В кадровой практике любой организации рано или поздно возникает ситуация‚ когда работодатель обязан истребовать от работника письменное объяснение. Чаще всего это связано с дисциплинарным проступком или причинением материального ущерба. В этой статье подробно разберём‚ что такое запрос (требование) объяснительной‚ в каких случаях он необходим‚ как его правильно оформить‚ и приведём образец документа.

Что такое запрос объяснительной и зачем он нужен

Запрос (требование‚ уведомление) о предоставлении письменного объяснения — это официальный документ‚ который работодатель направляет работнику с целью получить от него письменные пояснения по факту совершённого нарушения или иного события‚ имеющего трудовое значение.

Требование объяснительной необходимо в двух основных случаях‚ прямо предусмотренных Трудовым кодексом РФ:

• Привлечение к дисциплинарной ответственности (ст. 193 ТК РФ). До применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение. Без соблюдения этой процедуры приказ о взыскании может быть признан незаконным.
• Установление причины ущерба (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). Прежде чем принимать решение о взыскании материального ущерба‚ работодатель должен истребовать от работника письменное объяснение о причинах возникновения ущерба.

Надо ли издавать приказ о требовании объяснительной

Закон не обязывает издавать отдельный приказ. Достаточно оформить само требование (уведомление) о предоставлении объяснения и вручить его работнику под подпись. Однако многие организации оформляют запрос на фирменном бланке и регистрируют его в журнале исходящей документации — это упрощает доказывание соблюдения процедуры в случае спора.

Как оформить требование объяснительной: структура документа

Строгой унифицированной формы запроса не существует‚ документ составляется в свободной форме. Тем не менее рекомендуется включить в него следующие элементы:

1. Шапка документа — наименование организации‚ ФИО и должность работника‚ которому адресовано требование.
2. Название документа — «Требование о предоставлении письменного объяснения» или «Уведомление о необходимости дать письменное объяснение».
3. Описание ситуации — дата‚ время и суть выявленного нарушения (опоздание‚ отсутствие на рабочем месте‚ невыполнение должностных обязанностей‚ причинение ущерба и т. д.).
4. Ссылка на норму закона, ст. 193 или ст. 247 ТК РФ.
5. Срок предоставления объяснения — по ст. 193 ТК РФ работнику даётся два рабочих дня. Укажите‚ куда и кому следует передать объяснительную записку.
6. Подпись — документ подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.
7. Отметка о вручении — работник расписывается в получении требования с указанием даты.

Образец письменного запроса объяснительной

ООО «Пример»

Менеджеру отдела продаж
Иванову Ивану Ивановичу

Требование о предоставлении письменного объяснения

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии со ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации требуем предоставить письменное объяснение по факту Вашего отсутствия на рабочем месте с 09:00 до 18:00 без уважительной причины и без предварительного уведомления работодателя.

Объяснительную записку необходимо передать в отдел кадров (кабинет № 12) специалисту по кадрам Петровой А. С. в течение двух рабочих дней с момента получения настоящего требования.

В случае непредоставления объяснения в указанный срок будет составлен соответствующий акт‚ и дисциплинарное взыскание может быть применено без Вашего объяснения.

Генеральный директор ООО «Пример» _____________ /Сидоров С. С./

Требование получил: _____________ /Иванов И. И./

Как вручить требование и сколько ждать ответа

Требование вручается работнику лично под подпись. Если работник отсутствует или уклоняется от получения‚ документ можно направить по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении на домашний адрес работника.

Согласно ст. 193 ТК РФ‚ на предоставление объяснения отводится два рабочих дня. Если по истечении этого срока объяснение не предоставлено‚ составляется акт об отказе (непредоставлении) объяснений.

Что делать‚ если работник отказался давать объяснения

Отказ работника не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. В этом случае необходимо:

• составить акт об отказе давать письменные объяснения‚ в котором фиксируются дата‚ время‚ суть нарушения и причина отказа;
• подписать акт не менее чем двумя свидетелями (обычно это сотрудники‚ не заинтересованные в исходе дела);
• ознакомить работника с актом под подпись‚ а при отказе — сделать соответствующую отметку.

Что должен указать работник в объяснительной записке

Объяснительная записка составляется работником в свободной форме, строгих требований к ней закон не предъявляет. В документе целесообразно указать:

• обстоятельства произошедшего с точки зрения работника;
• причины нарушения и наличие уважительных обстоятельств;
• дополнительные факты‚ которые‚ по мнению работника‚ имеют отношение к сложившейся ситуации;
• какие усилия будут приложены для того‚ чтобы исправить последствия нарушения.

Ключевые ошибки работодателя‚ которых следует избегать

1. Применение взыскания без истребования объяснения — нарушение ст. 193 ТК РФ и основание для отмены взыскания в суде.
2. Несоблюдение двухдневного срока — нельзя составлять акт об отказе раньше истечения двух рабочих дней.
3. Отсутствие доказательств вручения требования — всегда получайте подпись работника или отправляйте документ заказным письмом.
4. Размытое описание нарушения — в требовании должны быть конкретные дата‚ время и суть проступка.
5. Пропуск месячного срока, дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка;

Письменный запрос объяснительной — обязательный элемент процедуры привлечения работника к дисциплинарной или материальной ответственности. Правильно оформленное требование‚ вручённое под подпись‚ и соблюдение установленных сроков защищают работодателя от признания взыскания незаконным‚ а работнику дают возможность изложить свою позицию и представить доказательства уважительности причин нарушения.