Акт приема-передачи дел — это первичный учетный документ‚ который фиксирует факт передачи документов‚ дел‚ материальных ценностей или полномочий от одного лица другому․ Наиболее часто он используется в кадровом делопроизводстве при смене ответственного исполнителя‚ увольнении сотрудника‚ его отпуске или реорганизации структуры компании․ Грамотное оформление акта защищает интересы обеих сторон и исключает претензии в будущем․

Нормативная правовая база

Хотя единой обязательной формы (как у первичных учетных документов по бухгалтерии) для акта приема-передачи дел (в отличие от материальных ценностей — формы МХ-1‚ МХ-3) не установлено‚ его оформление регулируется следующими нормами:

• ТК РФ (ст․ 62‚ 68‚ 214): обязанности работодателя по передаче делам и документам при смене должностного лица․
• ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст․ 16‚ 17): правила передачи архивных документов․
• ГОСТ Р 7․0․97-2016: требования к составу реквизитов документов управления․
• Приказ Минкультуры России от № 2364: типовые перечни документов‚ подлежащих передаче в архив․
• Локальные нормативные акты (ЛНА) организации: Инструкция по делопроизводству‚ Положение об архиве‚ Должностные инструкции․

Когда требуется оформление акта

Документ составляется в обязательном порядке в следующих ситуациях:

1. Увольнение сотрудника (передача дел преемнику или руководителю)․
2. Перевод на другую должность (в т․ч․ во временном исполнении)․
3. Отпуск (годовой‚ учебный‚ по уходу за ребенком) длительностью более 2 недель — передача дел исполняющему обязанности․
4. Командировка или болезнь длительным сроком (по решению руководителя)․
5. Реорганизация подразделения (ликвидация‚ слияние‚ выделение)․
6. Сдача дел в архив организации (передача архивных пачек)․
7. Передача дела по конкретному проекту/контракту другому куратору․

Структура и обязательные реквизиты акта

Согласно ГОСТ Р 7․0․97-2016‚ документ должен содержать следующие реквизиты:

• Наименование документа: «Акт приема-передачи дел»․
• Дата составления (число‚ месяц‚ год)․
• Место составления (населенный пункт)․
• Основание: приказ (распоряжение) о передаче‚ должностная инструкция‚ заявление об отпуске/увольнении․
• Состав комиссии (лиц): ФИО‚ должности передающего и принимающего лиц‚ а также членов комиссии (если назначена)․
• Перечень передаваемых дел: таблица с указанием шифра/номера дела‚ заглавия‚ дат начала/окончания‚ количества листов‚ срока хранения‚ категории ценности․
• Состояние дел: примечание о наличии/отсутствии повреждений‚ полноте‚ правильности оформления (нумерация‚ переплет‚ зашивка)․
• Подписи: передавшего‚ принявшего‚ членов комиссии‚ руководителя (утверждающего)․
• Печать организации (если предусмотрено Уставом/ЛНА)․

Пошаговая инструкция по заполнению

Шаг 1․ Подготовка дел к передаче (работы передающего лица)

• Упорядочить документы внутри дел по хронологии или тематическому признаку․
• Пронумеровать листы в каждом деле сквозной нумерацией․
• Составить внутренний опись к делу (формы 1-Д или 1-ДАР), перечень документов внутри дела․
• Заполнить обложку дела (форма 2-Д или 2-ДАР) с указанием шифра‚ заглавия‚ сроков хранения․
• Сшить/переплести дела (если объем позволяет и это требуется Инструкцией по делопроизводству)․

Шаг 2․ Формирование комиссии (приказ руководителя)

Рекомендуется оформлять передачу комиссией не менее 3 человек (передающий‚ принимающий‚ представитель архива/секретаря/юриста)․ Основание — приказ/распоряжение директора․

Шаг 3․ Заполнение акта (передача)

1. Заполнить «Шапку»: название организации (полное и сокращенное)‚ ОКПО (по желанию)․
2. Указать номер и дату акта (сквозная нумерация за год или по журналу регистрации)․
3. Прописать основание: «На основании приказа № 123-од от г․»․
4. Внести данные лиц: Передает (ФИО‚ должность‚ табельный номер), Принимает (ФИО‚ должность)․
5. Заполнить табличную часть (см․ образец ниже)․ Важно: указывать точные заглавия дел согласно номенклатуре дел․
6. В графе «Примечание» фиксировать состояние: «Дела пронумерованы‚ переплетены‚ описи налицо‚ повреждений нет» или «В деле № 5 отсутствует документ № 3 (утерян)»․

