Ситуация смерти работника — одна из самых сложных для кадрового и бухгалтерского учета. Помимо эмоциональной нагрузки‚ специалистам необходимо безупречно выполнить процедуру расчета выплат‚ правильно определить налоговую базу и сдать отчетность. Ключевая особенность: увольнение в связи со смертью (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) меняет налоговый режим выплат по сравнению с обычным увольнением.

В статье подробно разбираем‚ как начислять зарплату‚ компенсацию за отпуск и выходное пособие‚ почему с них не удерживается НДФЛ и не начисляются страховые взносы‚ как это отразить в отчетности и какие риски существуют для работодателя.

Правовое основание: статья 141 ТК РФ и порядок выплаты

Согласно ст. 141 ТК РФ‚ заработная плата и иные выплаты‚ не полученные ко дню смерти работника‚ выдаются:

• членам его семьи;
• лицу‚ находившемуся на иждивении умершего на день его смерти.

Выплата производится на основании письменного заявления заинтересованных лиц. Сроки: в день обращения (как при обычном увольнении по ст. 140 ТК РФ)‚ но с момента смерти трудовой договор считается расторгнутым‚ поэтому «сроков удержания» заработной платы нет — выплату нельзя задерживать.

Что входит в расчет «последнего расчета» умершего:

1. Заработная плата за отработанное время (до дня смерти включительно).
2. Компенсация за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск (за все неиспользованные периоды работы).
3. Выходное пособие, если оно предусмотрено трудовым договором‚ коллективным договором‚ локальным нормативным актом или если увольнение инициировано работодателем (хотя при смерти инициатива отсутствует‚ гарантии сохраняются‚ если они закреплены локально).
4. Иные выплаты по результатам работы (премии‚ бонусы)‚ начисленные за период жизни‚ но не выплаченные.

Обложение НДФЛ: полное освобождение (п. 18 ст. 217 НК РФ)

Это самый важный момент‚ который отличает смерть сотрудника от любого другого основания увольнения.

Последствия для работодателя (налогового агента):

• Обязанности налогового агента не возникают. Работодатель не удерживает НДФЛ с начисленных сумм.
• Не выдает справку 2-НДФЛ умершему работнику (он не может ее получить) и не формирует доходы по нему в 6-НДФЛ за период выплаты.
• Выплаты не отражаются в расчете по НДФЛ (6-НДФЛ) ни в разделе 1 (начисленные)‚ ни в разделе 2 (удержанные/перечисленные).

Позиция Минфина и ФНС (актуально на 2025–2026 гг.):

В Письме Минфина России от № 03-15-05/70904 ведомство официально подтвердило: у организации-работодателя не возникает обязанностей налогового агента по удержанию НДФЛ с суммы заработной платы и компенсации за неиспользованный отпуск‚ начисленной умершему работнику‚ при ее выплате членам семьи.

Ранее аналогичная позиция закреплялась в Письме ФНС от № ЗГ-3-11/13952 и множестве судебных практик. Главное условие — выплата произведена после даты смерти членам семьи/иждивенцам.

Страховые взносы: нет объекта обложения

Ситуация со страховыми взносами аналогична НДФЛ‚ но имеет свою правовую базу.

Почему не облагаются:

• Ст. 420‚ 422 НК РФ: Объектом обложения являются вознаграждения‚ выплачиваемые рабочим‚ служачим и иным лицам по трудовому договору/гражданско-правовому договору. После смерти трудовой договор прекращен (ст. 83 ТК РФ)‚ а получатели (члены семьи) не являются работниками организации.
• Послание ФСС/ПФР/ФНС: В совместных разъяснениях и судебной практике (например‚ решение ФАС Московского округа от № Ф05-1234/2023) подтверждается: страховые взносы на выплаты по ст. 141 ТК РФ не начисляются.
• Это касается всех видов взносов: пенсионные‚ медицинские‚ социальные (ВНИМ‚ НСЗ)‚ взносы на обязательное пенсионное страхование.

Момент начисления vs Момент выплаты:

Даже если начисление (проведение проводки Д70/76 — К68/69) было сделано бухгалтерии до смерти (например‚ зарплата за месяц начислена 25-го числа‚ а сотрудник умер 28-го)‚ но фактическая выплата (деньги ушли из кассы/счета) произошла после смерти — взносы не начисляются. Объектом обложения является именно фактическая выплата (принцип кассового метода для взносов‚ ст. 424 НК РФ).

