Смерть работника — это безусловное основание для прекращения трудового договора (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). В этой сложной ситуации работодатель обязан надлежащим образом оформить увольнение и выдать трудовую книжку законным наследнику или члену семьи. Ключевым документом, легализующим передачу документа третьему лицу, является заявление о выдаче трудовой книжки. В данной статье подробно разберем правовые основания, порядок оформления, требования к содержанию заявления и предоставим актуальные образцы на 2024–2026 годы.

Правовые основания выдачи трудовой книжки после смерти работника

Регулируется данный процесс следующими нормативными актами:

• Статья 84.1 ТК РФ — определяет сроки и порядок выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.
• Постановление Правительства РФ от № 967 (Правила ведения и хранения трудовых книжек) — п. 34 прямо указывает: «В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки члену семьи работника, предъявившему свидетельство о смерти, под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников».
• ФЗ от № 407-ФЗ — ввел возможность ведения трудовых книжек в электронном виде (ЭТК), что также затрагивает процедуру выдачи сведений о трудовой деятельности.

Кто имеет право получить трудовую книжку?

Согласно п. 34 Постановления № 967, получить документ может член семьи умершего. Закон не дает исчерпывающего перечня «членов семьи» в контексте трудового права, однако на практике и в судебной практике к ним относят:

• Супруга (супругу);
• Родителей (усыновителей);
• Детей (усыновленных);
• Иждивенцев умершего;
• Иных родственников, проживавших совместно с работником и вевших с ним общее хозяйство.

Важно: Если родственников несколько, трудовая книжка выдается тому, кто первый обратился с заявлением и предъявил свидетельство о смерти. Работодатель не вправе решать, кому из наследников отдать документ, это право первого обратившегося (или отправляющего почтовое заявление).

Способы получения трудовой книжки

Личное получение (под расписку)

Наиболее распространенный способ. Родственник приходит в организацию, пишет заявление, предъявляет паспорт и свидетельство о смерти. В книге учета движения трудовых книжек (или журнале выдачи СТД-Р) ставится расписка о получении.

Почтовая отправка

Если родственник не может прийти лично, он направляет письменное заявление с просьбой выслать трудовую книжку по почте. В заявлении обязательно указывается почтовый адрес получателя. Отправка производится заказным почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении. Срок выдачи (день прекращения договора) считается соблюденным, если отправление передано в почтовую связь в этот день.

Требования к содержанию заявления

Единой утвержденной формы (бланка) для такого заявления не существует — оно составляется в произвольной письменной форме. Однако для юридической значимости оно должно содержать обязательные реквизиты:

1. Шапка: Наименование организации (или ФИО ИП), должность и ФИО руководителя (работодателя), кому адресуется заявление.
2. Данные заявителя: Полные ФИО, паспортные данные (серия, номер, кем выдан, когда, код подразделения), адрес регистрации/проживания, контактный телефон.
3. Степень родства: Указание, в каких отношениях заявитель состоял с умершим (жена, сын, мать и т.д.).
4. Данные умершего работника: Полные ФИО, дата смерти (по свидетельству о смерти).
5. Просительная часть: Четкое требование: «Прошу выдать мне трудовую книжку умершего [ФИО] в связи с его смертью» (или «Прошу направить трудовую книжку по почте по адресу: …»).
6. Основание: Ссылка на п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ и п. 34 Постановления № 967.
7. Приложения: Перечень прилагаемых документов (копия свидетельства о смерти, копия паспорта заявителя).
8. Дата и подпись: Дата составления, личная подпись заявителя с расшифровкой.

Образцы заявлений (для копирования и адаптации)

Образец 1: Заявление на личное получение трудовой книжки

Образец 2: Заявление на отправку трудовой книжки по почте

Порядок действий работодателя (алгоритм)

После получения заявления работодатель должен выполнить следующие действия строго в установленные сроки (день прекращения трудового договора — день смерти работника):

1. Принять заявление: Зарегистрировать входящим номером, поставить отметку о принятии на копии заявителя (если принес лично).
2. Проверить документы: Сверить оригинал свидетельства о смерти и паспорт заявителя с копиями в заявлении. Убедиться в идентичности ФИО умершего в ТК и свидетельстве.
3. Внести запись в трудовую книжку (если бумажная ТК):
   • Колонка 1: Порядковый номер записи.
   • Колонка 2: Дата смерти (ДД.ММ.ГГГГ).
   • Колонка 3: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ».
   • Колонка 4: Номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении (приказ издается в день смерти или в день получения свидетельства о смерти).
4. Сформировать приказ об увольнении: Основание — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Дата увольнения = дата смерти.
5. Выдать трудовую книжку / отправить по почте:
   • При личной выдаче: сделать отметку в книге учета движения ТК (колонка «Дата выдачи», «Подпись получившего», «Подпись выдавшего»).
   • При почтовой отправке: оформить опись вложения (ф. № 107 или свободной формы), отправить заказным письмом с уведомлением. В книге учета отметить «Отправлено почтой», дату и номер отправления.
6. Расчеты: В день выдачи ТК произвести полный расчет с умершим (заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, иные выплаты) — выплачиваются наследникам/членам семьи.
7. Электронная трудовая книжка (ЭТК): Если работник перешел на ЭТК, бумажной книжки нет. Работодатель направляет в СФР (бывший ПФР) сведения о прекращении трудового договора (СЗТ-ТД) в день смерти; Родственнику выдается СТД-Р (сведения о трудовой деятельности в электронном виде) — бумажный выписка из ЭТК. Выдача СТД-Р оформляется аналогично: под расписку в журнале учета СТД-Р или по почте по заявлению.

