В профессиональной деятельности сотрудника органов внутренних дел (МВД РФ) написание различных видов служебных документов является ежедневной необходимостью. В народе и даже в самой среде сотрудников термин «заявление» часто используется как общее название для нескольких принципиально разных документов: рапортов‚ объяснительных записок‚ служебных записок‚ протоколов и актов. Каждый из них имеет свою правовую основу‚ структуру и назначение.

Данная статья подробно разбирает основные виды документов‚ которые полицейский пишет от своего имени‚ их правовое регулирование‚ структуру и предоставляет типовые образцы заполнения актуальных на 2026 год.

Правовое регулирование документооборота в МВД РФ

Оформление служебных документов в полиции строго регламентируется нормативными правовыми актами. Основными документами‚ определяющими правила делопроизводства‚ являются:

• Приказ МВД России от № 624 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации» (далее, Инструкция по делопроизводству).
• Приказ МВД России от № 889 «Об утверждении Административного регламента предоставления МВД России государственной услуги по приему и рассмотрению обращений граждан и юридических лиц».
• Уголовно-процессуальный кодекс РФ (УПК РФ), для процессуальных документов (протоколы осмотра‚ допроса‚ задержания и т.д.).
• Кодекс РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) — для протоколов об административных правонарушениях.
• Федеральный закон от № 3-ФЗ «О полиции» (статьи 14‚ 15‚ 21 и др. регламентируют права и обязанности‚ закрепленные за документами).

Важно: В соответствии с п. 49 Инструкции по делопроизводству (Приказ № 624)‚ служебные документы должны составляться на русском языке четко‚ точно и лаконично‚ на бланках установленного образца или на листах формата А4.

Основные виды документов‚ пишущихся полицейским «от себя»

Рапорт (Rapport)

Это основной вид служебного документа для сообщения руководству о фактах‚ имеющих значение для служебной деятельности‚ а также для личных просьб (об отпуске‚ увольнении‚ назначении звания‚ перевода‚ поощрении и т.д.).

Правовая основа: п. 103 Инструкции по делопроизводству (Приказ МВД № 624).

Классификация рапортов:

1. По содержанию: просительные (личного характера)‚ доносные (о служебных фактах)‚ рапорты-сообщения (о выполнении поручения‚ о происшествии).
2. По форме: письменные (стандарт) и устные (допускаются в срочных случаях‚ затем оформляются письменно).

Объяснительная записка (Explanatory Note)

Документ‚ в котором сотрудник излагает свою позицию по поводу совершенного служебного проступка‚ нарушения дисциплины‚ участия в ЧП (чрезвычайном происшествии)‚ применения физической силы/спецсредств/огнестрельного оружия.

Правовая основа: ст. 193 ТК РФ (обязанность работника дать объяснение)‚ п. 104 Инструкции по делопроизводству‚ Приказ МВД № 624.

Срок: Обычно 2 рабочих дня со дня требования ющим‚ но может быть продлен по уважительной причине.

Служебная записка (Official Memo)

Документ для деловой переписки между структурными подразделениями МВД‚ а также между подчиненными и руководящими должностными лицами по вопросам организации службы‚ учета‚ снабжения‚ кадровой работы и т.д. Не используется для личных просьб (для этого — рапорт).

Правовая основа: п. 105 Инструкции по делопроизводству.

Процессуальные документы (Протоколы‚ Акт‚ Постановления)

Это особая категория документов‚ составляемых полицейским в рамках производственного деятельности (допрос‚ осмотр‚ обыск‚ задержание‚ составление протокола об АП). Они регулируются УПК РФ и КоАП РФ и требуют строгого соблюдения процедуры.

Общие требования к оформлению (Структура документа)

Любой служебный документ полицейского (рапорт‚ объяснительная‚ служебная записка) состоит из четырех обязательных частей:

Шапка документа (Реквизиты адресата и автора)

Располагается в правом верхнем углу. Указывается:

• Должность‚ звание‚ ФИО адресата (начальника органа/подразделения) в дательном падеже (Кому?);
• Должность‚ звание‚ ФИО автора (Кто?).

Начальнику ОМВД России по г. Примерску
полковнику полиции Иванову И.И.
от младшего инспектора ППСП ОМВД России по г. Примерску
лейтенанта полиции Петрова П.П.

Основная часть (Содержание)

• Название документа: РАПОРТ‚ ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА‚ СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА (по центру строки‚ заглавными буквами).
• Описательная часть: Изложение фактов‚ причин‚ обстоятельств. Для рапортов-просительных: «Прошу…». Для объяснительных: хронология событий‚ мотивы действий.
• Резолютивная часть (для рапортов/служебных записок): Четкая формулировка просьбы или предложения («Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск…»‚ «Прошу рассмотреть возможность…»).

Заключительная часть (Реквизиты завершения)

• Дата составления (число‚ месяц словами‚ год);
• Подпись автора с расшифровкой (Подпись / Фамилия И.О.);
• Личный номер служебного удостоверения (для рапортов личного характера и объяснительных).

Типовые образцы заполнения (Актуально на 2026 год)

Образец 1. Рапорт просительный (На предоставление ежегодного отпуска)

Образец 2. Объяснительная записка (По факту нарушения дисциплины / опоздания)

Образец 3. Служебная записка (Межведомственное взаимодействие / Запрос справки)

Образец 4. Рапорт-сообщение (О применении физической силы / спецсредств)

Составляется в соответствии со ст. 16 ФЗ «О полиции» и п. 103 Инструкции по делопроизводству немедленно после применения мер принуждения.

