Выдача денежных средств (ДС) под авансовый отчет — ежедневная процедура для большинства организаций и индивидуальных предпринимателей. Несмотря на привычность процесса, ошибки в оформлении первичных документов (заявления или распорядительного документа) могут привести к претензиям со стороны налоговых органов и штрафам по ст. 15.1 КоАП РФ. В данной статье подробно разбираем актуальные требования 2026 года к заявлению на получение подотчетных сумм, его реквизиты, альтернативы и риски игнорирования норм ЦБ РФ.

Нормативная база: что регулирует выдачу под отчет?

Главным документом, устанавливающим порядок работы с кассовыми деньгами, является Указание Банка России от № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями…» (в ред. от № 4416-У).

Ключевой пункт — п. 6.3 Указания № 3210-У. Именно он определяет, на каком основании кассир имеет право выдать наличные из кассы организации подотчетному лицу.

Два законных основания для выдачи денег (п. 6.3 Указания № 3210-У)

С 19 августа 2017 года (вступление в силу Указания ЦБ РФ № 4416-У) у организации есть выбор: оформить выдачу наличных либо на основании заявления работника, либо на основании распорядительного документа руководителя (приказа, распоряжения). Оба варианта равнозначны с точки зрения закона.

Вариант А: Заявление подотчетного лица

Составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты (см. ниже). Подписывается самим работником, который получает деньги.

Вариант Б: Распорядительный документ руководителя

Издается директором (уполномоченным лицом). Важное преимущество: в одном таком документе можно зафиксировать выдачу денег сразу нескольким сотрудникам, указав для каждого: фамилию, сумму и срок отчетности. Это удобно при массовой выдаче авансов (например, командировочным группам).

ВНИМАНИЕ! Выбранный порядок (заявления ИЛИ приказы) должен быть закреплен в внутреннем документе организации — Положении о расчетах с подотчетными лицами (или в Политике учета/Кассовом регламенте). Нельзя хаотично чередовать основания без прописанного алгоритма.

Обязательные реквизиты заявления на подотчет (п. 6.3 Указания № 3210-У)

Поскольку единой утвержденной формы (бланка) для заявления не существует, организация разрабатывает его самостоятельно. Однако закон требует наличия трех обязательных элементов:

1. Сумма необходимых для покупки/оплаты средств (в рублях).
2. Срок, на который выдаются ДС (конкретная дата или событие, например: «на период командировки с 10.01 по г.»).
3. Разрешающая виза руководителя (подпись директора/уполномоченного лица) и дата визирования.

Рекомендуется также указывать: цель выдачи (закупка товаров, оплата услуг, командировочные расходы), табельный номер, должность, структурное подразделение, дату составления заявления работником.

Выдача денег на банковские карты: нужно ли заявление?

Указание ЦБ РФ № 3210-У регулирует только операции с денежной наличностью (кассовыми деньгами). Если организация перечисляет аванс на:

• Корпоративную карту компании (счет организации);
• Зарплатную/персональную карту сотрудника;

…формально требования п; 6.3 Указания (наличие заявления или приказа) не распространяются, так как кассовая операция (выдача наличных из кассы) не совершается.

Однако Минфин России (письмо от № 03-11-11/42288) выразил позицию: заявление работника все же необходимо для подтверждения факта получения средств под отчет и целевого назначения, даже при безналичном переводе. Большинство аудиторов и консультантов (в т.ч. КонсультантПлюс) рекомендуют оформлять заявление (или приказ) и при безналичных переводах под отчет для исключения рисков при проверках.

Можно ли выдавать аванс, если по прошлому не сдан отчет?

Да, можно. С (п. 1.3 Указания № 4416-У) запрет на выдачу новой подотчетной суммы лицу, не отчитавшемуся по предыдущей, снят. Организация сама определяет в своем Положении о расчетах с подотчетными лицами правила повторной выдачи (например, устанавливает лимит непогашенной задолженности или требует объяснительную записку).

Риски отсутствия заявления или приказа: штрафы и судебная практика

Многие бухгалтеры игнорируют оформление заявлений/приказов, считая это лишней бюрократией. Налоговая инспекция при кассовой проверке квалифицирует это как нарушение порядка работы с денежной наличностью (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

• Штраф для юрлиц: от 40 000 до 50 000 руб.
• Штраф для должностных лиц/ИП: от 4 000 до 5 000 руб.

