С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Каждый работник вправе самостоятельно выбрать формат учёта своей трудовой деятельности: сохранить привычный бумажный документ или перейти на электронные сведения. Для перехода на ЭТК необходимо подать работодателю соответствующее заявление. В этой статье подробно разберём‚ как правильно его составить‚ приведём образец и объясним дальнейшие действия работодателя.
Законодательная основа
Переход на электронные трудовые книжки регулируется следующими нормативными актами:
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ, устанавливает порядок ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- Федеральный закон от № 439-ФЗ, определяет порядок перехода на ЭТК и права работников;
- Постановление Правительства РФ — утверждает формы представления сведений о трудовой деятельности.
Важно понимать: работники‚ впервые трудоустроившиеся после 1 января 2021 года‚ получают только электронные сведения о трудовой деятельности — бумажная трудовая книжка им не оформляется. Те же‚ кто начал работать раньше‚ делают выбор добровольно.
Кто и когда подаёт заявление
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку подаёт работник‚ который:
- трудоустроился до 2021 года и имеет бумажную трудовую книжку;
- принял решение отказаться от бумажного документа в пользу электронных сведений.
Заявление подаётся в отдел кадров (или руководителю организации) в любое время — сроки законодательством не ограничены. Работодатель обязан был до 30 июня 2020 года уведомить всех сотрудников о праве выбора‚ однако подать заявление можно и позже.
Как составить заявление: пошаговая инструкция
Унифицированной формы заявления законодательство не устанавливает‚ поэтому документ составляется в свободной форме. Многие работодатели утверждают собственный бланк. Тем не менее заявление должно содержать обязательные реквизиты:
- Шапка документа (правый верхний угол): должность и ФИО руководителя организации‚ наименование работодателя‚ а также должность‚ структурное подразделение и ФИО работника.
- Название документа — по центру строки: «Заявление».
- Основной текст — просьба о переходе на электронную трудовую книжку со ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ.
- Дата и подпись работника с расшифровкой.
Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку
Ниже приведён готовый пример‚ который можно использовать как основу:
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
Заявление
В соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде (в форме электронной трудовой книжки) без ведения бумажной трудовой книжки.
О том‚ что при переходе на электронные сведения бумажная трудовая книжка выдаётся мне на руки и далее работодателем не ведётся‚ уведомлён(а).
Подпись: _____________ / Петров П.П. /
Действия работодателя после получения заявления
Получив заявление от работника‚ работодатель обязан выполнить ряд действий:
- Внести запись в бумажную трудовую книжку. В графе 3 указывается примерно следующая формулировка: «Подано письменное заявление (ФИО) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 2 проставляется дата подачи заявления.
- Выдать трудовую книжку работнику на руки под подпись в книге учёта движения трудовых книжек и в личной карточке.
- Подать отчёт ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР) с кадровым мероприятием «Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки». Срок подачи — не позднее 25-го числа месяца‚ следующего за месяцем подачи заявления. Например‚ если заявление подано 20 апреля‚ отчёт нужно сдать не позднее 25 мая.
Как проверить сведения о трудовой деятельности
После перехода на ЭТК работник может в любой момент получить выписку о своей трудовой деятельности:
- у работодателя — по письменному заявлению (форма СТД-Р);
- через портал «Госуслуги» в личном кабинете;
- в СФР лично или через МФЦ (форма СТД-СФР).
Частые вопросы
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на ЭТК?
Нет‚ выбор является окончательным. После подачи заявления о переходе на электронные сведения бумажная книжка выдаётся на руки и работодателем больше не ведётся.
Что делать‚ если работник хочет сохранить бумажную книжку?
В этом случае подаётся другое заявление — о сохранении бумажной трудовой книжки. Тогда работодатель продолжает вести бумажный документ параллельно с передачей электронных сведений в СФР.
Нужно ли заявление при устройстве на новую работу?
Если работник уже перешёл на ЭТК у предыдущего работодателя‚ при новом трудоустройстве заявление подавать не требуется — сведения продолжают вестись в электронном виде автоматически.
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку — простой документ‚ который составляется в свободной форме на имя руководителя организации. Главное, указать ссылку на ст. 66.1 ТК РФ‚ поставить дату и подпись. После подачи заявления работодатель вносит соответствующую запись в бумажную книжку‚ возвращает её работнику и направляет отчёт ЕФС-1 в Социальный фонд России. Электронный формат удобен: сведения о трудовой деятельности надёжно хранятся и доступны в любой момент через «Госуслуги».