Особенности подачи и регистрации документов

1. Регистрация: Все входящие и исходящие служебные документы подлежат обязательной регистрации в журнале учета (электронном или бумажном) в канцелярии (делопроизводстве) органа/подразделения (п. 53 Инструкции по делопроизводству).
2. Срок рассмотрения:
   • Рапорты просительные — в срок‚ необходимый для принятия решения (обычно до 3-5 дней‚ по отпускам — за 2 недели до начала).
   • Объяснительные записки — рассматриваются ющим в течение 3 рабочих дней после получения (для решения о возбуждении дела о проступке).
   • Служебные записки, срок ответа устанавливается руководителем‚ стандарт — 15 дней (п. 67 Инструкции).
3. Электронный документооборот (ЭДО): В 2026 году подача рапортов и объяснительных через АИС «Делопроизводство МВД» (ЭДО МВД) является основным способом. Бумажный дубликат может потребоваться для личного дела (рапорты на увольнение‚ присвоение званий) или при отсутствии доступа к ЭДО.
4. Талон-уведомление: При личной подаче бумажного документа в канцелярию сотрудник имеет право получить талон-уведомление о принятии документа (п. 56 Инструкции).

Типичные ошибки‚ которых следует избегать

• Неправильный адресат: Рапорт пишется только непосредственному руководителю (начальнику органа/подразделения)‚ а не «Начальнику полиции» абстрактно. Служебная записка — коллегам или структурным подразделениям.
• Эмоциональность и сленг: Документ должен быть написан официально-деловим стилем. Недопустимы жаргонизмы («задержал мусора»‚ «сдал наряд»)‚ эмоциональные окраски‚ нецензурная лексика (даже в цитатах — только в протоколах допроса/объяснений граждан).
• Отсутствие резолютивной части: В рапорте и служебной записке должно быть четко сформулировано: «Прошу…»‚ «Предлагаю…»‚ «Доложу…». Без этого документ считается неполным.
• Нарушение сроков: Объяснительную записку по требованию ющего нужно сдавать в течение 2 дней. Просрочка может быть расценена как неподчинение.
• Неполные реквизиты: Отсутствие личного номера удостоверения‚ звания‚ даты‚ подписи с расшифровкой делает документ недействительным для внесения в личное дело или принятия управленческого решения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли написать рапорт от руки?

Да. Согласно п. 49 Инструкции по делопроизводству‚ документы могут составляться как на ЭВМ‚ так и от руки (чернилами синего или черного цвета‚ четко‚ без зачёркиваний и исправлений). Однако в 2026 году подача через ЭДО является приоритетной. Если пишете от руки, строго соблюдайте читабельность.

Что делать‚ если начальник отказывается принимать рапорт?

Начальник не имеет права отказать в приеме рапорта (ст. 21 ФЗ «О полиции»‚ п. 103 Инструкции). В случае отказа:

1. Подайте рапорт через канцелярию (делопроизводство) с регистрацией во входящем журнале.
2. Направьте заказным почтовым отправлением с описью вложения на адрес органа (юридический адрес).
3. Подайте через ЭДО (система фиксирует факт и время отправки).

Нужно ли писать объяснительную записку‚ если я не согласен с обвинением в проступке?

Да‚ нужно. Ст. 193 ТК РФ и служебные регламенты обязывают сотрудника дать объяснения. Отказ от написания объяснительной записки фиксируется актом (составляеться комиссией из 3 лиц) и не лишает ющего права принять решение о наложении взыскания на основе имеющихся материалов. В объяснительной вы имеете право указать: «С виной не согласен‚ считаю свои действия законными и обоснованными по причине…» и изложить свою позицию.

В чем разница между рапортом и служебной запиской?

Рапорт — вертикальный документ (подчиненный → руководитель). Используется для личных просьб (отпуск‚ звание‚ увольнение) и доносов о служебных фактах (ЧП‚ применение силы).
Служебная записка — горизонтальный или вертикальный документ по служебным вопросам организации работы (запрос справки‚ предложение по улучшению работы‚ сообщение о неисправности техники‚ передача материалов). Личные просьбы в служебной записке не пишутся.

Как написать рапорт на увольнение со службы?

Это просительный рапорт особого значения. Обязательные реквизиты:

• Формулировка: «Прошу уволить меня со службы в органах внутренних дел по собственному желанию в связи с переходом на другую работу (по семейным обстоятельствам‚ по состоянию здоровья и т.д.)».
• Желаемая дата увольнения (с учетом срока предупреждения, 1 месяц‚ ст. 17 ФЗ «О полиции»‚ если иное не установлено законом).
• Ссылка на основание (п. «б» ч. 1 ст. 17 ФЗ № 3-ФЗ).
• Копия прилагается к личному делу после подписи руководителем.

Грамотное составление служебных документов — это не только выполнение бюрократической формальности‚ но и гарантия защиты прав самого полицейского‚ инструмент управления подразделением и основа для судебной защиты в случае споров. Знание структуры рапорта‚ объяснительной записки и служебной записки‚ а также умение четко и юридически грамотно излагать факты — обязательный профессиональный навык каждого сотрудника МВД РФ.

Рекомендация: Всегда храните копии поданных документов (фото/скан с регистрационным номером и датой) до момента получения официального ответа или решения. При сложных ситуациях (увольнение‚ привлечение к ответственности‚ конфликты) целесообразно проконсультироваться с юристом профсоюза или правовым отделом органа перед подписанием документа.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Образцы приведены для ознакомления. При оформлении реальных документов необходимо руководствоваться актуальными приказами МВД России и внутренними нормативными актами конкретного органа.