Заявление на получение денежных средств — один из самых распространённых документов в деловом обороте. Оно используется при выдаче подотчётных сумм, получении аванса, материальной помощи, компенсаций и в других ситуациях. В этой статье разберём, как правильно составить такой документ, какие реквизиты обязательны, и приведём образцы для разных случаев.

Когда требуется заявление на получение денег

Заявление может понадобиться в следующих ситуациях:

• получение наличных денег под отчёт (на хозяйственные нужды, командировку, закупку товаров);
• перечисление подотчётных сумм на банковскую карту;
• выплата аванса по заработной плате;
• получение материальной помощи (при болезни, рождении ребёнка, смерти родственника и т. д.);
• возмещение расходов, понесённых сотрудником за свой счёт;
• выплата среднего заработка на период трудоустройства.

Обязательно ли заявление по закону

Действующее законодательство больше не содержит однозначного требования о необходимости оформления сотрудниками заявлений для получения денежных средств под отчёт: выдачу денег можно оформлять и приказом руководителя. Однако на практике большинство организаций сохраняют заявительный порядок — это удобно для учёта и контроля расходов.

Если кассиром является сам руководитель предприятия, то заявление может не требоваться — достаточно расходного кассового ордера. При его заполнении в строке «Основание» следует указать: «выдача денег под отчёт для оплаты …, на срок …».

Общая структура заявления

Независимо от цели, заявление на получение денег включает стандартные элементы:

1. Шапка документа — в правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя (кому адресовано), а также должность и ФИО заявителя (от кого).
2. Название документа — слово «Заявление» по центру.
3. Основной текст — просьба выдать денежные средства с указанием суммы, цели и срока.
4. Дата и подпись заявителя с расшифровкой.

Как написать заявление на выдачу денег под отчёт

Это самый распространённый вид заявления. В тексте следует указать:

• требуемую сумму — цифрами и прописью;
• цель выдачи (например, хозяйственные нужды, командировочные расходы, покупка материалов);
• срок, на который выдаются деньги;
• способ получения, наличными из кассы или перечислением на банковскую карту.

Пример формулировки

«Прошу выдать мне под отчёт наличные денежные средства в сумме 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей на приобретение канцелярских товаров для офиса на срок 5 рабочих дней. Авансовый отчёт обязуюсь предоставить в срок до …»

Обратите внимание: лимитов на получение подотчётных сумм в законе нет, однако организация может установить внутренние ограничения своими локальными актами.

Заявление на перечисление подотчётных сумм на карту

Если деньги перечисляются безналичным способом, в заявлении дополнительно указываются банковские реквизиты: наименование банка, номер счёта или карты, БИК. После оплаты банковской картой чек следует распечатать и проставить на нём отметку о досмотре, чтобы бухгалтер принял бумагу как подтверждение расхода (см. Письмо ФНС России от № СД-3-3/3409).

Заявление на материальную помощь

При обращении за материальной помощью важно указать причину и приложить подтверждающие документы:

• при болезни — справку из медицинского учреждения;
• при рождении ребёнка — копию свидетельства о рождении;
• при смерти родственника — копию свидетельства о смерти и документы о родстве;
• к отпуску — в соответствии с положением об оплате труда.

«Прошу оказать мне материальную помощь в связи с рождением ребёнка. Приложение: копия свидетельства о рождении от … № …»

Порядок согласования и выдачи

1. Сотрудник заполняет заявление, указывая сумму, цель и срок.
2. Главный бухгалтер проверяет документ и передаёт его на подпись руководителю.
3. Руководитель ставит резолюцию («Выдать», дата, подпись).
4. Кассир оформляет расходный кассовый ордер и выдаёт деньги.
5. Сотрудник в установленный срок отчитывается авансовым отчётом с приложением подтверждающих документов.

Распространённые ошибки

• сумма указана только цифрами — рекомендуется дублировать прописью;
• не указана цель выдачи — бухгалтерия может отказать в приёме;
• отсутствует срок отчёта;
• нет подписи заявителя или даты;
• не приложены подтверждающие документы (для материальной помощи).

Грамотно составленное заявление на получение денег — это простой документ, но от его правильного оформления зависит скорость выдачи средств и корректность бухгалтерского учёта. Указывайте сумму цифрами и прописью, чётко формулируйте цель, не забывайте про дату и подпись. Образцы заявлений обычно можно найти в бухгалтерии вашей организации или на информационных стендах — многие компании используют утверждённые внутренние формы.