фактически отработанные дни месяца;
- компенсацию за неиспользованный отпуск — рассчитывается в общем порядке, исходя из отпускного стажа на дату смерти;
- иные начисления (премии, надбавки), если они предусмотрены локальными актами.
Обратите внимание на особенности налогообложения:
- НДФЛ с выплат, причитающихся умершему сотруднику и передаваемых наследникам, не удерживается (п. 18 ст. 217 НК РФ). В 1С:ЗУП это обрабатывается автоматически при корректном указании основания увольнения;
- страховые взносы на суммы, начисленные после смерти работника, также не начисляются, поскольку трудовые отношения прекращены.
Шаг 4. Выплата средств членам семьи
Зарплата и компенсации, не полученные ко дню смерти работника, выдаются членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего (ст. 141 ТК РФ). Для этого родственник должен представить:
- заявление о выдаче сумм;
- паспорт;
- документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, о рождении и т.п.);
- свидетельство о смерти.
Выплату необходимо произвести не позднее недельного срока со дня подачи документов. В программе оформляется ведомость на выплату через кассу или банк. Если никто не обратился за выплатой в течение 4 месяцев, суммы включаются в состав наследства.
Шаг 5. Приказ, личная карточка и трудовая книжка
На основании документа «Увольнение» в 1С:ЗУП формируется:
- приказ об увольнении (форма Т-8 или самостоятельно разработанная форма). Ознакомить сотрудника с приказом невозможно, поэтому на приказе делается соответствующая отметка;
- запись в личной карточке (Т-2);
- запись в трудовой книжке со ссылкой на п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Трудовая книжка выдается родственникам под расписку или направляется по почте по их письменному заявлению.
Шаг 6. Отчетность
Не забудьте отразить увольнение в отчетности:
- СЗВ-ТД — подается не позднее следующего рабочего дня после издания приказа;
- в РСВ и 6-НДФЛ умерший сотрудник отражается по общим правилам за период, когда начисления производились;
- в разделе 2 формы ЕФС-1 (СЗВ-СТАЖ) сотрудник включаеться за отчетный год.
Типичные ошибки
- Указание датой увольнения дня получения свидетельства вместо даты смерти — это искажает расчет стажа и компенсаций.
- Удержание НДФЛ с выплат наследникам — нарушение п. 18 ст. 217 НК РФ.
- Отсутствие отметки о невозможности ознакомления сотрудника с приказом.
- Несвоевременная подача СЗВ-ТД.
Оформление увольнения в связи со смертью сотрудника в 1С:ЗУП не вызывает сложностей, если соблюдать последовательность: получить документ-основание, создать документ «Увольнение» с правильным основанием по ст. 83 ТК РФ, проверить расчет компенсации и отсутствие НДФЛ и взносов, выплатить средства родственникам и сдать отчетность. Внимательность к датам и реквизитам документов поможет избежать претензий со стороны проверяющих органов и родственников умершего.