Военноучетные обязанности работодателей закреплены в Федеральном законе от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (ст․ 21․1)‚ а также в Постановлении Правительства РФ от № 1763 (ранее Постановление № 719) и Приказе Минобороны РФ от № 400 (в ред․ Приказа от № 120)․ Нарушение сроков и порядка уведомления влечет за собой административную ответственность (ст․ 5․27 КоАП РФ)․

Ниже представлена пошаговая инструкция‚ актуальная на ‚ с учетом последних изменений в законодательстве (введение единого реестра воинского учета‚ обязательность электронного взаимодействия для крупных организаций)․

Кого нужно ставить на воинский учет в организации

Работодатель обязан учитывать следующие категории граждан (п․ 1 ст․ 21․1 53-ФЗ):

• Призывники (мужчины 18–30 лет‚ не имеющие воинского звания‚ не прошедшие срочную службу по неуважительным причинам)․
• Военнообязанные (лица‚ имеющие воинское звание‚ в т․ч․ офицеры‚ прапорщики‚ мичманы‚ сержанты‚ матросы запаса)․
• Женщины‚ имеющие военно-учетную специальность (ВУС) (врачи‚ медсестры‚ переводчики‚ операторы связи и др․)․
• Военные пенсионеры (до 55 лет для солдатского состава‚ до 60 лет для офицерского — в соответствии со ст․ 7 53-ФЗ)․

Важно: С 2024 года понятие «военнообязанный» расширено․ На учет берутся все граждане‚ имеющие воинское звание‚ независимо от возраста (в пределах предельного возраста пребывания в запасе по званию)․

Сроки уведомления военкомата

Согласно п․ 6 ст․ 21․1 53-ФЗ и п․ 12 Постановления № 1763:

1. О приеме на работу (переводе‚ уволнении): не позднее 5 рабочих дней со дня оформления трудового договора (приказа о приеме/переводе/увольнении)․
2. Об изменении учетных данных сотрудника (смена ФИО‚ адреса регистрации‚ получения образования‚ ВУС‚ состояния здоровья): не позднее 2 рабочих дней со дня получения работодателем сведений․

Внимание: Сроки считаются в рабочих днях (исключаются выходные и праздничные дни по производственному календарю организации)․

Формы уведомлений (актуальные на 2026 год)

Утверждены Приказом Минобороны № 400 (Приложения № 1–№ 6)․ Основные формы:

Формы заполняются на русском языке от руки (чернила черного/синего цвета) или на технических средствах․ Исправления и зачеркивания не допускаються․

Порядок направления уведомления: два канала

А․ Электронный канал (Единый реестр воинского учета / Личный кабинет работодателя)

С 2024 года действует Единый реестр воинского учета (ЕРВУ)․ Взаимодействие через Личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» (или через интегрированные системы ЭДО/1С) становится приоритетным․

• Обязательно для организаций‚ имеющих штат более 50 человек (п․ 15 Постановления № 1763)․
• Рекомендуется для всех остальных (ускоряет процесс‚ исключает потерю бумажных документов)․
• Требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица․
• Сведения вводятся в веб-форме или загружаются XML-файлом (формат утвержден Минобороны)․

Б․ Бумажный канал (Почта / Вручение под роспись)

Допускается для МСП (до 50 человек штата) или при технической невозможности электронной отправки․

• Направляется заказным почтовым отправлением с описью вложения или вручается лично в военкомат по месту нахождения организации (или по месту учета сотрудника, уточняйте в местном ВК)․
• В комплекте: Заявление-обложка (на бланке организации) + Заполненная форма (№ 1‚ 2 или 3) в 2 экземплярах (один остается в ВК‚ второй с отметкой о приеме возвращается в организацию для архива)․
• Копии документов сотрудника (паспорт‚ военный билет‚ удостоверение) к уведомлению не прикладываются‚ но должны быть готовы к предъявлению по требованию․

Особенности оформления для конкретных категорий (разбор частых кейсов)

Кейс 1: Военный пенсионер (нет реквизитов воинского учета в удостоверении)