Особенности оформления СТД-Р (для ЭТК)

С 2020 года большинство работников перешли на электронный формат. В случае смерти работника, ведшего ЭТК:

• Работодатель формирует СТД-Р (бланк утвержден Приказом Минтруда от № 694н).
• Выдача СТД-Р родственнику происходит по тем же правилам: по заявлению, под расписку в журнале учета СТД-Р или по почте.
• В заявлении вместо фразы «выдать трудовую книжку» пишут: «выдать сведения о трудовой деятельности в электронном виде (СТД-Р)».

Частые ошибки и риски

• Отказ в выдаче без заявления: Работодатель не может выдать ТК «просто так» родственнику, пришедшему без заявления — это нарушение п. 34 Постановления № 967 и риск штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ.
• Выдача не тому лицу: Если пришли два родственника с заявлениями одновременно, выдается тому, чье заявление зарегистрировано раньше (или отправлено почтой раньше).
• Просрочка выдачи: ТК должна быть выдана/отправлена в день смерти (дне прекращения ТД). Просрочка влечет ответственность (ст. 236 ТК РФ — компенсация за задержку, ст. 5.27 КоАП РФ, штрафы).
• Отсутствие приказа об увольнении: Запись в ТК без приказа недействительна. Приказ обязателен.
• Игнорирование ЭТК: Если у умершего была ЭТК, выдавать старую бумажную ТК (если она у работодателя) нельзя — нужно выдавать СТД-Р.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Нужно ли нотариальное заверение заявления?

Нет. Закон не требует нотариального заверения заявления на получение трудовой книжки умершего. Достаточно простой письменной формы с указанием паспортных данных и подписи. Если заявление отправляется по почте, подпись заявителя на самом заявлении должна быть заверена почтовым работником (или нотариусом), подтверждающим личность отправителя.

Что делать, если трудовая книжка утеряна работодателем?

Работодатель обязан за свой счет изготовить дубликат трудовой книжки в течение 15 календарных дней со дня обнаружения потери (ст. 66.1 ТК РФ, П. 43 Постановления № 967). Дубликат выдается родственнику по тому же заявлению. В дубликате переносятся записи о стаже до потери (на основании архивных документов) и вносится запись о прекращении ТД.

Можно ли получить трудовую книжку через доверенность?

Постановление № 967 говорит о выдаче «члену семьи… под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников». Прямого запрета на выдачу по доверенности в ТК РФ нет, но нормативный акт (Постановление № 967) устанавливает исключительный перечень способов: лично члену семьи ИЛИ по почте по заявлению родственника. На практике инспекторы труда и суды часто считают выдачу по доверенности нарушением, так как это создает риски для работодателя. Рекомендация: настоять на личном получении члена семьи или почтовой отправке по его заявлению.

Кто платит за почтовую отправку?

Расходы на почтовую отправку заказным письмом с описью и уведомлением несет работодатель (п. 34 Постановления № 967: «высылается по почте…» — за счет работодателя, как и при обычном увольнении).

Оформление выдачи трудовой книжки (или СТД-Р) в связи со смертью работника — процедура строго регламентированная. Главный документ, защищающий работодателя от претензий — это грамотно составленное заявление родственника с указанием паспортных данных, степени родства и ссылками на свидетельство о смерти. Соблюдение сроков (день смерти), правильная запись в ТК/СТД-Р и фиксация факта выдачи (расписка или почтовый чек) — залог отсутствия проблем с ГИТ и судами.

Совет: Храните копию заявления, копии документов заявителя, копию приказа об увольнении и страницы книги учета (или журнал СТД-Р) с отметкой о выдаче не менее 75 лет (срок хранения документов по кадрам).

Данная статья носит информационный характер и не являеться правовой консультацией. Трудовое законодательство может меняться; при оформлении конкретных случаев рекомендуется обращаться к актуальной редакции ТК РФ, Постановления № 967 и приказам Минтруда/СФР.