Подотчетные средства — это денежные суммы‚ которые организация выдает сотрудникам на хозяйственные нужды‚ командировочные расходы и выполнение иных поручений предприятия. После использования денег работник обязан отчитаться‚ предоставив авансовый отчет с подтверждающими документами. В этой статье подробно разберем‚ как отражается возмещение денежных средств по авансовому отчету в бухгалтерском учете‚ какие проводки используются и какие нюансы следует учитывать.

Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме‚ самостоятельно разработанной и утвержденной организацией. К отчету прикладываются оправдательные документы: кассовые чеки‚ БСО‚ билеты‚ счета и накладные.

Перечень лиц‚ которые могут получать денежные средства под отчет‚ закрепляется в отдельном приказе руководителя предприятия. Основанием для выдачи денег служит приказ руководителя или заявление работника. Приказ должен содержать следующие реквизиты:

• Ф.И.О. подотчетного лица;
• регистрационный номер документа;
• сумма выдаваемых денег;
• срок выдачи наличных денег;
• назначение (не обязательно);
• подпись директора и дата.

Денежные средства могут выдаваться подотчетному лицу не только наличными из кассы‚ но и перечисляться на банковские карты.

Сроки предоставления авансового отчета

Действующие требования не устанавливают конкретный срок подачи отчета о потраченных суммах, он определяется приказом работодателя. Однако есть важные ориентиры:

• если срок возврата не установлен‚ сотрудник должен сдать отчет в тот же день‚ в который получил деньги (письмо ФНС от № 04-1-02/704);
• по командировочным расходам работник обязан отчитаться в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки;
• с 19 августа 2017 года денежные средства можно выдавать‚ даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным суммам.

За нарушение порядка ведения кассовых операций предусмотрены штрафы: для организаций, от 40 000 до 50 000 рублей‚ для должностных лиц и ИП — от 4 000 до 5 000 рублей.

Типовые проводки по авансовому отчету

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Основные проводки:

• Дт 71 Кт 50‚ 51 — выданы денежные средства подотчетному лицу из кассы или перечислением на карту;
• Дт 10 Кт 71 — подотчетное лицо приобрело материалы;
• Дт 60.02 Кт 71 — подотчетное лицо оплатило услуги сторонних организаций;
• Дт 20–44 Кт 71, отражены командировочные расходы;
• Дт 19 Кт 71, НДС по подотчетным суммам;
• Дт 50‚ 51 Кт 71 — возврат неиспользованного остатка подотчетных средств;
• Дт 71 Кт 50‚ 51 — выданы денежные средства работнику‚ если подотчетное лицо отчиталось на большую сумму (возмещение перерасхода).

Возмещение перерасхода по авансовому отчету

На практике часто возникает ситуация‚ когда сотрудник потратил на нужды организации больше денег‚ чем получил под отчет‚, то есть использовал собственные средства. В этом случае организация обязана возместить работнику перерасход.

Порядок действий следующий:

1. Работник составляет авансовый отчет и прикладывает все подтверждающие документы (чеки‚ накладные‚ билеты).
2. Бухгалтерия проверяет отчет‚ арифметику и целевое использование средств.
3. Руководитель утверждает авансовый отчет.
4. Сумма перерасхода выплачивается работнику из кассы или перечисляется на банковскую карту.

Проводка по возмещению перерасхода:

Дт 71 Кт 50‚ 51, выплачен (перечислен) работнику перерасход по утвержденному авансовому отчету.

Пример

Подотчетному лицу выдано из кассы 500 руб. на приобретение канцтоваров. В этот же день сотрудник приобрел 2 пачки бумаги по 150 руб. без НДС и предоставил авансовый отчет с приложением чека магазина. Оставшаяся сумма была возвращена в кассу:

• Дт 71 Кт 50 — 500 руб. (выдан аванс);
• Дт 10 Кт 71, 300 руб. (оприходованы материалы);
• Дт 50 Кт 71 — 200 руб. (возвращен неиспользованный остаток).

Если бы работник потратил‚ например‚ 700 руб.‚ то после утверждения отчета перерасход в размере 200 руб. был бы возмещен проводкой Дт 71 Кт 50.

Отражение в программе 1С:Бухгалтерия 8

В программе 1С:Бухгалтерия 8 начиная с версии 3.0.81 добавлена возможность ввода платежного поручения на основании авансового отчета для перевода средств подотчетному лицу. Кроме того‚ в документе поступления на расчетный счет появилась возможность отражать возврат безналичных денежных средств от подотчетного лица. Это существенно упрощает учет операций по возмещению и возврату подотчетных сумм.

Возмещение денежных средств по авансовому отчету — стандартная хозяйственная операция‚ которая требует правильного документального оформления и корректного отражения в учете. Ключевые моменты:

• все расходы должны подтверждаться оправдательными документами;
• перерасход возмещается работнику только после утверждения авансового отчета руководителем;
• учет ведется на счете 71 с использованием типовых проводок;
• соблюдение сроков отчетности и порядка кассовых операций защищает организацию от штрафных санкций.

Грамотная организация учета подотчетных сумм позволяет избежать ошибок в бухгалтерской отчетности и претензий со стороны контролирующих органов.