В офисной работе регулярно возникает необходимость восстановить работоспособность печатающих устройств. Один из самых частых сценариев — заправка лазерных или струйных картриджей. Чтобы процесс прошел легально, прозрачно для бухгалтерии и быстро, необходимо правильно оформить внутренний документ: заявку (восходящий документ от сотрудника) или служебную записку (внутриорганизационный документ). В этой статье подробно разберем, как составить эти документы, какие реквизиты обязательны и приведем актуальные образцы на 2024–2026 годы.

Какой документ нужен: заявка или служебная записка?

Выбор формы зависит от внутреннего регламента документооборота вашей организации:

• Заявка (заявка на оказание услуг) — чаще используется, если в компании есть внутренняя типография/IT-отдел, либо если сотрудник инициирует вызов стороннего сервиса. Часто оформляется по установленному бланку (форме), утвержденному приказом руководителя.
• Служебная записка — классический внутриорганизационный документ, адресованный руководителю (директору, начальнику отдела) с просьбой разрешить закупку/заправку и выделить средства. Обязательна, если требуется списание денег с кассы или безналичный расчет по счету.

Обязательные реквизиты документа (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Независимо от названия (заявка, записка, заказ), документ должен содержать:

1. Наименование организации (в шапке, в дательном падеже: «Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И.»).
2. Название документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА / ЗАЯВКА).
3. Дата составления и регистрационный номер (если ведется учет).
4. Текст документа:
   • Причина (исчерпан ресурс картриджа, низкое качество печати).
   • Модель принтера / МФУ;
   • Модель картриджа (например, Canon 719H для принтера Canon LBP-6300 или Samsung MLT-D111S для Samsung ML-2020).
   • Инвентарный номер оборудования (если есть).
   • Предлагаемый способ решения: заправка в сервисе / выезд мастера / покупка нового / покупка восстановленного.
   • Примерная стоимость (для согласования с бухгалтерией).
5. Подпись инициатора (ФИО, должность, расшифровка подписи).
6. Виза согласующих лиц (нач. IT-отдела, бухгалтера, зам. директора).
7. Резолюция руководителя (например: «Согласен. Оформить заказ. Директор /Иванов/ »).

Образец служебной записки на заправку картриджа (2024–2026 гг.)

Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову Ивану Ивановичу
от системного администратора
Петрова Петра Петровича

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
№ 15-ОТ от 10 января 2026 г.

Тема: О необходимости заправки картриджа принтера бухгалтерии

Уважаемый Иван Иванович,

Информирую Вас о том, что в принтере HP LaserJet Pro M404dn (инв. № 004521), установленном на рабочем месте главной бухгалтеры Сидоровой А.В., исчерпан ресурс картриджа (модель HP 58A / CF258A). Печать документов отчетности стала невозможна (появляются полосы, бледный текст).

Прошу разрешить оказание услуг по заправке указанного картриджа с выездом мастера сервисного центра «ОфисСервис» (договор № 123 от г.). Предварительная стоимость работ — 850 руб. (без НДС). Средства имеются в статье бюджета «Обслуживание оргтехники».

Приложение: Коммерческое предложение ООО «ОфисСервис» от г. (1 л.).

Петров П.П. /_____________/

Согласовано:
Начальник IT-отдела Сидоров С.С. /_____________/
Главный бухгалтер Козлова К.К. /_____________/

РЕЗОЛЮЦИЯ:
Согласен. Оформить заказ на заправку.
Директор Иванов И.И. /_____________/

Образец заявки на оказание услуг (по форме, приложенной к договору)

Если у компании заключен договор на обслуживание оргтехники (как указано в справочных системах типа КонсультантПлюс), заявка оформляется по приложению к договору.

ООО «Вектор»
ЗАЯВКА НА ОКАЗАНИЕ УСЛУГ
(Приложение к Договору № 123 от г.)

Заявка № 42
Заказчик: ООО «Вектор» (ИНН ###)
Исполнитель: ООО «ОфисСервис»
Объект обслуживания: Принтер HP LaserJet Pro M404dn (С/Н: VNB3X12345), инв. № 004521.