Ситуация: Организация приняла на работу военного пенсионера․ В удостоверении военнослужащего запаса (или пенсионного удостоверения) нет штампа о регистрации в военкомате‚ нет ВУС или они нечитаемы․

Действия HR:

1. В Форме № 1 (п․ 6 «Воинское звание»‚ п․ 7 «ВУС»‚ п․ 8 «Категория запаса») заполняйте данные строго по документам‚ имеющимся у сотрудника (пенсионное удостоверение‚ военный билет‚ справка о присвоении звания)․
2. Если ВУС не указан, прочерк или «Не назначена»․
3. В графе «Военный комиссариат‚ на учете в котором состоит» (п․ 10 Формы № 1) указывайте военкомат по месту жительства (регистрации) сотрудника‚ а не по месту нахождения организации․
4. Обязательно уведомите военкомат по форме № 1 в 5-дневный срок․ Военкомат сам восстановит учетную карточку и поставит на учет․
5. Сотруднику нужно явиться в военкомат по месту жительства для восстановления учета (работодатель выдает извещение Ф № 4)․

Кейс 2: Проживает в одном регионе‚ на учете в другом (Краснодар / другой город)

Ситуация: Сотрудник зарегистрирован и живет в Краснодаре‚ но в военном билете отметка: «На учете в г․ Москва» (или другом ВК)․

Правило: Уведомление направляется в военный комиссариат по месту воинского учета гражданина (тот‚ что указан в билете/справке)‚ а не по месту нахождения организации и не по месту жительства‚ если они не совпадают с учетным ВК․

• Заполняете Форму № 1‚ в п․ 10 пишете: «Военный комиссариат г․ Москвы» (или тот‚ что в билете)․
• Направляете уведомление туда (почта/ЭДО)․
• Параллельно сотрудник обязан лично явиться в «свой» военкомат (г․ Москва) или в Краснодарский (по месту жительства) для перевода на учет по новому месту жительства (перевода с одного ВК на другой)․ Работодатель выдает извещение Ф № 4․

Кейс 3: Удаленный сотрудник (другой регион/страна)

• Уведомление направляется в военкомат по месту воинского учета сотрудника (указанному в его документах)․
• Если сотрудник переехал и сменил регистрацию, он обязан сообщить об этом в свой военкомат․ Работодатель при получении сведений о смене адреса направляет Форму № 3 в 2-дневный срок․

Отражение данных в 1С:ЗУП / 1С:КА (для бухгалтерии и кадров)

Хотя 1С, это внутренний учет‚ правильное заполнение карточки сотрудника позволяет автоматически генерировать Формы № 1‚ № 2‚ № 3 и Ведомость № 6․

Карточка физлица / Сотрудника (вкладка «Воинский учет»):

• Категория воинского учета: Призывник / Военнообязанный / Женщина с ВУС․
• Воинское звание: Рядовой‚ Сержант‚ Лейтенант и т․д․ (как в билете)․
• Военно-учетная специальность (ВУС): Код (например‚ 123456) и расшифровка․ Если нет — оставьте пустым/«Не назначена»․
• Категория запаса: 1-я‚ 2-я‚ 3-я (для офицеров) или просто «Запас» (для солдатского состава)․
• Пригодность к военной службе: А‚ Б‚ В‚ Г‚ Д (по военному билету/ВЛК)․
• Военный комиссариат учета: Критически важно! Выбирайте/вводите именно тот ВК‚ где стоит на учете сотрудник (по штампу в билете)‚ а не ВК организации․
• Номер и дата удостоверения: Серия/номер военного билета или удостоверения офицера/пенсионера․
• Дата регистрации на воинском учете: Дата из штампа в билете (если есть)․

Генерация отчетов в 1С (типовые отчеты):

1. Форма № 1 (Прием): Кадры -> Военный учет -> Уведомления в военкомат -> Создать на основании приказа о приеме․
2. Форма № 2 (Увольнение): Аналогично на основании приказа об увольнении․
3. Форма № 6 (Ежегодная ведомость): Сдается ежегодно до 1 марта (или иного срока‚ устанавливаемого местным ВК) за прошедший год․ В 1С формируется отчет «Ведомость военнообязанных․․․»․