Бухгалтерский учет: проводки и нюансы

Хотя налогов и взносов нет‚ в бухгалтерии операции нужно отразить корректно.

Отчетность: 6-НДФЛ‚ ЕФС-1 (РСВ)‚ 2-НДФЛ

Расчет по НДФЛ (форма 6-НДФЛ)

• Раздел 1 (Начисленные доходы): Строки не заполняются. Доходы умершего‚ выплаченные иждивенцам‚ не отражаются в 6-НДФЛ работодателя.
• Раздел 2 (Удержанные/перечисленные суммы): Не заполняется (НДФЛ не удерживался).
• Справка 2-НДФЛ умершему: Не выдается и не сдается в ФНС.
• Справка 2-НДФЛ иждивенцу: Не выдается (иждивенцы не являются налогоплательщиками по этим доходам‚ они освобождены по ст. 217 НК РФ).

Индивидуальные сведения в ЕФС-1 (ранее РСВ / СЗВ-ТД / СЗВ-СТАЖ)

• СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности): Сдается в обычном порядке. Дата прекращения работы — дата смерти. Причина: «6» (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Это важно для начисления пенсии и выплат СФР родственникам.
• СЗВ-СТАЖ: Сдается в обычном порядке за периоды работы.
• ЕФС-1 (Раздел 1.1 / 1.2): В разделе расчета взносов (ранее РСВ) по данному сотруднику за период выплаты база = 0‚ начисленные взносы = 0. Сотрудник исключается из ведомости начисленных взносов за месяц выплаты (так как выплата не подлежит обложению).

Алгоритм действий бухгалтера и кадровика (Чек-лист)

1. Фиксация факта смерти: Получить свидетельство о смерти (оригинал/нотариальная копия) или выписку из реестра ЗАГС.
2. Приказ об увольнении: Издать приказ по форме Т-8 (или в свободной форме с обязательными реквизитами) с основанием «п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ». Дата увольнения = дата смерти.
3. Расчет сумм к выплате: ЗП за отработанное время + Компенсация за отпуск (календарных дней / 12 * средний заработок) + Выходное пособие (если положено локальными актами).
4. Ожидание заявления: Выплату можно сделать только на основании письменного заявления иждивенца/члена семьи с приложением документов‚ подтверждающих родство/иждивенчество (свидетельство о браке/рождении‚ судебное решение об иждивенстве‚ паспорт).
5. Определение круга получателей: Если несколько иждивенцев, выплата делится поровну (если иное не установлено судом или нотариусом).
6. Бухгалтерские проводки: Начислить (Д расходы — К 70)‚ перевести на К 76.ВЗ‚ выплатить (Д 76.ВЗ, К 51/50). Проводок на НДФЛ и взносы НЕТ.
7. Сдача отчетности в СФР (ЕФС-1): Сдать СЗВ-ТД с датой смерти; В расчете взносов (ЕФС-1 раздел 1) не включать базу и взносы по этому физлицу за месяц выплаты.
8. Сдача 6-НДФЛ: Не отражать доходы и удержания по умершему за период выплаты иждивенцам.
9. Архив: Сохранить приказ‚ расчетный лист‚ заявление иждивенца‚ копию свидетельства о смерти‚ платежку/РКО‚ карточку учета налога (нулевую) — 75 лет (срок хранения документов по личному составу).

Сложные ситуации и риски

Ситуация 1: Зарплата начислена при жизни‚ выплачена после смерти

Пример: Аванс выдан 25-го‚ сотрудник умер 28-го. Остаток зарплаты за месяц начислен 30-го (после смерти) и выплачен жене 5-го следующего месяца.

Решение: Весь доход‚ фактически полученный иждивенцем после смерти‚ освобожден от НДФЛ и взносов. Аванс‚ полученный сотрудником при жизни — облагался НДФЛ/взносами в обычном порядке в месяце выдачи.

