Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ), один из самых гибких и безопасных способов прекращения трудовых отношений. Однако именно при оформлении записи в трудовой книжке работодатели чаще всего допускают ошибки‚ которые могут привести к трудовым спорам‚ штрафам со стороны ГИТ и необходимости вносить исправления. В данной статье подробно разбирается процедура‚ нормативная база и приводятся точные образцы заполнения для бумажной трудовой книжки и сведений для электронной (ТД-Э).

Нормативная правовая база

Заполнение трудовой книжки регулируется следующими основными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ): ст. 78 (Основания для прекращения трудового договора по соглашению сторон)‚ ст. 84 (Порядок расчета с работником)‚ ст. 66 (Трудовая книжка).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Инструкции по порядку ведения и хранения трудовых книжек» (далее — Инструкция № 225)‚ п. 27‚ 28‚ 38.
• Постановление Министерства труда РФ от № 69 «Об утверждении образца трудовой книжки‚ образца вкладыша в трудовую книжку‚ описания и правил их заполнения».
• Федеральный закон от № 102-ФЗ (введение электронных трудовых книжек — ТД-Э).
• Приказ Минтруда России от № 591н «Об утверждении правил ведения электронных трудовых книжек».

Этапы оформления увольнения (краткий чек-лист)

Перед тем как делать запись в трудовой книжке‚ кадровик должен убедиться‚ что выполнены все предварительные этапы:

1. Подписание Соглашения о прекращении трудового договора. Документ должен содержать: дату увольнения‚ условия выплаты компенсации (если предусмотрена)‚ порядок передачи дела/ключей‚ отсутствие претензий сторон.
2. Издание Приказа (Распоряжения) об увольнении. Основание: «Соглашение сторон от [дата] № [номер]». Дата приказа = дата увольнения‚ указанная в соглашении. Форма Т-8 (утв. Госстатом № 1) или собственная форма по ст. 86 ТК РФ.
3. Ознакомление работника с приказом под роспись. Не позднее дня увольнения (п. 2 ст. 84.1 ТК РФ).
4. Полный расчет с работником. Заработная плата‚ компенсация за неиспользованный отпуск‚ выплаты по соглашению (северная‚ компенсация за несвоевременную выплату и т.д.).
5. Заполнение трудовой книжки / передача сведений в ТД-Э. В день увольнения (последний рабочий день).
6. Выдача трудовой книжки работнику под роспись в журнале учета движения трудовых книжек (форма Т-3) или в личной карточке (Т-2).

Правила заполнения записи в бумажной трудовой книжке

Согласно п. 27 Инструкции № 225 и п. 3.3 Приказа № 69‚ запись о прекращении трудового договора вносится в раздел «Сведения о работе» (основная часть).

Структура записи (по графам)

Визуальный образец записи

| 1 | 2 | 3 | 4 |
|----|--------------|-------------------------------------------|--------------------------------|
| 5 | | Уволен по соглашению сторон | Приказ № 125-ОД от |

Важные нюансы оформления

• Никаких ссылок на статьи ТК РФ в графе 3. Это грубая ошибка. Текст записи должен дословно соответствовать формулировке основания (п. 27 Инструкции № 225).
• Дата в графе 2 = Дата приказа = Дата в соглашении. Нельзя уволить «со вчерашнего дня» или «завтрашнего» без соответствующей даты в приказе и соглашении.
• Подпись и печать. Запись заверяется подписью уполномоченного лица (директора или лица‚ замещающего его) с расшифровкой подписи и датой. Печать ставится по желанию работодателя (ст. 66 ТК РФ не требует печати обязательно‚ но на практике часто ставят на последней записи).
• Расшифровка подписи. Обязательна: Должность‚ Фамилия И.О. (например: Директор Иванов И.И.).

Заполнение вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш заполняется только в том случае‚ если в основной книжке закончилось место в разделе «Сведения о работе» (п. 38 Инструкции № 225). Правила заполнения граф вкладыша идентичны правилам заполнения основной книги. На титульном листе вкладыша ставится отметка: «Вкладыш выдан» с указанием серии и номера вкладыша‚ датой и подписью кадровика.

Оформление в электронной трудовой книжке (ТД-Э)

С 2021 года для большинства работников ведется ТД-Э. Работодатель передает сведения в СФР (бывший ПФР) через оператора ЭТД (как правило‚ через СЭД или специализированный сервис) в течение 1 рабочего дня после дня увольнения (п. 5 ст. 66.1 ТК РФ‚ п. 11 Приказа № 591н).

Структура сведений (СТД-Р — Сведения о трудовой деятельности работника)

В XML-файле (или через интерфейс личного кабинета работодателя в СФР) заполняются следующие ключевые поля:

• Тип события: TERMINATION (Прекращение трудового договора).
• Дата события: Дата увольнения (ГГГГ-ММ-ДД).
• Основание (Код по справочнику): 78 (Соответствует ст. 78 ТК РФ — «По соглашению сторон»).
• Наименование основания (Текст): Уволен по соглашению сторон (Автозаполнение по коду 78‚ редактировать не нужно).
• Номер приказа: Номер приказа об увольнении.
• Дата приказа: Дата приказа об увольнении.
• Должность: Должность‚ которую занимал работник на момент увольнения (как в штатном расписании/трудовом договоре).
• Подразделение: Название структурного подразделения (если есть).

