В деловой практике нередко возникает ситуация, когда покупателю необходимо получить от поставщика первичные учетные документы — счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, УПД и другие․ Это может быть связано с утерей оригиналов, подготовкой к налоговой проверке, сверкой взаиморасчетов или проявлением должной осмотрительности при выборе контрагента; В таких случаях составляется официальное письмо-запрос․

Что такое письмо-запрос

Письмо-запрос, это вид деловой переписки, официальное обращение одного юридического или физического лица к другому с целью получения информации или документов․ Оформление такого письма рекомендовано производить в соответствии с ГОСТ Р 7․0․97-2016, который устанавливает требования к реквизитам организационно-распорядительных документов․

Когда требуется запрос первичных документов

• утеря или порча оригиналов документов (пожар, переезд, ошибки архива);
• неполучение документов при поставке товара или оказании услуг;
• подготовка к налоговой или аудиторской проверке;
• проведение сверки взаиморасчетов с контрагентом;
• восстановление бухгалтерского или налогового учета;
• подтверждение расходов по требованию налогового органа;
• проявление должной осмотрительности при выборе поставщика․

Структура письма-запроса

Грамотно составленный запрос должен содержать следующие элементы:

1. Шапка документа — наименование и реквизиты отправителя, наименование адресата, должность и ФИО руководителя поставщика․
2. Дата и исходящий номер письма․
3. Заголовок, например, «О предоставлении первичных документов»․
4. Основная часть — ссылка на договор (номер и дата), перечень запрашиваемых документов с указанием периода, причина запроса;
5. Срок предоставления документов и способ их передачи (почтой, курьером, через ЭДО, электронной почтой)․
6. Подпись руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой․

Образец запроса первичных документов у поставщика

Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
ИНН ###, КПП 770001001
Адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Образцовая, д․ 1
Исх․ № 45 от

Генеральному директору
ООО «Поставщик»
Иванову И․И․

О предоставлении первичных документов

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии с договором поставки № 12 от , заключенным между ООО «Пример» (Покупатель) и ООО «Поставщик» (Поставщик), просим предоставить заверенные копии следующих первичных документов за период с по :

• товарные накладные по форме ТОРГ-12;
• счета-фактуры (универсальные передаточные документы);
• акты выполненных работ (оказанных услуг)․

Документы необходимы для проведения сверки взаиморасчетов и подтверждения расходов в бухгалтерском и налоговом учете․

Просим направить документы в срок до по адресу: 123456, г․ Москва, ул․ Образцовая, д․ 1, либо посредством системы электронного документооборота․

Генеральный директор ООО «Пример» ____________ /Петров П․П․/
Исполнитель: Сидорова А․А․, тел․ +7 (495) 000-00-00

Рекомендации по составлению и отправке

• Формулируйте запрос конкретно: указывайте точные наименования, номера и даты документов, период․
• Обязательно ссылайтесь на договор, в рамках которого возникли отношения․
• Установите разумный срок ответа — как правило, 5–10 рабочих дней․
• Отправляйте письмо способом, подтверждающим факт отправки и получения: заказным письмом с уведомлением, курьером под подпись или через ЭДО․
• Сохраните копию запроса и подтверждение его вручения — это пригодится при спорах и налоговых проверках․

Правильно составленный запрос первичных документов позволяет оперативно восстановить учетную документацию, подтвердить расходы и избежать претензий со стороны налоговых органов․ Используйте приведенный образец как основу, адаптируя его под конкретную ситуацию и требования вашей организации․