Акт приема-передачи материальных ценностей (ТМЦ) — это первичный учетный документ, который фиксирует факт передачи товаров, материалов, оборудования или иного имущества от одной стороны к другой․ Без правильно оформленного акта невозможно списать ТМЦ с баланса передающей стороны, поставить на учет у получателя, подтвердить расходы для налоговых целей или разрешить споры о количестве и качестве переданных ценностей․

В статье подробно разберем: какие формы используются в 2026 году, какие реквизиты обязательны, как оформить передачу внутри компании и при купли-продаже, а также предоставим структурированный образец для заполнения․

Правовая основа и виды актов

С 2013 года (ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») организации имеют право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, утвердив их в учетной политике․ Однако на практике до сих пор широко применяются унифицированные формы Госкома статистики (постановление № 88 от ), так как они содержат все необходимые реквизиты и понятны контролирующим органам․

Основные виды актов приема-передачи ТМЦ:

• Форма МХ-1 (Акт приема-передачи материальных ценностей) — используется для передачи ТМЦ на ответственное хранение, в переработку, между структурными подразделениями одной организации, а также при сдаче-приемке товаров по договорам купли-продажи, поставки, подряда․
• Форма ТОРГ-12 (Товарная накладная) — чаще применяется при отпуске товаров покупателю (отгрузке)․ В отличие от МХ-1, ТОРГ-12 является и транспортным, и товарным документом, но не всегда удобна для внутренних перемещений или приема на хранение․
• Собственная форма организации — разработанная самостоятельно в соответствии с п․ 4 ст․ 9 ФЗ № 402-ФЗ․ Должна содержать все обязательные реквизиты (ст․ 9 ФЗ № 402-ФЗ)․

Обязательные реквизиты акта (ст․ 9 ФЗ № 402-ФЗ)

Независимо от используемой формы (МХ-1 или своей), в документе обязательно должны присутствовать следующие сведения:

1. Наименование документа (например, «Акт приема-передачи ТМЦ»)․
2. Дата составления (день, месяц, год)․
3. Наименование организации (передающей и принимающей стороны) или ФИО ИП/физических лиц․
4. Содержание хозяйственной операции (что передается, на каком основании — договор, накладная, приказ)․
5. Единицы измерения (шт․, кг, м, компл․ и т․д․)․
6. Количество (объем) переданных ценностей в натуральном и/или стоимостном выражении․
7. Должности лиц, ответственных за операцию (материально ответственных лиц — МОЛ, кладовщиков, руководителей)․
8. Подписи ответственных лиц с расшифровкой (Фамилия И․О․)․ При необходимости — печать организации (если используется в документообороте)․

Важно: Если акта нет или в нем отсутствуют обязательные реквизиты, расходы по ТМЦ могут быть непризнаны налоговым органом при расчете налога на прибыль, а ВАТС — не принят к вычету․

Особенности заполнения формы МХ-1 (Образец 2026)

Форма МХ-1 состоит из двух частей: основной таблицы и дополнительного листа (при необходимости)․ Ниже приведена пошаговая инструкция по заполнению каждого поля․

Шапка документа

• Код формы: 0310001 (по ОКУД)․
• По ОКПО: код передающей организации․
• Наименование организации: полное или сокращенное наименование передающей стороны․
• Структурное подразделение: склад, цех, филиал (если есть)․
• Номер акта: сквозной номер за год․

Табличная часть (Основные колонки)

Заключительная часть

• Всего наименований: количество строк в акте․
• Всего сумма: итоговая стоимость по колонке 8․
• Приложение: количество листов приложения (если строк много)․
• Комиссия/Ответственные лица: Подписи членов комиссии (представители передающей и принимающей сторон), МОЛ склада-отправителя, МОЛ склада-получателя, кладовщиков․
• Передал / Принял: Должность, Подпись, Расшифровка подписи․

Сценарии использования: нюансы оформления

Внутреннее перемещение (между складами, подразделениями, филиалами)

Это самая частая ситуация для формы МХ-1․

• Основание: Приказ (распоряжение) руководителя о перемещении, внутренняя заявка, накладная на перемещение․
• Стороны: Передает — МОЛ склада-отправителя (или кладовщик по доверенности)․ Принимает — МОЛ склада-получателя․
• Бухучет: Дт 10 / Кт 10 (внутри организации) или Дт 10 / Кт 76․АВ (между обособленными подразделениями с отдельным балансом)․
• НДС: Не облагается (п․ 14 ст․ 146 НК РФ — перемещение внутри одного налогоплательщика не является реализацией)․

Купля-продажа / Поставка (Взаиморасчеты с контрагентом)

