Архив районного (областного, межрайонного) суда является структурным подразделением, обеспечивающим сохранность, учет и своевременное предоставление дел судебного фонда. Деятельность архивов федеральных судов общей юрисдикции (в т.ч. районных судов) строго регламентируется нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Ключевым документом, определяющим современный порядок организации работы архивов, является Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 185 «Об утверждении Инструкции о порядке организации работы архивов федеральных судов общей юрисдикции» (далее — Инструкция № 185). Данный документ вступил в силу с целью унификации архивного дела, перехода на электронное документооборот и обеспечения доступа к судебной информации в соответствии с законодательством об архивном деле (ФЗ № 125-ФЗ) и организацией судебной власти (ФЗ № 1-ФКЗ).

Нормативная правовая основа

Работа архива районного суда строится на иерархии нормативных актов:

• Конституция РФ (ст. 123 — судебная власть, ст. 29 — право на поиск и получение информации).
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Федеральный конституционный закон от № 1-ФКЗ «О судебной системе РФ».
• Федеральный закон от № 262-ФЗ «О предоставлении доступа к сведениям о деятельности судов в Российской Федерации».
• Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 185 (утверждает Инструкцию).
• Приказы Росархива (порядок формирования фондов, сроки хранения, описание дел).
• Внутренние локальные акты суда (Положение об архиве, График приема граждан, Инвентаризационный план).

Основные функции архива суда

Согласно Инструкции № 185, на архив возлагаются следующие ключевые задачи:

1. Формирование архивного фонда суда: прием дел из канцелярий, судебных коллегий, кабинетов судей по истечении сроков хранения в текущем дележурстве.
2. Обеспечение сохранности документов: создание необходимых микроклиматических условий (температура, влажность), защита от пожара, несанкционированного доступа, биологических повреждений.
3. Научно-справочная работа: составление описей, указателей, путемников, ввод данных в автоматизированные информационные системы (АИС «Архив», АИС «Правосудие» и др.).
4. Предоставление дел к использованию: выдача судебным коллегиям, судьям, прокуратуре, следственным органам, сторонам процесса и иным заинтересованным лицам в установленном законом порядке.
5. Экспертиза документов на предмет ценности и сроков хранения: проведение актационной работы (уничтожение дел с истекшими сроками хранения бессрочно или до 10 лет по актам экспертизы).
6. Цифровизация: сканирование дел, формирование электронных копий для предоставления в электронном виде и сохранения оригиналов.

Организационная структура и штатное обеспечение

Руководство архивом

Начальник архива (архивариус) подчиняется непосредственно Председателю суда или уполномоченному заместителю председателя. Он несет персональную ответственность за состояние архивного фонда, соблюдение сроков хранения и режима секретности/конфиденциальности.

Квалификационные требования к персоналу

• Высшее профессиональное образование (профиль «Архивоведение», «Документоведение», «Юриспруденция» или переподготовка).
• Знание законодательства об архивном деле, судебном праве, правил описи дел.
• Навыки работы в АИС судебной системы и специализированном архивном ПО.
• Допуск к гостайне (при наличии дел с грифом «Совершенно секретно»/«Секретно») — по необходимости.

Порядок формирования архивного фонда (Приемка дел)

Процесс передачи дел из текущего делопроизводства в архив — критически важный этап, регламентированный п.п. Инструкции № 185.

Этапы приемки:

1. Составление перечня дел к сдаче в архив. Ответственные исполнители (судебные приставы-исполнители, помощники судей, секретари судебных заседаний) формируют списки дел, по которым истекли сроки хранения в структурных подразделениях (обычно 1–3 года после вступления решения в законную силу, в зависимости от категории дела).
2. Оформление дел (сборка, нумерация, зашивка). Дела должны быть собраны в соответствии с Приказом Росархива от № 76 (Правила оформления архивных документов). Каждое дело прошивается, на корешке указывается: номер дела, название, даты начала и конца, количество листов, срок хранения, категория доступа.
3. Акт приема-передачи дел в архив. Оформляется в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй — в передающем подразделении). Подписывается начальником архива и руководителем передающего подразделения.
4. Размещение на стеллажах. Дела размещаются по фондам (гражданские, уголовные, административные, материалы проверок заявлений о преступлениях и т.д.) с соблюдением хронологического или номенклатурного порядка.

Учет и описание дел (Научно-справочный аппарат)

Без качественного учета архив перестает выполнять свою функцию. Инструкция устанавливает обязательные виды учета:

Виды учета:

• Фондовый учет: ведение единого реестра фондов суда (Форма № 1-арх).
• Опись дел (Инвентаризация): составление описей (Форма № 2-арх) по каждому фонду ежегодно. Опись является основным поисковым документом. Вне вводятся: номер дела, заглавие, даты, кол-во листов, срок хранения, примечание (выдано/не выдано).
• Учет движения дел (Выдача/Возврат): ведение Журнала выдачи дел (Форма № 3-арх) и Журнала учета движений дел внутри архива. Выдача строго под роспись в журнале или через АИС.
• Электронный учет: ведение базы данных архива в АИС «Архив суда» с возможностью поиска по реквизитам (номер дела, ФИО сторон, статья УК/ГПК/КАС/АПК, судья, дата).

Сроки хранения и актационная работа

Сроки хранения дел устанавливаются Номенклатурой дел суда, утверждаемой Президиумом суда на основании Типовой номенклатуры (утв. Росархивом и Судебным департаментом).