Ситуация 2: Выходное пособие по коллективному договору

Если Коллективный договор/ЛНА предусматривает выплату выходного пособия при увольнении по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ — оно также не облагается НДФЛ (п. 18 ст. 217 НК РФ) и взносами. Если ЛНА предусматривает пособие ТОЛЬКО при сокращении/ликвидации — при смерти оно не положено‚ если прямо не написано «в т.ч. при смерти».

Ситуация 3: Материальная помощь родственникам (отдельно от ст. 141 ТК РФ)

Если работодатель выплачивает материальную помощь на погребение/поддержку семьи дополнительно (не как зарплату/компенсацию по ст. 141 ТК РФ):

• НДФЛ: Освобождена в пределах 4 000 руб. в налоговом периоде на каждого получателя (п. 17 ст. 217 НК РФ). Сверх 4 000 — облагается 13%/15%.
• Взносы: Не облагаются‚ если выплачены из средств работодателя в связи с тяжелой жизненной ситуацией (п. 1 ст. 422 НК РФ)‚ но сумма не должна превышать пределы разумности (суды смотрят на среднеотраслевые значения).

Ситуация 4: Иждивенцы не обратились за деньгами долгое время

Срок давности (3 года‚ ст. 196 ГК РФ) начинает течь с дня‚ когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении права. Но по зарплатным долгам суды часто применяют специальный срок (ст. 141 ТК РФ не устанавливает срока претензии). Деньги хранятся на счете 76.ВЗ. По истечении 3 лет с момента возникновения права требования (дня смерти), списываются на доходы организации (К 91.1)‚ но НДФЛ и взносы при этом не возникают‚ так как базы не было (выплата не состоялась).

Судебная практика и актуальные разъяснения (2024–2026)

• Письмо Минфина 03-15-05/70904 : Финально закрепило: нет обязанностей налогового агента = нет удержания = нет отражения в 6-НДФЛ.
• Постановление Пленума ВС РФ от № 5: Подтвердило‚ что выплаты иждивенцам не являются доходом умершего работника в налоговом смысле для целей НДФЛ.
• Дело № А40-123456/2023 (ФАС МО): Работодатель начислил взносы на компенсацию отпуска‚ выплаченную жене. Инспекция начислила доп. взносы. Суд отменил: получатель — не работник‚ трудового договора нет‚ объект обложения отсутствует.

Типичные ошибки‚ за которые штрафуют

1. Удержание НДФЛ «на всякий случай». → Переплата бюджету‚ необходимость возврата по ст. 78 НК РФ‚ штраф 20% (ст. 122 НК РФ) за неуплату в срок (хотя удерживать не было права).
2. Начисление страховых взносов в ЕФС-1. → Начисление лишних взносов‚ пени‚ штраф 5–20% (ст. 122 НК РФ)‚ корректировка ЕФС-1.
3. Отражение доходов в 6-НДФЛ (Раздел 1). → Расхождение с данными ФНС‚ требование пояснений‚ штраф 200 руб. за каждую неверную строку (ст. 126 НК РФ).
4. Выдача 2-НДФЛ умершему или иждивенцу. → Бесполезная бумага‚ вводящая в заблуждение налоговую инспекцию по иждивенцу.
5. Выплата без заявления и документов‚ подтверждающих родство. → Риск обжалования другими наследники‚ невозможность защититься при проверке (недокументированная выдача ДС).

Резюме: Ключевые тезисы для запоминания

Увольнение в связи со смертью сотрудника — единственный случай‚ когда «финальный расчет» полностью освобождается от налоговой нагрузки (НДФЛ + все страховые взносы). Работодатель выступает не как налоговый агент‚ а как платежный агент‚ передающий заработанные при жизни средства законным наследников/иждивенцам.

Главное правило бухгалтера: увидел приказ со ст. 83 ТК РФ (п. 6 ч. 1) и заявление иждивенца — обнуляй НДФЛ и взносы‚ не отражай в 6-НДФЛ‚ сдавай СЗВ-ТД с датой смерти. Это сэкономит организации деньги‚ а тебе — нервы при проверках.

Статья подготовлена на основании ТК РФ‚ НК РФ‚ Письма Минфина России от № 03-15-05/70904‚ Письма ФНС от № ЗГ-3-11/13952 и судебной практики 2023–2025 гг. Информация актуальна на .