Заявление на отпуск — один из самых распространённых кадровых документов. Несмотря на то, что унифицированной формы заявления законодательством не установлено, к его оформлению предъявляются определённые требования. Особое внимание стоит уделить визам — отметкам согласования, которые проставляют руководители и ответственные лица. В этой статье разберём, как правильно составить заявление на отпуск, какие визы на нём должны стоять, и приведём образцы для разных ситуаций.
Что такое виза на заявлении и зачем она нужна
Виза, это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. На заявлении на отпуск визы проставляют:
- непосредственный руководитель работника (начальник отдела, цеха, участка);
- руководитель организации или уполномоченное лицо;
- при необходимости, кадровая служба и бухгалтерия.
Виза включает в себя:
- подпись должностного лица;
- расшифровку подписи (инициалы и фамилию);
- дату проставления визы;
- при необходимости — резолюцию («Не возражаю», «Согласовано», «В отпуске отказать по производственной необходимости» и т. п.).
Наличие виз подтверждает, что руководство ознакомлено с просьбой работника и согласовало отпуск. На основании завизированного заявления издаётся приказ о предоставлении отпуска.
Общие правила оформления заявления на отпуск
Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные элементы:
- Адресная часть (шапка) — в правом верхнем углу указывается должность и Ф.И.О. руководителя организации, наименование организации, а также должность, структурное подразделение и Ф.И.О. работника;
- Название документа — «Заявление»;
- Основной текст — просьба предоставить отпуск с указанием вида отпуска, дат начала и окончания, количества календарных дней;
- Дата и подпись работника с расшифровкой.
Документ составляется в одном экземпляре, который после согласования остаётся у работодателя в кадровых документах.
Образец заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск с визами
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск с по продолжительностью 14 календарных дней.
— Петров П.П. (подпись)
Визы:
- Не возражаю. Начальник отдела продаж — Сидоров С.С. —
- Разрешаю. Генеральный директор — Иванов И.И. —
Образец заявления на отпуск без сохранения заработной платы
Директору
АО «Вектор»
Смирновой А.В.
от бухгалтера
Козловой Елены Сергеевны
Заявление
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с по продолжительностью 3 календарных дня по семейным обстоятельствам.
— Козлова Е.С. (подпись)
Визы:
- Главный бухгалтер — согласовано, Орлова Н.П.,
- Директор — разрешаю — Смирнова А.В;,
Образец заявления на учебный отпуск
Ректору ФГБОУ ВО / Генеральному директору
(наименование организации)
(Ф.И.О. руководителя)
от (должность, Ф.И.О. работника полностью)
Заявление
Прошу предоставить мне дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка для прохождения промежуточной аттестации с по продолжительностью 25 календарных дней. Справка-вызов от образовательного учреждения прилагается.
Дата, подпись — расшифровка
Типичные ошибки при оформлении
- отсутствие дат начала и окончания отпуска или их несоответствие графику отпусков;
- отсутствие подписи работника или даты составления;
- отсутствие визы непосредственного руководителя, из-за чего заявление может быть возвращено на доработку;
- неуказание вида отпуска (основной, дополнительный, без сохранения зарплаты);
- отсутствие подтверждающих документов, когда они обязательны (справка-вызов, медицинские документы и др.).
Порядок согласования и дальнейшие действия
- Работник пишет заявление и передаёт его непосредственному руководителю.
- Руководитель проставляет визу согласования.
- Заявление направляется руководителю организации, который ставит резолюцию.
- Кадровая служба на основании завизированного заявления готовит приказ о предоставлении отпуска.
- Работник знакомится с приказом под подпись, бухгалтерия производит расчёт отпускных (не позднее чем за три дня до начала отпуска).
Правильно оформленное заявление на отпуск с визами согласования — гарантия того, что отдых работника будет оформлен в соответствии с Трудовым кодексом РФ, а у работодателя останется документальное подтверждение законности предоставления отпуска. Используйте приведённые образцы как шаблоны, адаптируя их под правила делопроизводства вашей организации.