Совет: Регулярно обновляйте релизы 1С (не реже 1 раза в квартал)‚ так как форматы XML для ЕРВУ и печатные формы меняются почти ежегодно (последние изменения — Приказ Минобороны № 120 от )․

Внутренний документооборот: Журналы и Карточки

Помимо уведомления ВК‚ работодатель обязан вести внутренний учет (п․ 11 ст․ 21․1 53-ФЗ‚ Приказ Минобороны № 400):

• Журнал учета военнообязанных и призывников (Форма № 5 Приказа № 400) — ведется постоянно‚ в хронологическом порядке․
• Личные карточки воинского учета (Форма № 10) — заводится на каждого учетного лица‚ хранится в организации до исключения с учета․
• Журнал регистрации уведомлений‚ направляемых в военкомат — фиксирует дату отправки‚ номер отправления‚ форму‚ ФИО сотрудника․

Ответственность за нарушения (2026 год)

Статья 5․27 КоАП РФ (в ред․ ФЗ от № 307-ФЗ‚ ФЗ от № 632-ФЗ):

Важно: Штрафы применяются за каждое лицо‚ в отношении которого нарушено правило․ При приеме 10 человек без уведомления — штрафы суммируются․

Чек-лист HR-специалиста при приеме военнообязанного

1. [ ] Получить от сотрудника оригинал военного билета / удостоверения / справки (при отсутствии билета, справку из ВК)․
2. [ ] Свернуть копии (стр․ 1‚ 2‚ фото‚ штампы о регистрации‚ ВУС‚ звании‚ пригодности)․
3. [ ] Заполнить карточку воинского учета в 1С / Личную карточку Ф № 10 / Журнал Ф № 5․
4. [ ] Заполнить Уведомление Форма № 1 (проверьте: ВК учета = штамп в билете‚ а не адрес офиса)․
5. [ ] Направить уведомление в ВК (ЭДО через ЛК Работодателя на Госуслугах ИЛИ Почта РФ заказным с описью) в течение 5 рабочих дней от даты приказа о приеме․
6. [ ] Получить подтверждение получения (ЭЦП/статус в ЛК ИЛИ почтовый чек + опись / второе экземпляр формы с печатью ВК)․
7. [ ] Выдать сотруднику Извещение Форма № 4 о необходимости явки в ВК (если требуется уточнение данных‚ ВЛК или перевод на учет)․
8. [ ] Зафиксировать отправку в Журнале регистрации уведомлений․

Частые ошибки‚ которые приводят к штрафам

• Указание ВК организации вместо ВК учета сотрудника в Форме № 1 (п․ 10)․ Уведомление уходит не туда — считается непредставленным․
• Пропуск 5-дневного срока из-за ожидания оригинала военного билета (сотрудник «забыл»‚ «потерял»‚ «принесет позже»)․ Решение: Примите на работу‚ направьте уведомление по имеющимся данным (паспорт + заявление сотрудника)‚ допишите данные позже Формой № 3․
• Игнорирование женщин с ВУС․ Медсестры‚ врачи‚ IT-специалисты с ВУС (например‚ 650000 — специалист по АСОИУ) — подлежат учету․
• Несдача ежегодной Ведомости № 6․ Срок обычно до 1 марта (уточняйте в местном ВК)․
• Отсутствие УКЭП у ответственного лица для работы в ЕРВУ/ЛК Работодателя․

Своевременное и корректное уведомление военкомата, это не только выполнение закона и избежание штрафов‚ но и забота о сотрудниках (во избежание проблем с призывом‚ получением повесток‚ поездками за границу)․ Настройте процесс в 1С‚ заведите контрольные даты в календаре HR-менеджера‚ оформите УКЭП для ответственного лица и переведите взаимодействие в электронный формат (ЕРВУ) — это снимет 90% рисков и рутины․

Данная статья носит информационный характер․ Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом по трудовому и военному праву или уточнять требования в местном военкомате‚ так как практика применения новых норм (ЕРВУ‚ Постановление № 1763) может иметь региональные особенности․