• Документ-основание: Договор поставки, спецификация, счет на оплату․
• Стороны: Поставщик (Передает) — Покупатель (Принимает)․
• Часто используется ТОРГ-12, но МХ-1 допустим, если стороны так договорились в договоре или для приемки на складе покупателя комиссией․
• НДС: Выделяется в строке цены/суммы или отдельной колонкой (если используется своя форма)․ В МХ-1 колонки под НДС нет по умолчанию, поэтому для налогового учета продавца часто готовят отдельный «Счет-фактуру» и ТОРГ-12/УПД․

Передача на ответственное хранение / В переработку

• Обязательно указывается в основании: «Договор ответственного хранения №․․․», «Договор переработки №․․․»․
• В колонке «Качество, комплектность» детально описывается состояние (новое, б/у, дефекты, степень износа)․
• Стоимость указывается учетная (балансовая) для контроля сохранности․

Фиксация расхождений: недостача, бой, брак, сортнессоответствие

Если фактическое количество/качество не совпадает с документами-основаниями, действуйте по алгоритму:

1. В акте (колонка 6 и 9) фиксируете фактические данные․
2. Составляется Акт расхождений (форма № 0504423 или свой бланк) в двух экземплярах (по одному для каждой стороны)․
3. В акте расхождений указываются причины (брак производства, недостача при перевозке, естественная убыль и т․д․) и виновные лица (если установлены)․
4. По результатам расследования: списание на издержки производства (Дт 20/26/44 Кт 10), взыскание с виновных (Дт 73 Кт 10/94), предъявление претензии перевозчику/поставщику․

Электронный документооборот (ЭДО) и Акт приема-передачи

В 2026 году подавляющее большинство B2B-взаиморасчетов проходит через операторов ЭДО (Диадок, СБИС, Контур, Такском и др․);

• Акт приема-передачи ТМЦ в ЭДО чаще всего оформляется как УПД (Универсальный передаточный документ) или Исправление УПД (КСЧФ/ИСЧФ/КСЧФИСЧФ), если передача совпадает с передачей прав собственности․
• Если передача без перехода права собственности (внутри группы, на хранение), используется неформализованный документ (XML-структура по соглашению сторон) или формализованный «Акт приема-передачи» (ФНС зафиксировала форматы для акта приема-передачи результатов работ/услуг, для ТМЦ чаще применяют неформализованный XML с ЭП)․
• Подпись: Квалифицированная электронная подпись (КЭП) уполномоченных лиц․ Машинно-читаемая доверенность (МЧД) обязательна для подписи от имени организации․

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие основания: Не указан номер/дата договора или приказа․ Риск: непризнание расходов, отказ в вычете НДС․
• Расхождения в наименовании: В акте «Болт М10», в накладной «Крепежный изделие»․ Риск: проблемы при инвентаризации и камеральной проверке․
• Подпись не уполномоченного лица: Подписал кладовщик без доверенности или МОЛ, чей срок действия приказа истек․ Риск: документ не имеет юридической силы․
• Стирание/подчистки: В бумажном виде недопустимы․ Только перечеркивание неправильной записи, написание верной выше, подпись ответственных лиц у исправления с датой․
• Игнорирование ЕНВД/УСН «Доходы-Расходы»: Для подтверждения расхода на покупку ТМЦ по УСН обязателен акт приема (п․ 2 ст․ 346․16 НК РФ)․ Без акта — расход не учтете․

Структурный образец акта приема-передачи ТМЦ (для разработки своей формы)

Ниже приведен текстовый шаблон структуры документа, который можно скопировать в Word/Excel и оформить под бланк организации․

Хранение документов

Срок хранения актов приема-передачи ТМЦ — не менее 5 лет после окончания года, в котором они составлены (п; 225 типовых перечней, утвержденных Росархивом)․ Если по акту идут споры или проверки, срок продлевается до завершения процесса․ В ЭДО хранение обеспечивается оператором (обычно бессрочно или по тарифу)․

Резюме: чек-лист перед подписанием

• [ ] Наименование и дата акта указаны верно․
• [ ] Полные наименования сторон (или структурных подразделений) заполнены․
• [ ] Табличная часть заполнена по всем колонкам (нет пустых ячеек)․
• [ ] Единицы измерения соответствуют ОКЕИ и учетной политике․
• [ ] Фактическое количество перепроверено при приемке (пересчет, взвешивание, осмотр)․
• [ ] Качество и комплектность оценены (при браке — составлен отдельный акт)․
• [ ] Указано документ-основание (договор, приказ, накладная)․
• [ ] Подписали уполномоченные лица (МОЛ, руководители) с расшифровкой․
• [ ] При наличии печати — поставлены печати (не обязательно для ИП и многих ООО, но рекомендуется для важных активов)․
• [ ] Экземпляров: минимум 2 (по одному на сторону), при комиссии, 3 и более․