Передача личных дел сотрудников в архив организации — это обязательная процедура, регулируемая архивным законодательством РФ (Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказ Росархива от № 236). Ключевым документом, фиксирующим факт передачи и перехода ответственности за сохранность документов, является Акт приема-передачи личных дел в архив.

В данной статье подробно разберем назначение акта, его реквизиты, пошаговый алгоритм заполнения, а также типичные ошибки и нюансы, на которые стоит обратить внимание кадровым специалистам и архивистам.

Назначение и правовое основание акта

Акт приема-передачи — это двухсторонний документ, который:

• Фиксирует факт передачи документов из текущего делопроизводства (кадровой службы) в архив организации (оперативное или постоянное хранение).
• Подтверждает целостность и полноту переданных личных дел на момент сдачи.
• Разграничивает ответственность: до подписания акта за дела отвечает кадровый специалист (или секретарь), после — архивариус (ответственный за архив).
• Является основанием для списания дел из учета текущего делопроизводства и внесения их в учет архива (описание дел).

Правовая база:

1. ФЗ № 125-ФЗ ст. 22 (обязательность передачи дел в архив).
2. Приказ Росархива от № 236 (утв. Правила ведения архивов, п. 74-76, порядок приема дел в архив).
3. ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Акт приема-передачи документов. Общие требования к составу и оформлению).
4. Внутренний документ организации: Инструкция по архивному делу или Положение об архиве.

Когда составляется акт?

Акт оформляется в следующих основных случаях:

• Ежегодная сдача дел по истечении срока хранения в текущем делопроизводстве (обычно после 1–3 лет после увольнения сотрудника, в зависимости от утвержденного Графика сдачи дел в архив).
• Ликвидация или реорганизация организации (массовая сдача всех дел в архив или в государственный архив).
• Смена ответственного за архив (архивариуса) или кадрового специалиста.
• Передача дел в государственный архив по истечении сроков хранения, установленных для организации (обычно 50 или 75 лет для личных дел).

Состав комиссии по приему-передаче

Согласно архивным правилам, прием-передача дел оформляется комиссией. В ее состав обычно входят:

• Председатель, руководитель организации или уполномоченное лицо (заместитель директора по кадрам/административной работе).
• Члены комиссии:
  • Архивариус (ответственный за архив) — принимающая сторона.
  • Кадровый специалист (инспектор, менеджер по кадрам) — передающая сторона.
  • При необходимости, представитель бухгалтерии (если в личных делах есть документы строгой отчетности или финансовые справки) или юриста.
• Секретарь комиссии — оформляет протокол/акт (часто это архивариус).

Состав комиссии утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.

Реквизиты и структура акта (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Акт оформляется на бланке организации или по форме, утвержденной во внутреннем нормативном акте. Обязательные реквизиты:

Подписи всех членов комиссии с расшифровкой (ФИО).

Подпись передающего лица.

Подпись принимающего лица (архивариуса).

Реквизит	Описание и требования к заполнению
Наименование документа	АКТ приема-передачи личных дел в архив (или «Акт приема-передачи дел на хранение в архив организации»)
Дата составления	День, месяц, год фактической передачи (арабскими цифрами).
Место составления	Населенный пункт (город/село), где находится организация.
Основание	Ссылка на приказ о создании комиссии, График сдачи дел в архив, Инструкцию по архивному делу.
Состав комиссии	ФИО, должности членов комиссии (председатель, члены, секретарь).
Стороны передачи	От кого: Должность, ФИО передающего (кадровый специалист). Кому: Должность, ФИО принимающего (архивариус).
Табличная часть (описание дел)	См. подробности ниже (п. 5).
Замечания по состоянию дел	Результаты проверки: полнота, хронологический порядок, наличие подписей, печатей, состояние бумаги/переплета. Если замечаний нет — пишут: «Замечаний нет, дела в надлежащем состоянии».
Количество экземпляров	Обычно 2 экз.: один остается в архиве (у архивариуса), второй — у передающего (в кадровой службе) или в деле комиссии.
Подписи

Заполнение табличной части: инвентаризация личных дел

Это самая важная часть акта. Личные дела передаются не «коробками», а поштучно с указанием учетных номеров. Таблица должна содержать следующие столбцы:

1. № п/п — порядковый номер в акте.
2. ФИО сотрудника — полностью, как в документах.
3. Табельный номер (при наличии).
4. Период работы (дата приема — дата увольнения).
5. Номер дела в описи (учетный номер) — номер, присвоенный при регистрации в журнале учета личных дел / описи дел текущего делопроизводства.
6. Срок хранения — в годах (например, 50 лет, 75 лет) и категория (по Перечню типовых управленческих архивных документов или утвержденному Номенклатуре дел).
7. Годок (год окончания срока хранения) — расчетный год, до которого дело хранится.
8. Количество томов/объем (л.) — если личное дело состоит из нескольких томов или нужно указать число листов.
9. Примечания, замечания по конкретному делу (например: «Отсутствует копия трудовой книжки», «Не пронумерованы листы», «Есть вложения на отдельных носителях — фото, диск»).

