Выплата заработной платы работникам — одна из ключевых обязанностей работодателя, закрепленная Трудовым кодексом РФ․ Сегодня большинство организаций перечисляют зарплату не наличными через кассу, а на банковские карты сотрудников в рамках зарплатного проекта․ При этом важно правильно оформить первичные документы, ведомости на выплату заработной платы․ В этой статье разберем, какие формы применяются, как их заполнять и на что обратить внимание․
Какие ведомости используются при выплате зарплаты
Законодательство не обязывает организации применять строго унифицированные формы первичных документов — с 2013 года компании вправе разрабатывать собственные бланки․ Однако на практике чаще всего используются формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ № 1 от :
- Форма Т-49, расчетно-платежная ведомость․ Объединяет начисление и выплату зарплаты в одном документе․ Удобна для небольших организаций․
- Форма Т-51 — расчетная ведомость․ Применяется только для начисления заработной платы․
- Форма Т-53 — платежная ведомость․ Используется для оформления выплаты начисленных сумм․
Особенности выплаты через банк
Если организация применяет расчетную ведомость (Т-51) для начисления зарплаты, то порядок оформления выплаты зависит от способа выдачи денег:
- Выплата наличными из кассы — оформляется платежной ведомостью по форме Т-53․
- Перевод на карточные счета сотрудников (в рамках зарплатного проекта) — оформляется документами, предусмотренными банком: реестром на перечисление заработной платы и платежным поручением на общую сумму․
Таким образом, при безналичной выплате классическая платежная ведомость Т-53, как правило, не нужна — ее заменяет банковский реестр․ Однако многие бухгалтеры продолжают оформлять ведомость для внутреннего учета․
Важный нюанс при использовании формы Т-53
Если организация все же применяет платежную ведомость Т-53 при перечислении зарплаты на банковские счета, то в графе 5 (где обычно работник ставит подпись о получении денег) необходимо сделать пометку: «Перечислено на кредитную карту (банковский счет)»․ Это подтверждает способ выплаты и исключает вопросы при проверках․
Реестр на перечисление зарплаты в банк
Основной документ при выплате зарплаты через банк — реестр․ Его форму обычно предоставляет банк в соответствии с договором на зарплатный проект․ Как правило, реестр содержит:
- наименование организации и реквизиты договора с банком;
- дату и номер реестра;
- ФИО работников;
- номера лицевых (карточных) счетов сотрудников;
- суммы, подлежащие перечислению каждому работнику;
- общую итоговую сумму выплаты;
- подписи ответственных лиц и печать организации (при наличии)․
Реестр передается в банк вместе с платежным поручением на общую сумму․ Банк зачисляет деньги на счета сотрудников в сроки, установленные договором (обычно в день получения реестра или на следующий рабочий день)․
Порядок заполнения и подписания ведомостей
Независимо от применяемой формы, при оформлении ведомостей следует соблюдать общие правила:
- Ответственный за составление — специалист, ведущий начисление заработной платы (бухгалтер по расчету зарплаты)․
- Утверждение к выплате — документ подписывают руководитель организации и главный бухгалтер․ Их подписи в шапке документа подтверждают согласование выплаты․
- Заверение — ведомость подписывается кассиром (при наличной выплате) и ответственным бухгалтером с расшифровками подписей․
Сроки выплаты и депонирование
Заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца (ст․ 136 ТК РФ)․ При наличной выплате по ведомости Т-53 деньги выдаются в течение установленного срока (обычно 3–5 дней)․ Если работник не получил зарплату в этот период, напротив его фамилии ставится отметка «Депонировано», а сумма возвращается на расчетный счет․
При выплате через банк депонирование, как правило, не возникает, деньги зачисляются на счет работника автоматически․ Это одно из главных преимуществ безналичного расчета․
Хранение ведомостей
Ведомости на выплату заработной платы относятся к первичным учетным документам и подлежат хранению в течение 5 лет (а при отсутствии лицевых счетов — до 75 лет в отдельных случаях)․ Документы должны быть доступны для проверок налоговых органов, трудовой инспекции и внешних аудиторов․
При выплате заработной платы через банк основными документами становятся реестр на перечисление (по форме банка) и платежное поручение․ Унифицированные формы Т-49, Т-51 и Т-53 могут применяться для внутреннего учета, при этом в платежной ведомости Т-53 следует указывать пометку о перечислении на банковский счет․ Главное — обеспечить правильное оформление, подписание документов ответственными лицами и соблюдение сроков выплаты, установленных Трудовым кодексом РФ․