Выплата заработной платы — одна из ключевых операций в бухгалтерском учете любой организации. Несмотря на то что большинство компаний сегодня перечисляют зарплату на банковские карты сотрудников, выдача денежных средств через кассу предприятия остается распространенной практикой, особенно в небольших организациях. В данной статье подробно рассмотрим, какими проводками отражается выплата заработной платы из кассы, какие документы при этом оформляются и какие нюансы необходимо учитывать бухгалтеру.
Основная проводка при выплате зарплаты из кассы
Выплата заработной платы из кассы предприятия отражается следующей бухгалтерской проводкой:
ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — КРЕДИТ 50 «Касса» — выдана заработная плата работникам из кассы организации.
Данная проводка означает уменьшение задолженности предприятия перед персоналом (дебет счета 70) и одновременное уменьшение денежных средств в кассе (кредит счета 50).
Для сравнения, если зарплата перечисляется на банковские карты сотрудников, используется проводка:
- ДЕБЕТ 70 — КРЕДИТ 51 «Расчетные счета» — перечислена заработная плата с расчетного счета.
Счета, участвующие в учете заработной платы
Прежде чем говорить о выплате, важно понимать, какие счета задействованы в полном цикле расчетов с персоналом:
- Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — основной счет для учета начисления и выплаты зарплаты. По кредиту отражается начисление, по дебету — выплаты и удержания;
- Счет 50 «Касса» — учет наличных денежных средств организации;
- Счет 68 «Расчеты по налогам и сборам» (субсчет НДФЛ) — учет налога на доходы физических лиц;
- Счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» — учет страховых взносов;
- Счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», учет прочих удержаний, например алиментов.
Полный цикл проводок: от начисления до выплаты
Начисление заработной платы
Зарплата начисляется на конец месяца, проводка датируется последним днем месяца:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44) — КРЕДИТ 70 — начислена заработная плата работникам. Счет дебета зависит от того, в каком подразделении трудится сотрудник (основное производство, управленческий персонал, торговля и т.д.).
Удержание НДФЛ
ДЕБЕТ 70 — КРЕДИТ 68 (субсчет «НДФЛ»), удержан налог на доходы физических лиц с заработной платы работника.
Прочие удержания
Если из зарплаты производятся иные удержания, например алименты, оформляется проводка:
ДЕБЕТ 70 — КРЕДИТ 76 (субсчет «Расчеты по алиментам») — удержаны алименты из заработной платы сотрудника.
Начисление страховых взносов
ДЕБЕТ 20 (23, 26, 29, 44) — КРЕДИТ 69 — начислены страховые взносы. Обратите внимание: счет 70 в этой проводке не используется, поскольку взносы не являются частью заработной платы и не удерживаются из дохода работника.
Выплата зарплаты из кассы
ДЕБЕТ 70 — КРЕДИТ 50 — выдана заработная плата из кассы предприятия.
Документальное оформление выплаты из кассы
Выдача заработной платы наличными денежными средствами должна быть подтверждена первичными документами:
- Платежная ведомость (форма № Т-53) или расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) — на основании этих документов производится выдача денег работникам. Каждый сотрудник ставит подпись о получении;
- Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) — оформляется на общую сумму выданной зарплаты после закрытия ведомости;
- Кассовая книга, в ней регистрируется расходный кассовый ордер.
Организация вправе использовать как унифицированные формы, так и самостоятельно разработанные документы, утвержденные в учетной политике.
Практический пример
Рассмотрим ситуацию: работнику Иванову начислена заработная плата за месяц в размере 50 000 руб. НДФЛ составляет 6 500 руб. (13%). На руки из кассы работник получит 43 500 руб.
Проводки будут следующими:
- ДЕБЕТ 44 — КРЕДИТ 70 — 50 000 руб. — начислена заработная плата;
- ДЕБЕТ 70, КРЕДИТ 68 (НДФЛ) — 6 500 руб. — удержан НДФЛ;
- ДЕБЕТ 44 — КРЕДИТ 69 — начислены страховые взносы;
- ДЕБЕТ 70 — КРЕДИТ 50 — 43 500 руб., выдана заработная плата из кассы.
Депонирование невыплаченной зарплаты
Если работник не получил заработную плату в установленные сроки (обычно ведомость действует до 5 рабочих дней), невыданные суммы депонируются. При этом оформляется проводка:
ДЕБЕТ 70, КРЕДИТ 76 (субсчет «Расчеты по депонированным суммам») — депонирована неполученная заработная плата.
Наличные деньги сдаются обратно в банк, а при обращении работника депонированная сумма выдается из кассы проводкой ДЕБЕТ 76 — КРЕДИТ 50.
Важные нюансы при выплате зарплаты из кассы
- Заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ): аванс и окончательный расчет;
- Для выплаты из кассы деньги могут быть сняты с расчетного счета (проводка ДЕБЕТ 50, КРЕДИТ 51) или взяты из наличной выручки, если это предусмотрено правилами;
- Необходимо соблюдать лимит остатка кассы, установленный приказом руководителя;
- Все операции с кассой должны вестись в соответствии с Указанием Центрального банка РФ о порядке ведения кассовых операций;
- Своевременность и точность проводок защищают организацию от штрафов и претензий со стороны налоговых органов и трудовой инспекции.
Выплата заработной платы из кассы предприятия отражается проводкой ДЕБЕТ 70 — КРЕДИТ 50. Однако эта операция, лишь завершающий этап целого цикла расчетов с персоналом, включающего начисление зарплаты, удержание НДФЛ и иных сумм, начисление страховых взносов. Правильное документальное оформление и корректное отражение всех операций в учете — залог достоверной бухгалтерской отчетности и соблюдения требований законодательства.