Пример строки таблицы:

1 | Иванов Иван Иванович | 0045 | – | 23 | 50 лет | 2073 | 1 том (45 л.) | Замечаний нет

Процедура приема-передачи: пошаговый алгоритм

Этап 1: Подготовка дел к сдаче (Кадровая служба)

• Проверить полноту каждого личного дела по Внутриорганизационному перечню документов, подлежащих включению в личное дело.
• Пронумеровать листы в каждом деле (сквозная нумерация).
• Составить/обновить Обложку личного дела (форма 2-ЛД или своя, утвержденная в организации) с указанием срока хранения и годка.
• Сшить дело, закрепить нитку, наклеить этикетку с печатью «Сшито, пронумеровано, запечатано Х л.», подпись ответственного, дата.
• Сформировать пачку дел для сдачи (обычно по алфавиту или по номерам описи).

Этап 2: Проверка комиссией

• Комиссия в присутствии передающего и принимающего сторон проводит пересчет дел по акту.
• Проводится выборочная или полная проверка состояния дел: соответствие обложки содержимому, наличие всех документов по перечню, правильность нумерации листов, качество сшивки.
• Выявленные недостатки фиксируются в графе «Примечания» акта или в отдельном «Акте проверки состояния дел» (приложении к акту).

Этап 3: Подписание акта

• Акт составляется минимум в 2-х экземплярах.
• Подписывают все члены комиссии, передающее и принимающее лица.
• На экземпляре, остающемся у передающего, принимающее лицо ставит отметку о получении: «Получил дела в количестве X шт., в надлежащем состоянии (с замечаниями по акту). Подпись, дата».

Этап 4: Учет и размещение в архиве

• Архивариус вносит дела в Опись дел, сданных в архив (формулярный список), присваивает им архивные номера (фонд, опись, дело).
• Дела размещаются на стеллажах согласно адресному указателю.
• В журнале учета личных дел (текущем) ставится отметка «Сдано в архив», дата и номер акта.

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие приказа о комиссии. Акт, подписанный неавторизованными лицами, не имеет юридической силы.
• Несовпадение данных акта и обложек дел. ФИО, сроки хранения, номера в акте и на обложках должны быть идентичны.
• Сдача дел без обложек или с неверными годками. Это грубое нарушение архивных правил (Приказ № 236).
• Передача дел с просроченными сроками хранения в текущем делопроизводстве. Личные дела должны сдаваться в архив в сроки, установленные Графиком сдачи (обычно через 1–3 года после увольнения), а не копиться в кадровой службе десятилетиями.
• Отсутствие нумерации листов. Дело без нумерации листов в архив принято быть не может.
• Потеря одного экземпляра акта. Оба экземпляра равнозначны и должны храниться у сторон.

Электронный документооборот (ЭДО) и акты

При ведении делопроизводства в электронном виде (СЭД) порядок оформления акта может реализовываться через:

• Формирование акта в системе (СЭД) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) сторон.
• Автоматическое заполнение табличной части из реестра личных дел.
• Фиксацию факта передачи в журнале регистрации СЭД.

Важно: Даже при электронном оформлении акта, если личные дела существуют в бумажном виде (оригиналы трудовых книжек, заявления, приказы на бумаге), физическая передача бумажных томов и подписание бумажного акта (или дубликата) остается обязательной. Если организация полностью переведена на электронный архив (цифровые копии с УКЭП имеют силу оригиналов по 22-ФЗ), передача происходит путем передачи прав доступа в СЭД и оформления акта в электронном виде.

Хранение акта приема-передачи

• Срок хранения акта: Постоянно (или 75 лет) — как документ, подтверждающий историю хранения фонда. Обычно акты сдачи дел в архив включаются в опись дел архива (как служебная документация архива) или хранятся в отдельном деле «Акты приема-передачи дел в архив за [год]».
• Один экземпляр, в архиве (в деле комиссии или в описи архива).
• Второй экземпляр — в кадровой службе (в деле «Прием-передача дел в архив» или «Контроль сдачи дел в архив»).

Грамотное оформление Акта приема-передачи личного дела в архив — это не просто бюрократическая формальность, а гарантия правовой защищенности организации и сотрудников. Именно этот документ подтверждает, что оригиналы трудовых книжек, приказов, заявлений и иных документов, подтверждающих стаж и права на пенсию, переданы на профессиональное хранение в соблюдении всех архивных стандартов.

Рекомендуется ежегодно проводить внутренний аудит готовности дел к сдаче за 1–2 месяца до плановой даты (по Графику сдачи), чтобы избежать срочной переработки документов в присутствии комиссии и замечаний в акте.

---

Краткая шпаргалка для кадрового специалиста:

1. Есть ли Приказ о комиссии на текущий год?
2. Все ли личные дела пронумерованы, сшиты, имеют обложки с годками?
3. Соответствует ли перечень дел в акте реальности (ФИО, номера, сроки)?
4. Подготовлено 2 экземпляра акта?
5. Есть ли печать организации на акте (если предусмотрено Уставом/Положением)?
6. Сделаны ли отметки в Журнале учета личных дел после подписания акта?