При увольнении работника, которому была выдана спецодежда, спецобувь или средства индивидуальной защиты (СИЗ), работодатель обязан организовать их возврат на склад. Эта операция должна быть корректно отражена в учете, поскольку спецодежда, переданная в эксплуатацию, числится за конкретным сотрудником. В статье подробно разберем, как оформить возврат спецодежды при увольнении в различных конфигурациях 1С: 8.3 Бухгалтерия, ЗУП 3.1 и ERP.

Нормативная база и общие правила

Согласно статье 221 Трудового кодекса РФ, на работах с вредными или опасными условиями труда работодатель обязан бесплатно выдавать работникам спецодежду, спецобувь и другие СИЗ. Спецодежда является собственностью работодателя, поэтому при увольнении сотрудник обязан её вернуть.

Основные правила возврата:

• спецодежда возвращается в день увольнения или в срок, установленный работодателем;
• возврат оформляется документально — актом приема-передачи или внутренним документом в учетной системе;
• если сотрудник не вернул спецодежду или вернул её в непригодном состоянии до истечения срока носки, работодатель вправе удержать её стоимость из заработной платы (с учетом ограничений ст. 138 ТК РФ);
• возвращенная спецодежда после стирки и дезинфекции может быть выдана другому сотруднику либо списана.

Возврат спецодежды в 1С:Бухгалтерия 8.3

В конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 возврат спецодежды из эксплуатации оформляется документом «Возврат материалов из эксплуатации».

Пошаговая инструкция

1. Перейдите в раздел Склад → Спецодежда и инвентарь → Возврат материалов из эксплуатации.
2. Нажмите кнопку «Создать».
3. Укажите дату документа (как правило, дату увольнения сотрудника) и склад, на который возвращается спецодежда.
4. Заполните табличную часть. Удобнее всего воспользоваться кнопкой «Подбор» или заполнить документ на основании ранее созданного документа «Передача материалов в эксплуатацию».
5. Укажите сотрудника (материально ответственное лицо), от которого принимается спецодежда, наименование номенклатуры и количество.
6. Проверьте счета учета: спецодежда в эксплуатации числится на счете 10.11.1 «Спецодежда в эксплуатации», при возврате она переводится на счет 10.10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе».
7. Проведите документ и при необходимости распечатайте акт возврата.

Особенности учета стоимости

Порядок отражения стоимости возвращенной спецодежды зависит от способа погашения стоимости, указанного при передаче в эксплуатацию:

• Линейный способ — стоимость погашается ежемесячно в течение срока полезного использования. При возврате остаточная стоимость продолжает амортизироваться или списывается при последующей выдаче.
• Списание стоимости при передаче в эксплуатацию — стоимость уже полностью отнесена на затраты, поэтому возврат отражается только в количественном учете.

Возврат спецодежды в 1С:ЗУП 3.1

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 для оформления возврата используется документ «Возврат спецодежды».

Порядок действий

1. Откройте раздел Настройка → Спецодежда или перейдите в журнал документов по учету СИЗ (раздел Зарплата → Спецодежда в зависимости от настроек интерфейса).
2. Создайте документ «Возврат спецодежды».
3. Укажите организацию, дату и сотрудника, который увольняется.
4. Табличная часть заполнится автоматически по данным о выданной сотруднику спецодежде — проверьте перечень и количество.
5. Проведите документ. После этого в личной карточке учета выдачи СИЗ сотрудника будет зафиксирован факт возврата.

Если спецодежда не возвращена, стоимость невозвращенных СИЗ можно удержать при окончательном расчете. Для этого в документе «Увольнение» или «Начисление зарплаты и взносов» создается соответствующее удержание. Помните, что общий размер удержаний при увольнении не может превышать 20% от суммы выплаты (ст. 138 ТК РФ), а при согласии работника удержание оформляется на основании его заявления.

Возврат спецодежды в 1С:ERP Управление предприятием 2

В 1С:ERP 2 учет спецодежды ведется в подсистеме казначейства и регламентированного учета. Для возврата используется документ «Возврат из эксплуатации» (или «Возврат ТМЦ из эксплуатации»).

1. Перейдите в раздел Регламентированный учет → ТМЦ в эксплуатации → Возвраты из эксплуатации.
2. Создайте новый документ, укажите организацию, подразделение и дату.
3. Заполните табличную часть по сотруднику — программа покажет остатки спецодежды, числящейся за ним в эксплуатации.
4. Укажите категорию эксплуатации и физическое лицо, проверьте количество.
5. Проведите документ. Спецодежда будет переведена из эксплуатации на склад.

Если спецодежда признана несущественным активом и её стоимость была списана на расходы сразу при выдаче, возврат отражается только в количественном выражении на забалансовом или специальном счете учета ТМЦ в эксплуатации.

Что делать, если сотрудник не вернул спецодежду

На практике встречаются ситуации, когда увольняющийся работник отказывается возвращать СИЗ или спецодежда пришла в негодность раньше срока. В этом случае:

• составьте акт об отказе от возврата или о состоянии возвращенной спецодежды;
• рассчитайте остаточную стоимость спецодежды с учетом срока носки;
• оформите удержание из заработной платы в документе окончательного расчета (в 1С:ЗУП, вид удержания «Удержание за не возвращенную спецодежду» или разовое удержание);
• при недостаточности суммы выплаты предложите сотруднику внести стоимость добровольно в кассу.

Типичные ошибки при оформлении возврата

• Возврат не оформлен документально, спецодежда продолжает числиться за уволенным сотрудником, что искажает учет и отчетность.
• Неверная дата документа — возврат должен быть оформлен не позднее даты увольнения.
• Удержание без оснований — удержание стоимости СИЗ без заявления сотрудника или с превышением 20% от выплаты может быть оспорено.
• Повторная выдача без обработки — возвращенная спецодежда должна пройти стирку, чистку и дезинфекцию перед выдачей другому работнику.

Оформление возврата спецодежды при увольнении — обязательная процедура, которая в 1С выполняется специализированными документами: «Возврат материалов из эксплуатации» в 1С:Бухгалтерии, «Возврат спецодежды» в 1С:ЗУП и «Возврат из эксплуатации» в 1С:ERP. Своевременное и корректное отражение операции позволяет вести достоверный учет СИЗ, избежать зависших остатков за уволенными сотрудниками и правомерно урегулировать расчеты с работником при невозврате имущества.