Особенности ТД-Э при увольнении по соглашению

• В ТД-Э не указывается номер и серия трудовой книжки (они не привязаны к электронному виду).
• Работодатель обязан выдать работнику СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности работника) на бумажном носителе или в электронном виде в день увольнения (п. 6 ст. 66.1 ТК РФ). Это документ‚ заменяющий выписку из трудовой книжки.
• Если работник оставил бумажную трудовую книжку у работодателя (на хранении до 2020 г.)‚ работодатель обязан сделать запись в бумажной книжке параллельно с передачей данных в ТД-Э (п. 3 ст. 66.1 ТК РФ).

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка 1: Неправильная формулировка в графе 3

• ❌ Неправильно: «Уволен по ст. 78 ТК РФ»‚ «Уволен по п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»‚ «Прекращен ТД по соглашению»‚ «Уволен по собственному желанию».
• ✅ Правильно: «Уволен по соглашению сторон».

Ошибка 2: Несоответствие дат

• Дата в соглашении: . Дата приказа: . Дата в ТК: .
  
  Последствие: Запись в ТК не соответствует приказу. Работник может оспорить дату увольнения в суде.
  
  Решение: Все три даты (Соглашение‚ Приказ‚ ТК/ТД-Э) должны быть идентичны.

Ошибка 3: Позднее вручение трудовой книжки

• Книжка вручена через 3 дня после увольнения.
  
  Последствие: Штраф на должностное лицо 1 000–5 000 руб.‚ на юрлицо 30 000–50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ) + компенсация за задержку (ср. заработок за каждый день задержки‚ ст. 236 ТК РФ).

Ошибка 4: Отсутствие подписи работника в журнале учета (Т-3)

• Книжка выдана‚ но в журнале нет росписи работника.
  
  Риск: Невозможно доказать факт вручения в срок. Всегда берите роспись в журнале Т-3 (графы 12‚ 13) или в личной карточке Т-2.

Ошибка 5: Непередача СТД-Р работнику (для ТД-Э)

• Работодатель передал данные в СФР‚ но не выдал работнику распечатку СТД-Р.
  
  Последствие: Нарушение ст. 66.1 ТК РФ‚ претензии инспекции труда.

Исправление ошибок в уже сделанной записи

Если ошибка обнаружена до выдачи книжки работнику:

• Неправильную запись зачеркивают одной линией (так‚ чтобы текст читался).
• Справа или выше пишут: «Запись № [Н] неверна. Верная запись: …».
• Ставят подпись уполномоченного лица‚ дату и печать (при наличии).
• Номер записи при этом не меняется (остается тот же порядковый номер).

Если ошибка обнаружена после выдачи книжки работнику (или работник ушел с книжкой):

• Работодатель не имеет права требовать книжку обратно для исправления.
• Исправление производится работодателем‚ уволившим работника‚ на основании письменного заявления работника.
• Вносится новая запись со следующим порядковым номером: «Запись № [Неверный номер] неверна. Верная запись: Уволен по соглашению сторон. Приказ № [Н] от [Дата]».
• В графе 4 ссылаются на приказ об исправлении (если издали) или на заявление работника.

Важно: Для ТД-Э исправление инициируется работодателем через оператора ЭТД путем направления корректирующих сведений (СТД-Р с признаком исправления).

Особенности компенсационных выплат и записи в ТК

Соглашение сторон часто предусматривает выплату компенсации (одноразовой‚ в размере нескольких окладов).

• В трудовую книжку информация о выплате компенсации НЕ вносится. ТК отражает только факт прекращения трудовых отношений и его основание.
• Сведения о выплатах фиксируются в расчетном листе (Т-51/Т-53)‚ платежном поручении и в СТД-Р (в блоке «Сведения о заработной плате» передаются отдельно через СЗВ-ТД/СЗВ-СТАЖ).

Резюме: Алгоритм действий кадровика в день увольнения

1. Проверить подписанное Соглашение сторон (дата увольнения‚ суммы выплат).
2. Подготовить и подписать Приказ об увольнении (форма Т-8 или своя) с датой = дате в соглашении.
3. Ознакомить работника с приказом под роспись (лично или почтой с уведомлением‚ если работник не явился, составить акт).
4. Провести полный расчет (ЗП‚ компенсация отпуска‚ выплаты по соглашению). Выдать зарплату/выплаты.
5. Бумажная ТК: Внести запись по образцу (Графа 3: «Уволен по соглашению сторон»‚ Графа 4: «Приказ №… от…»). Поставить подпись‚ расшифровку‚ дату. Печать (по желанию).
6. ТД-Э: Передать СТД-Р (Тип: TERMINATION‚ Основание: 78) в СФР через оператора ЭТД в течение 1 раб. дня. Выдать работнику распечатку СТД-Р (подписанную/ЭЦП).
7. Вручить трудовую книжку (если велась) под роспись в Журнале учета Т-3 (графы 12‚ 13).
8. Выдать работнику копию приказа‚ СТД-Р (для ТД-Э)‚ справку 2-НДФЛ‚ СЗВ-ТД (если запрашивал).

Главное правило при увольнении по соглашению сторон — единство волеизъявления сторон‚ зафиксированное в Соглашении‚ Приказе и Трудовой книжке (ТД-Э); Единая формулировка «Уволен по соглашению сторон» в графе 3 трудовой книжки (или код 78 в ТД-Э) исключает двусмысленность и защищает работодателя от обвинений в незаконном увольнении. Своевременный расчет‚ вручение документов и передача сведений в СФР — залог отсутствия штрафов и судебных исков.

Данная статья носит информационный характер и не заменяет консультацию с трудовой инспекцией или юристом по конкретной ситуации. Нормативная база актуальна на 2024–2025 гг.