Отдельный штраф именно за п. 6.3 Указания № 3210-У в КоАП РФ не предусмотрен, поэтому налоговики применяют общую статью 15.1. Однако судебная практика по данному вопросу сложилась в пользу налогоплательщиков:

• Постановление 9-го ААС от № 09АП-11841/2013-АК: отсутствие заявления не влечет автоматического применения ст. 15.1 КоАП РФ, если иные нарушения кассовой дисциплины не выявлены.
• Постановление 9-го ААС от № 09АП-10884/2013: суды встают на сторону налогоплательщиков при подобных спорах.

Тем не менее, риск получения штрафа и необходимости его оспаривания в суде (затраты времени, гошпошлины, адвоката) делает игнорирование норм нецелесообразным. Проще оформить документ за 1 минуту.

Типовая структура заявления (образец для заполнения в 2026 году)

Ниже приведен рекомендуемый набор полей для внутреннего бланка организации:

Реквизит	Комментарий / Пример заполнения
Наименование организации	ООО «Ромашка»
Заголовок документа	ЗАЯВЛЕНИЕ на получение денежных средств под отчет
Номер и дата	№ 15 от 10 января 2026 г.
ФИО подотчетного лица	Иванов Иван Иванович
Должность / Подразделение	Менеджер по закупкам / Отдел снабжения
Табельный номер	0045
Сумма (прописью и цифрами)	50 000 (Пятьдесят тысяч) рублей 00 копеек
Срок отчетности	До 20 января 2026 г. (или «на период командировки 12–»)
Цель получения	Закупка канцелярских товаров для офиса
Подпись подотчетного лица	____________ /Иванов И.И./
Виза руководителя (Разрешаю)	____________ /Петров П.П./ Директор ООО «Ромашка» Дата:

Связь с Авансовым отчетом (АО-1 / единая форма № 0504833)

Заявление — это документ входной (основание для выдачи денег из кассы по РКО). Авансовый отчет, документ выходной (основание для списания расходов и возврата остатков).

В самом Авансовом отчете (лицевой стороне) в графе «Основание» (или «Номер и дата документа-основания») обязательно указывается номер и дата этого заявления (или приказа). Это создает закрытый документационный цикл: Заявление/Приказ → РКО (приход) → Расходные ордера/Чеки → Авансовый отчет → ПКО (возврат остатка) / Списание расходов.

Чек-лист для бухгалтера и кассира при выдаче под отчет

1. Проверено: есть ли в Положении о расчетах с подотчетными лицами требование оформлять заявление ИЛИ приказ?
2. Выбрано единое основание для данной выдачи (заявление ИЛИ приказ — не оба сразу без нужды).
3. В заявлении/приказе указаны: Сумма, Срок, Цель (желательно).
4. Стоит виза руководителя с датой (на заявлении) или подпись директора на приказе.
5. Кассир выдает деньги по РКО, в основании которой указано: «Заявление № 15 от ».
6. Подотчетное лицо расписалось в кассовой книге / журнале выдачи ДС / РКО за получение.
7. Срок отчетности контролируется (ведется журнал движений подотчетных лиц).

Оформление заявления на выплату денежных средств по авансовому отчету, это не просто формальность, а обязательное требование ЦБ РФ (п. 6;3 Указания № 3210-У) для кассовых операций. Наличие подписанного руководителем документа с указанием суммы, срока и цели защищает организацию от штрафов по ст. 15.1 КоАП РФ и вопросов аудиторов.

Даже при переводе средств на карту рекомендуется сохранять практику оформления заявления/приказа. Используйте единый утвержденный в компании бланк, включайте его реквизиты в Авансовый отчет и ведите контроль сроков отчетности — это база финансовой дисциплины и безопасности бизнеса в 2026 году.

---

Материал подготовлен на основании Указания ЦБ РФ № 3210-У, Указания ЦБ РФ № 4416-У, письма Минфина РФ № 03-11-11/42288 и судебной практики (постановления 9-го ААС). Актуально на .