Что такое ведомость начисления и удержания

Ведомость начисления и удержания за месяц (расчетная ведомость) — это первичный учетный документ‚ который служит для начисления заработной платы сотрудникам организации и отражения всех удержаний из нее. На основании этого документа работник получает информацию о том‚ из чего складывается его доход за расчетный период‚ а бухгалтерия, основание для выплаты зарплаты и перечисления налогов.

Документ фиксирует:

• начисленные суммы (оклад‚ премии‚ надбавки‚ доплаты‚ отпускные‚ больничные);
• удержанные суммы (НДФЛ‚ аванс‚ алименты‚ займы и прочие удержания);
• итоговую сумму к выплате на руки.

Форма документа

Существует унифицированная форма бланка Т-51 «Расчетная ведомость»‚ утвержденная постановлением Госкомстата. Однако с 2013 года применение унифицированных форм не является обязательным: работодатель вправе разработать собственную форму ведомости и утвердить ее в качестве приложения к учетной политике.

При разработке собственного бланка необходимо контролировать наличие в нем обязательных реквизитов первичного документа:

1. наименование документа;
2. дата составления;
3. наименование организации;
4. содержание хозяйственной операции;
5. измерители операции в натуральном и денежном выражении;
6. должности и подписи ответственных лиц.

На практике большинство работодателей используют форму Т-51‚ так как ее шаблон уже заложен в учетные программы (например‚ 1С:ЗУП)‚ в ней присутствуют все необходимые реквизиты‚ и у проверяющих органов к ней меньше претензий‚ чем к самостоятельно разработанной форме.

Кто составляет ведомость

Ответственный за составление расчетной ведомости, специалист‚ ведущий расчет заработной платы в организации (бухгалтер-расчетчик). Документ составляется в единственном экземпляре и подписывается составителем. Если в организации несколько подразделений‚ удобно формировать ведомость в разбивке по подразделениям.

Структура и содержание ведомости

Табличная часть ведомости позволяет включить необходимое количество сотрудников. По каждому работнику указываются:

• табельный номер;
• фамилия и инициалы;
• должность (профессия);
• тарифная ставка (оклад);
• количество отработанных дней (часов);
• начисленные суммы по видам оплат;
• удержанные суммы по видам удержаний;
• сумма к выплате.

Расчет выполняется на основании данных табеля учета рабочего времени‚ тарифной ставки (оклада) с учетом надбавок и сведений об удержаниях из личной карточки сотрудника (форма Т-2).

Пример расчета

Работник трудится специалистом с окладом 36 987 руб. В апреле он отработал 14 дней из 21 рабочего дня по производственному календарю.

Расчет оклада за отработанное время:

36 987 руб. / 21 дн. × 14 дн. = 24 658 руб.

24 658 руб. + 11 101‚90 руб. = 35 759‚90 руб.

Удержание НДФЛ по ставке 13% (с учетом округления):

35 759‚90 руб. × 13% = 4 649 руб.

Удержание ранее выплаченного аванса. За первую половину месяца сотруднику уже был выплачен доход в сумме 19 374‚14 руб.‚ который также удерживается из общего начисления.

Окончательная сумма к выплате:

35 759‚90 руб. − 4 649 руб. − 19 374‚14 руб. = 11 736‚76 руб.

Виды удержаний из заработной платы

В ведомости отражаются все виды удержаний:

• обязательные — налог на доходы физических лиц (НДФЛ)‚ удержания по исполнительным документам (алименты‚ долги по решениям суда);
• по инициативе работодателя — удержание аванса‚ неотработанных сумм‚ возмещение материального ущерба;
• по заявлению работника — профсоюзные взносы‚ погашение займов‚ добровольные страховые взносы.

Важно помнить‚ что общий размер удержаний при каждой выплате‚ как правило‚ не может превышать 20% заработной платы‚ а в случаях‚ предусмотренных законом (например‚ по нескольким исполнительным листам)‚, 50%‚ при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, до 70%.

Связь с другими документами

Сумма к выплате в расчетной ведомости должна совпадать с суммой в платежной ведомости (форма Т-53) по соответствующему сотруднику. Расчетная и платежная ведомости составляются в паре. Если организация использует форму Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»‚ то отдельно оформлять расчетную и платежную ведомости уже не требуется.

Автоматизация формирования ведомости

В современных учетных программах (например‚ 1С:ЗУП 3.1) формирование ведомости автоматизировано. Документ заполняется по сотрудникам исходя из данных об отработанном времени по табелю и тарифной ставки с учетом надбавок и удержаний; Печатную форму можно сформировать как в целом по организации‚ так и по отдельным подразделениям‚ что существенно упрощает работу бухгалтера и снижает риск арифметических ошибок.

Сроки хранения

Расчетные ведомости относятся к документам по личному составу и оплате труда‚ поэтому подлежат хранению в архиве организации в течение установленного законодательством срока (как правило‚ не менее 5 лет‚ а при отсутствии лицевых счетов, значительно дольше). За отсутствие первичных документов организация может быть привлечена к ответственности.

Ведомость начисления и удержания за месяц, ключевой документ расчета заработной платы. Он обеспечивает прозрачность начислений и удержаний‚ служит основанием для выплаты дохода сотрудникам и подтверждает правильность расчетов при проверках. Корректное и своевременное оформление ведомости — обязательное условие грамотной организации учета оплаты труда на предприятии.