Шаг 4․ Подписание и регистрация

• Акт подписывается в двух экземплярах (один у передавшего‚ второй у принимающего/в архиве)․
• Подписи расшифровываються (Иванов И․И․)․
• Акт регистрируется в Журнале регистрации актов приема-передачи дел (или журнале учета исходящих/внутренних документов)․
• Один экземпляр акта прикладывается к передаваемым делам (если идут в архив) или хранится в личном деле ответственного/в папке передачи․

Образец заполнения Акта приема-передачи дел (2026 год)

Ниже приведен универсальный образец‚ адаптированный под требования ГОСТ Р 7․0․97-2016․ Вы можете скопировать его в Word и заполнить своими данными․

Особенности передачи в архив организации

Если передача осуществляется не коллеге‚ а в архив организации (по истечении сроков хранения в структурном подразделении)‚ акт оформляется по форме Акт приема-передачи документов в архив организации․ Отличия:

• Принимающая сторона — архивист/начальник архива․
• Обязательно наличие номенклатуры дел‚ согласованной с архивом․
• Дела должны быть «сформированы»: обложки (ф․ 2-Д/2-ДАР)‚ внутренние описи (ф․ 1-Д/1-ДАР)‚ переплет/зашивка․
• Сроки передачи в архив обычно фиксируются в Инструкции по делопроизводстве (часто — в 1-м квартале года‚ следующего за годом окончания дела)․

Типичные ошибки и риски

Сроки хранения самого акта

Акт приема-передачи дел является документом по управлению архивами и делопроизводством․

• Акты приема-передачи дел при смене ответственных лиц (внутри структуры): 5 лет (код 07-01‚ 07-02 типовой номенклатуры)․
• Акты приема-передачи дел в архив организации: 75 лет (как документы по архивному делу‚ код 07-28) или постоянно‚ если это акты приема-передачи фондов․

Рекомендация: хранить акты вместе с соответствующими журналами регистрации или в делах «Учет движений дел»․

Электронный документооборот (ЭДО) и Электронный архив

В 2026 году большинство крупных и средних организаций перешли на электронное делопроизводство (СЭД/ЭДО — 1С:Документооборот‚ Directum‚ DIADOC‚ СБИС и др․)․

• Акт приема-передачи дел оформляется как электронный документ (файл PDF/PDF-A с ЭП/КЭП)․
• Подписание происходит квалифицированными электронными подписями (КЭП) передающего‚ принимающего и членов комиссии․
• В системе фиксируется протокол передачи (лог событий)‚ который имеет юридическую силу․
• При передаче в электронный архив (Электронный архив организации) акты также регистрируются и хранятся в соответствии с Приказом Минцифры России от № 214 (требования к ЭА)․

Чек-лист перед подписанием акта (для проверки)

1. [ ] Наименование организации верное (как в Уставе)․
2. [ ] Дата и номер акта соответствуют журналу регистрации․
3. [ ] Ссылка на основание (приказ‚ распоряжение‚ инструкция) точная․
4. [ ] ФИО и должности передающего/принимающего без ошибок и сокращений․
5. [ ] Перечень дел полный (сверено с номенклатурой/журналом учета дел)․
6. [ ] Шифры дел‚ заглавия‚ даты‚ кол-во листов‚ сроки хранения заполнены по всем строкам․
7. [ ] Состояние дел оценено (переплет‚ нумерация‚ описи‚ повреждения)․
8. [ ] Замечания (если есть) записаны конкретно (какой документ‚ в каком деле‚ что не так)․
9. [ ] Подписи всех участников комиссии стоят‚ расшифрованы‚ даты проставлены․
10. [ ] Экземпляров акта достаточно (минимум 2)․
11. [ ] Акт зарегистрирован в журнале учета․

Акт приема-передачи дел — это не просто формальность‚ а ключевой инструмент управления документооборотом и распределения ответственности․ Использование единого образца‚ утвержденного локальным нормативным актом организации (Инструкцией по делопроизводству)‚ и строгая дисциплина при заполнении табличной части позволяют избежать потерь документов‚ конфликтов при смене кадров и претензий контролирующих органов․ В 2026 году особое внимание стоит уделить корректному отражению в акте смешанного (бумажного и электронного) фонда документов․

Данная статья носит информационный характер и не заменяет консультацию квалифицированного юриста или архивиста с учетом специфики вашей организации․ Актуальность нормативной базы проверена на ․