Заявление на выдачу подотчетных сумм — это документ‚ с помощью которого сотрудник организации официально запрашивает денежные средства для выполнения служебных задач. Несмотря на то что с 2016 года заявление перестало быть обязательным документом (согласно Указанию ЦБ РФ № 3210-У)‚ многие компании продолжают использовать его для внутреннего контроля и учета. В этой статье разберем‚ как правильно составить заявление‚ какие данные в нем указать‚ и приведем готовый образец.

Что такое подотчетные деньги и кому их выдают

Подотчетные деньги — это денежные средства‚ которые организация выдает сотруднику на конкретные цели: командировочные расходы‚ покупку канцелярии‚ хозяйственные нужды‚ представительские расходы и т.д. После использования средств работник обязан отчитаться перед бухгалтерией‚ предоставив авансовый отчет и подтверждающие документы (чеки‚ квитанции‚ билеты).

Выдача денег под отчет разрешена:

• сотрудникам‚ работающим по трудовому договору;
• лицам‚ сотрудничающим с организацией по гражданско-правовому договору (ГПХ).

Важно: новую сумму под отчет нельзя выдавать работнику‚ пока он не отчитался по ранее полученным средствам.

Какие реквизиты должно содержать заявление

Заявление составляется в свободной форме‚ однако для корректного оформления рекомендуется включить следующие элементы:

1. Шапка документа — наименование организации‚ Ф.И.О. и должность руководителя (или главного бухгалтера)‚ Ф.И.О. и должность заявителя.
2. Название документа — «Заявление».
3. Суть просьбы — просьба выдать денежные средства под отчет.
4. Сумма — указывается цифрами и прописью.
5. Цель расходов — на что именно будут потрачены деньги (хозяйственные нужды‚ командировка‚ покупка материалов).
6. Срок — период‚ на который выдаются средства‚ и дата предоставления отчета.
7. Способ выдачи — наличными из кассы или перечислением на банковскую карту.
8. Дата и подпись заявителя.

Образец заявления на подотчетные деньги

Ниже приведен универсальный образец‚ который можно адаптировать под нужды вашей организации:

Генеральному директору
ООО «Пример»

Иванову И.И.
от менеджера отдела закупок
Петрова Петра Петровича

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне под отчет денежные средства в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей на хозяйственные нужды (приобретение канцелярских товаров для офиса) сроком на 12 (двенадцать) календарных дней.

Обязуюсь предоставить авансовый отчет с подтверждающими документами в срок до «___» __________ 20__ г.

Денежные средства прошу выдать наличными из кассы организации / перечислить на банковскую карту (реквизиты: ________).

«___» __________ 20__ г.     __________ / Петров П.П. /

Порядок выдачи подотчетных средств

Чтобы процесс выдачи денег был прозрачным‚ рекомендуется придерживаться следующего алгоритма:

1. Сотрудник пишет заявление и передает его руководителю.
2. Руководитель ставит резолюцию (визу) о согласовании выдачи.
3. Бухгалтерия проверяет‚ нет ли у работника непогашенной задолженности по предыдущим подотчетным суммам.
4. Оформляется расходный кассовый ордер (при выдаче наличных) или платежное поручение (при перечислении на карту).
5. Сотрудник получает деньги и использует их по назначению.
6. В установленный срок работник сдает авансовый отчет с чеками и квитанциями.

Сроки отчета по подотчетным суммам

Согласно действующим правилам‚ сотрудник обязан отчитаться по полученным средствам в срок‚ установленный руководителем организации. По командировочным расходам отчет предоставляется в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки. Для остальных целей срок определяется внутренними документами компании — обычно от 3 до 14 дней.

Частые ошибки при составлении заявления

• Не указана цель расходов — без этого бухгалтерия не сможет правильно отразить операцию в учете.
• Сумма указана только цифрами — во избежание подделок сумму следует дублировать прописью.
• Отсутствует срок отчета, это затрудняет контроль за расходованием средств.
• Нет подписи заявителя, документ без подписи не имеет юридической силы.

Заявление на выдачу подотчетных денег, простой‚ но важный документ‚ обеспечивающий прозрачность взаиморасчетов между организацией и сотрудником. Составить его можно в свободной форме‚ главное — указать сумму‚ цель расходов‚ срок отчета и поставить подпись. Используйте приведенный в статье образец как основу и адаптируйте его под требования вашей компании.