Основные группы сроков хранения (примерно):

Порядок актационной работы (уничтожения):

1. Составление ежегодного перечня дел с истекшими сроками хранения (к 1 января текущего года).
2. Проведение экспертизы документов на предмет ценности и сроков хранения (Комиссия по экспертизе, утверждаемая приказом председателя суда).
3. Составление Акта экспертизы (Форма № 4-арх) с решением: «Уничтожить», «Продлить срок хранения на … лет», «Перевести в бессрочное хранение».
4. Уничтожение дел комиссией (не менее 3 человек) с составлением Акта об уничтожении. Уничтожение производится способом, исключающим восстановление (шредер, макулатура).

Режим доступа и предоставление дел

Доступ к документам архива регулируется ст. 12 ФЗ № 125-ФЗ, ст. 10 ФЗ № 262-ФЗ и Инструкцией № 185.

Категории пользователей и порядок выдачи:

• Судьи и судебные коллегии: выдача без ограничений для разрешения производственных задач (под роспись в журнале/АИС). Срок выдачи — до 3 рабочих дней, в срочных случаях — в день обращения.
• Стороны процесса и их представители: выдача копий решений, определений, протоколов на основании заявления (ст. 10 ФЗ № 262-ФЗ). Оригиналы дел сторонам не выдаются (кроме случаев, предусмотренных законом, напр., для ознакомления в суде). Копии заверяются судом/архивом.
• Прокуратура, следственные органы, органы госзащиты: выдача по официальным запросам (представлениям) в установленные процессуальные кодексами сроки.
• Иные лица (научные, исторические цели): доступ к документам с истекшими сроками ограниченного доступа (обычно 30–75 лет) на основании договора с архивом.

Режим конфиденциальности:

Архивариус обязан обеспечивать защиту персональных данных (152-ФЗ), гостайны, тайны следствия, адвокатской тайны, коммерческой тайны. Выдача дел, содержащих сведения ограниченного доступа, возможна только лицам, имеющим соответствующий допуск или процессуальные полномочия.

Обеспечение сохранности и условий хранения

Инструкция № 185 устанавливает обязательные требования к помещениям архива:

• Микроклимат: температура 18±2°C, относительная влажность 50±5% (для бумажных документов). Наличие термогигрометров и журналов учета показаний (ежедневно).
• Пожаробезопасность: автоматические системы пожаротушения (порошковые/газовые, не водяные), пожарная сигнализация, первичные средства пожаротушения. Запрет хранения легковоспламеняющихся веществ.
• Охрана: металлические двери, замки повышенной секретности, охранная сигнализация (КСО), видеонаблюдение. Ключи от архива — только у начальника архива и дежурного администратора суда.
• Стеллажное оборудование: металлические стеллажи, заземленные, устойчивые к опрокидыванию. Дела хранятся вертикально, без перекосов.
• Чистота и дезинсекция: регулярная влажная уборка, профилактические мероприятия от грызунов и насекомых (договор с СЭС/Дезслужбой).

Цифровизация и электронный архив

Согласно курсу на «Цифровую справедливость» и требованиям Инструкции № 185, архив района суда должен обеспечивать:

• Сканирование дел при приемке в архив (разрешение не менее 300 dpi, формат PDF/A).
• Автоматическое распознавание текста (OCR) для полнотекстового поиска.
• Присвоение уникальных идентификаторов (UID) электронным копиям.
• Хранение электронных копий в защищенном контуре АИС суда с резервным копированием.
• Предоставление электронных копий через личный кабинет участника дела (ЕПГУ/Госуслуги) или по запросу в электронном виде.

Инвентаризация и контроль

Ежегодно (как правило, в IV квартале) проводится полная инвентаризация архивного фонда по утвержденному плану. Цели:

• Выявление утерянных, поврежденных или не на месте дел.
• Проверка соответствия реального размещения данным учета (описей, АИС).
• Оценка состояния сохранности бумаги, переплетов.
• Составление Акта инвентаризации с мерами по устранению выявленных нарушений.

Плановые проверки состояния архива проводят Председатель суда или уполномоченный заместитель не реже 1 раза в квартал.

Типовые ошибки и риски в работе архива

1. Нарушение сроков сдачи дел в архив: накопление дел в кабинетах судей/коллегий свыше установленных норм (хаотичное хранение, риск утери).
2. Некачественная сборка дел: отсутствие листов, неправильная хронология, несогласованность нумерации листов с описью.
3. Отсутствие или неполнота описей: невозможность найти дело за разумное время.
4. Нарушение режима доступа: выдача оригиналов сторонним лицам, утечка персональных данных.
5. Несвоевременная актация: переполнение архива делами, подлежащими уничтожению, рост затрат на хранение.
6. Игнорирование цифровизации: износ уникальных оригиналов при частом предоставлении, отсутствие резервной копии при ЧС.

Инструкция по работе архива районного суда (утв. Приказом Судебного департамента при ВС РФ от № 185) является основным регламентирующим документом, обеспечивающим единый стандарт архивного дела в системе судов общей юрисдикции. Строгое соблюдение ее положений — залог:

• Сохранности судебного фонда как части Архивного фонда РФ.
• Обеспечения права граждан на доступ к информации о деятельности судов.
• Бесперебойной работы судебного аппарата (оперативное предоставление дел для рассмотрения апелляций, кассаций, надзора, исполнительного производства).
• Выполнения требований по защите гостайны и персональных данных.

Руководителям судов и архивариусам необходимо регулярно отслеживать изменения в номенклатуре дел, типовых сроках хранения (утв. Росархивом) и методических рекомендациях Судебного департамента, вносить соответствующие поправки во внутренние локальные акты и обеспечивать повышение квалификации архивного персонала.

Источник: Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 185 «Об утверждении Инструкции о порядке организации работы архивов федеральных судов общей юрисдикции» (Источник: consultant.ru).