Ситуация, когда компания арендует личный автомобиль у своего работника, встречается часто. Однако с точки зрения налогового законодательства и страховых взносов это одна из самых «ловушечных» схем. Ошибка в оформлении или разделении платежей может привести к начислению лишних взносов (30–40% к сумме), штрафам и претензиям ФНС.

В данной статье подробно разберем, какие налоги платить, как правильно оформить договор, отразить операции в учете и настроить 1С на актуальном для 2026 года положении дел.

Главное правило: критически важно наличие экипажа

Вся налоговая и взносовая логика строится на ответе на один вопрос: аренда с экипажем (водителем) или без?

• Аренда БЕЗ экипажа — передача только имущества (ТС). Водителем управляет сам арендатор (организация) или другой нанятый водитель.
• Аренда С экипажем — комплексная услуга: предоставление ТС + работа водителя (сотрудника-собственника).

—

Аренда автомобиля у сотрудника БЕЗ экипажа

Страховые взносы: НЕ облагаются

Это устоявшаяся практика, подтвержденная Минфином, ФНС и судебной практикой, а также зашитая в типовые конфигурации 1С (ЗУП 3.1, БП 3.0).

Основание: П. 4 ст. 422 Налогового кодекса РФ определяет доходы, не являющиеся основой для начисления взносов. К ним относятся доходы по договорам аренды имущества (гр. 2400 Кодекса). Аренда автомобиля без экипажа — это именно договор аренды имущества (ГК РФ, ст. 606), а не трудовой или ГПХ-договор на выполнение работ/услуг.

В программах 1С:ЗУП 3.1 / КА 2.4 / ERP при создании вида дохода для такой аренды необходимо указать:

• Код НДФЛ: 2400 (Доходы по договорам аренды имущества);
• Вид дохода: «Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами».

НДФЛ: Удерживаем 13% (резиденты) / 30% (нерезиденты)

Арендная плата — доход физического лица в виде имущественного выгоды (ст. 210, 214.7 НК РФ). Налоговый агент (организация) обязан удержать налог при фактической выплате денег.

• База НДФЛ = Вся сумма арендной платы, начисленная за месяц.
• Вычеты по имуществу (ст. 220 НК РФ) при аренде не предоставляются (вычет дается только при продаже имущества, владение более 3/5 лет).

Налог на прибыль организации: Расходы учитываются полностью

Суммы арендной платы включаются в состав нереализационных расходов (п. 1 ст. 265, п. 20 п. 1 ст. 264 НК РФ) при условии:

1. Договор оформлен в письменной форме.
2. Расходы экономически обоснованы и документарно подтверждены (акт приема-передачи, счет-фактура/УПД от физлица — если он на УСН «Доходы», то чек ККТ/УПД без НДС).
3. Автомобиль реально используется в хозяйственной деятельности.

Бухгалтерские проводки (Без экипажа)

—

Аренда автомобиля у сотрудника С экипажем (водителем)

Здесь возникает смешанный договор: аренда ТС + трудовой/ГПХ договор на работу водителя. Главная ошибка — указывать в договоре/акте одну общую сумму без разделения.

Как правильно разделить платеж (Ключевой момент!)

В договоре аренды с экипажем (или в приложении к нему) обязательно нужно выделить две составные части:

1. Плата за аренду автомобиля (без экипажа) — облагается НДФЛ 13%, НЕ облагается страховыми взносами.
2. Оплата труда водителя (зарплата/гонорар) — облагается НДФЛ 13% И страховыми взносами ~30-40% (всех видов: ПФР, ФОМС, ФСС/СФР).

Риск: Если в акте приема-передачи услуг написана одна строка «Аренда авто с экипажем — 100 000 руб.», ФНС при проверке начслит взносы со всей суммы (ст. 420, 422 НК РФ). Суды встают на сторону ФНС, если разделение не зафиксировано в первичке.

Проводки (С экипажем, при условии разделения)

—

Сопутствующие расходы: Страховка (ОСАГО/КАСКО), Ремонт, ТО, Топливо

Кто платит и как это оформлено — определяет налоговые последствия для сотрудника.

Сценарий А: Организация (Арендатор) платит напрямую

• Страховка (ОСАГО/КАСКО): Договор страхования заключен на организацию. Организация платит страховщику. -> Нет дохода у сотрудника. Нет НДФЛ. Нет взносов. Расходы организации по налогу на прибыль (п. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
• Ремонт, ТО, шины, топливо: Организация оплачивает поставщикам по счетам/чекам. -> Нет дохода у сотрудника. Расходы организации (при подтверждении хозяйственного назначения).

Сценарий Б: Сотрудник (Арендодатель) платит, Организация компенсирует

Внимание! Опасная схема. Согласно консультации УФНС по Костромской обл. (2016) и общему правилу ст. 210 НК РФ: если арендодатель несет расходы по содержанию имущества, а арендатор их компенсирует — это дополнительный доход арендодателя.

• Компенсация страховки, ремонта, топлива = Доход физлица.
• НДФЛ: Удерживаем 13%.
• Страховые взносы: Начисляются! (Так как это не плата за аренду имущества, а возмещение расходов/доп. доход, не входящий в исключения п. 4 ст. 422 НК РФ).