Неисправность / Работа: Заправка картриджа HP 58A (CF258A). Замена фото барабана не требуеться.
Адрес оказания услуг: г. Москва, ул. ###, д. 10, офис 305 (бухгалтерия).
Желаемое время выезда: с 10:00 до 13:00.
Контактное лицо: Петров П.П., тел. +7 (999) 123-45-67.
Способ оплаты: Безналичный расчет по счету на оплату (постоплата по акту).

Подпись уполномоченного лица Заказчика:
________________ /Петров П.П./
М.П.

Документы, подтверждающие выполнение работ (для бухгалтерии)

После заправки картриджа сервисная организация должна передать пакет закрывающих документов. Без них бухгалтерия не сможет списать расходы и вернуть НДС (при общем режиме налогообложения).

• Акт выполненных работ / Оказанных услуг (форма КС-2 или собственная форма исполнителя) — основной документ для списания затрат.
• Счет-фактура (если исполнитель на общем режиме и вы платите с НДС).
• УПД (Универсальный передаточный документ) — объединяет акт и счет-фактуру.
• Квитанция / Чек (БСО), если оплата производилась наличными через кассу (для ИП/ООО на УСН/Патенте без онлайн-кассы в редких исключительных случаях, но лучше всегда требовать чек ККТ).
• Служебная записка / Акт приема-передачи картриджа — внутренний документ, фиксирующий передачу картриджа мастеру и возврат заправленного (для контроля имущества).

Договор на заправку и обслуживание: ключевые пункты

Для регулярного обслуживания выгоднее заключить Договор на заправку картриджей и обслуживание оргтехники. Типовой образец должен содержать:

• Предмет договора: перечень услуг (заправка, чистка, замена расходников, ремонт, выезд мастера).
• Порядок обращения: через заявку (образец приложения), телефон, портал.
• Сроки реакции (SLA): например, выезд в течение 4 часов / 1 рабочего дня.
• Ценообразование: фиксированные цены в приложении (прайс-лист) или порядок согласования сметы.
• Гарантия на заправку: обычно от 3 до 6 месяцев или до определенного количества отпечатков.
• Ответственность сторон: штрафы за срыв сроков, порчу оборудования недобросовестной заправкой.
• Порядок расчетов: постоплата по актам (раз в месяц) или предоплата.

Типичные ошибки при оформлении

1. Отсутствие модели картриджа. Написание просто «заправить картридж в HP» недопустимо — мастер не привезет нужный тонер/чернила.
2. Нет инвентарного номера. Сложно отследить историю обслуживания конкретного устройства.
3. Отсутствие резолюции руководителя. Бухгалтерия имеет право отказать в оплате счета без подписи директора на внутреннем документе-основании.
4. Работа без договора/договора на один раз. При регулярных заправках это создает лишнюю бумажную волокиту. Лучше, рамковый договор на год.
5. Игнорирование акта приема-передачи картриджа. Риск потери картриджа или подмены на неисправный.

Автоматизация процесса

В современных компаниях переводят этот процесс в электронный вид:

• Системы Service Desk / Helpdesk (Jira Service Management, OTRS, Naumen, SimpleOne): сотрудник создает тикет «Заправка картриджа», система автоматически подтягивает модель принтера из CMDB, отправляет на согласование руководителю, а после, в сервисную компанию по API/Email.
• Электронный документооборот (ЭДО): подписание актов и УПД через Диадок, СБИС, Контур.Экстерн.
• QR-коды на принтерах: сканирование кодом ведет на форму заявки с предзаполненными данными оборудования.

Правильное оформление заявки или служебной записки на заправку картриджа — это не просто бюрократия, а гарантия того, что:

• Бухгалтерия быстро и без вопросов оплатит счет;
• Сервисная компания привезет именно то, что нужно;
• Имущество компании (картриджи, принтеры) учитывается и контролируется;
• Рабочий процесс не встанет надолго из-за отсутствия печати.

Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируйте их под внутренние стандарты вашей организации (бланки, нумерацию, маршруты согласования) и зафиксируйте в «Положении об обслуживании оргтехники» или «Инструкции по обращению в IT-отдел».