—

Особенность: Аренда для командировочных поездок (Каршеринг / такси / личный авто)

Существует специальное освобождение (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 11 ч. 1 ст. 9 ФЗ-212):

Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суммы, выплачиваемые работнику в качестве компенсации расходов на проезд к месту командировки и обратно (в т.ч. аренда авто, каршеринг, такси), в пределах подтвержденных документами расходов.

• Работает ТОЛЬКО для оплаты перемещения (туда-обратно).
• Не работает на оплату аренды авта на месте командировки для передвижения по городу (это уже хозяйственные расходы, схемы п. 2-4).
• Требуются строгие документы: билет/чек/акт/договор + приказ о командировке + авансовый отчет.

—

Оформление документов: Чек-лист для безопасности

1. Договор аренды (без экипажа) — стандартная форма (ГК РФ ст. 606). Срок, плата, порядок расчетов, ответственность сторон. Указать, что ТС в собственности арендодателя (свидетельство о регистрации/ПТС).
2. Договор аренды с экипажем — обязательно с приложением «Расчет стоимости», где разделены: «Аренда ТС» и «Оплата труда водителя».
3. Акт приема-передачи автомобиля (при передаче/возврате), описание состояния, пробег, наличие повреждений, комплектность (ключи, документы, аптечка, знак аварийной остановки).
4. Акт приема-передачи услуг (ежемесячный) — основание для начисления расходов и удержания НДФЛ. В акте с экипажем, две строки с разными суммами.
5. Справка 2-НДФЛ / 6-НДФЛ — код дохода 2400 (аренда имущества). В 6-НДФЛ строки с кодом 2400 не попадают в базу для расчета взносов (РСВ).
6. Полис ОСАГО: Водитель (сотрудник организации, управляющий авто) должен быть внесен в полис (неограниченное КО или именной).

—

Настройка 1С:ЗУП 3.1 / КА 2.4 / ERP (Актуально на 2026 год)

Пошаговая инструкция для аренды БЕЗ экипажа:

1. НСИ и Администрирование → Виды доходов → Создать.
2. Наименование: «Аренда авто у сотрудника (без экипажа)».
3. Код по НДФЛ: 2400 (Доходы по договорам аренды имущества).
4. Вид дохода для расчета взносов: «Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами» (выбрать из справочника).
5. Участвует в формировании базы НДФЛ: Да.
6. Способ отражения в учете: «Расходы на оплату труда» (если списываем на затраты) или «Прочие расходы».
7. В карточке сотрудника (вкладка «Расчеты» → «Дополнительные начисления/удержания») добавить этот вид дохода как регулярное или разовое начисление.

Для аренды С экипажем создаются два вида дохода/начисления:

• Один с кодом 2400 и признаком «Не объект обложения взносами» (Аренда ТС).
• Второй — обычный «Заработная плата» / «Гонорар по ГПХ» с полным набором взносов (Водитель).

—

Сводная таблица налогового режима (2026 год)

—

Типичные ошибки и риски проверок ФНС

1. Отсутствие разделения платежа при аренде с экипажем. Результат: начисление взносов со 100% суммы + штрафы 20-40% + пени.
2. Перевод денег сотруднику «на карту» за топливо/ремонт/страховку без отчетов. Результат: вся сумма = доход физлица = НДФЛ + Взносы.
3. Аренда авто, который не состоит на балансе/учете у сотрудника (нет ПТС/СТС на него). Риск: ФНС может не признать расходы организации по налогу на прибыль (недокументированные/нехозяйственные).
4. Использование кода дохода 2000 вместо 2400 в 6-НДФЛ. Приведет к тому, что в РСВ (Сведения о взносах) эта сумма попадет в базу, и ФНС потребует взносы.
5. Аренда у уволенного сотрудника. После увольнения договор аренды продолжает действовать, но платежи уже не связаны с трудовыми отношениями. Налоги те же (НДФЛ да, взносы нет при аренде без экипажа), но проверяется рыночность цены.

—

Аренда автомобиля у сотрудника без экипажа — это самый выгодный и чистый с точки зрения взносов вариант: платите только НДФЛ 13%, никаких 30% взносов. Главное — правильно завести вид дохода с кодом 2400 и признаком «не объект обложения взносами» в 1С.

При аренде с экипажем обязательно разделяйте платеж в договоре и актах на «Аренда ТС» (без взносов) и «Зарплата водителя» (со всеми взносами). Не смешивайте их в одну строку.

Все расходы по содержанию авто (ОСАГО, КАСКО, ремонт, ТО, топливо) организация должна оплачивать самостоятельно поставщикам. Любые компенсации сотруднику за эти статьи «на руки/на карту» автоматически превращаются в его доход с полным пакетом налогов и взносов.

Грамотное оформление первички (договор, акты, приказа) и настройка учетной политики в 1С позволят избежать вопросов со стороны налоговой инспекции и Социального фонда России (СФР) в 2026 году и далее.

Данная статья носит информационный характер и основана на положениях Налогового кодекса РФ, Федерального закона № 212-ФЗ, разъяснениях Минфина и ФНС, актуальных на . Для принятия решений по конкретной ситуации рекомендуется консультация с профессиональным бухгалтером или юристом.