Ситуация, когда сотрудник заболевает во время ежегодного оплачиваемого отпуска, встречается достаточно часто. Трудовой кодекс РФ (ст. 124 ТК РФ) предоставляет работнику право на продление отпуска на дни болезни или его перенос на другое время. В программе 1С:ЗУП 3.1 (Зарплата и управление персоналом) этот процесс автоматизирован, но требует соблюдения определенной последовательности действий.

В данной статье подробно разберем алгоритм действий HR-специалиста и бухгалтера: от получения больничного листа (ЭЛН) до корректного отражения в расчете зарплаты и табеле учета рабочего времени.

Нормативная база: что говорит закон

Перед тем как переходить к настройкам программы, важно понимать правовые основы (ст. 124 ТК РФ):

• Продление отпуска: Дни временной нетрудоспособности добавляются к текущему отпуску. Оплачиваются они по правилам оплаты больничного (ФСС/СФР), а не как дни отпуска. Отпуск «удлиняется» календарно.
• Перенос отпуска: Неиспользованная часть отпуска (припадающая на дни болезни) переносится на другое время (по соглашению сторон). Дни болезни оплачиваются как больничный, дни перенесенного отпуска — позже, как обычный отпуск.
• Исключения: Правило не применяется к отпускам за нестандартный рабочий день, дополнительным отпускам за вредные/опасные условия работы (если они предоставляются отдельно от основного), а также к учебным и неоплачиваемым отпускам.

Важно: Выбор варианта (продление или перенос) закрепляется в заявлении сотрудника. Работодатель не может навязать свой вариант.

Подготовительный этап: получение ЭЛН

С года больничные листы оформляются исключительно в электронном виде (ЭЛН). Данные поступают в 1С через интеграцию с ФСС (СФР);

1. Убедитесь, что в информационной базе настроен обмен с ФСС (Администрирование → Обмен данными → Настройка обмена с фондами).
2. Выполните получение реестров ЭЛН: раздел Расчеты с бюджетом → Электронные больничные (ЭЛН) → кнопка Получить реестры.
3. Найдите больничный лист заболевшего сотрудника. Статус должен быть «Выдан» или «Закрыт».

Если ЭЛН еще не пришел, а сотрудник уже принес справку (распечатку), можно создать документ вручную: Создать → Больничный лист (ЭЛН), заполнив реквизиты вручную. Когда придет электронный оригинал, их нужно будет сверить/заменить.

Сценарий А: Продление отпуска (дни болезни прибавляются к текущему)

Это самый частый вариант. Сотрудник пишет заявление о продлении отпуска за счет дней болезни.

Шаг 1. Обработка больничного листа

Перейдите в раздел Расчеты с бюджетом → Электронные больничные (ЭЛН). Выберите нужный ЭЛН и нажмите Создать документ «Больничный лист» (или откройте уже созданный).

• Проверьте период нетрудоспособности: он должен перекрываться с периодом отпуска.
• На вкладке Основное укажите/проверьте: Сотрудник, Вид выплаты (обычно «По болезни»), Основание (ЭЛН).
• Нажмите Провести и закрыть. Документ сформирует движения по начислению пособия по временной нетрудоспособности.

Шаг 2. Корректировка документа «Отпуск»

Найдите документ Отпуск (раздел Кадры → Отпуска или в карточке сотрудника), который уже оформлен и проведен.

1. Откройте его и нажмите Изменить (если период еще не закрыт расчетом зарплаты) или создайте Корректировку (если расчет уже был).
2. На вкладке Основное измените Дата окончания отпуска: прибавьте количество календарных дней болезни (исключая выходные/праздники, если они не входят в отпуск по графику, но по общему правилу отпуск продлевается на все календарные дни нетрудоспособности).
3. Ключевой момент: В поле Причина изменения (или на вкладке «Дополнительно» в зависимости от релиза) укажите: «Продление в связи с временной нетрудоспособностью» / ст. 124 ТК РФ.
4. Проведите документ.

Шаг 3. Табель учета рабочего времени

Откройте Табель учета рабочего времени за соответствующий период.

• Дни, которые были отпуском до болезни: код ОТ (26).
• Дни болезни (перекрывающиеся с отпуском): код Б (19).
• Дни продления отпуска (добавленные в конец): код ОТ (26).

Совет: Используйте кнопку Заполнить по графикум/документам — программа обычно сама расставляет коды Б на дни больничного и ОТ на дни продления, если документы проведены корректно.

Сценарий Б: Перенос неиспользованной части отпуска

Сотрудник хочет «отработать» дни болезни позже. Здесь логика сложнее: текущий отпуск заканчивается по плану, а «больные» дни переносятся.

Аналогично сценарию А: создаем и проводим документ Больничный лист на дни болезни.

Шаг 2. Сокращение текущего отпуска

Открываем документ Отпуск (текущий).

1. Нажимаем Изменить или делаем Корректировку.
2. Устанавливаем Дата окончания = дата начала болезни (последний рабочий день до болезни).
3. В причине указываем: «Перенос части отпуска в связи с временной нетрудоспособностью (ст. 124 ТК РФ)».
4. Проведем. Программа пересчитает начисленные за отпуск суммы (вернет «лишние» дни).

Шаг 3; Оформление перенесенной части (новый документ «Отпуск»)

Создаем новый документ Отпуск для перенесенных дней.

• Вид отпуска: «Ежегодный основной» (или соответствующий вид).
• Период: Даты, на которые переносится отдых (по соглашению с сотрудником).
• Основание: Выбираем исходный приказ/документ отпуска, из которого перенесли дни. В комментарии пишем: «Перенос неиспользованных дней отпуска с [дата начала] по [дата окончания] в связи с ВН (ст. 124 ТК РФ)».
• Провести документ.

Шаг 4. Табель

• Дни до болезни: ОТ (26).
• Дни болезни: Б (19).
• Дни после болезни (до первоначальной даты конца отпуска): Я (01) — явка/работа (если сотрудник вышел на работу) или другой код.
• Дни перенесенного отпуска (в будущем): ОТ (26).

Особенности расчета зарплаты (Расчетная ведомость)

После проведения всех документов (Больничный, Отпуск/Корректировка) необходимо пересчитать зарплату.

1. Запустите Расчет зарплаты за период, в который попадает отпуск и болезнь.
2. Проверьте Расчетную ведомость сотрудника:
   • Строки Отпускные, только за дни фактического отдыха (исключая дни болезни).
   • Строки Пособие по временной нетрудоспособности — за дни болезни (рассчитывается по среднему заработку за 2 пред. года с учетом стажа).
   • НДФЛ удерживается с обоих видов выплат.
   • Страховые взносы: с отпускных — полные (30%/15.1%), с пособия по ВН — не начисляются (п. 1 ст. 425 НК РФ).

Если расчет зарплаты за период отпуска уже был проведен и выплачен до поступления ЭЛН:

• Сделайте Корректировку расчета зарплаты (Ручную или через перепроведение).
• Программа сформирует корректировку: удержит переплаченные отпускные, начислит пособие по ВН, пересчитает НДФЛ и взносы.
• Разницу нужно удержать/доначислить в следующем расчете (аванс/зарплата).

Типичные ошибки и как их избежать

Чек-лист для HR-специалиста

1. [ ] Получен/зарегистрирован ЭЛН (статус «Закрыт» или «Выдан»).
2. [ ] Написано заявление сотрудника (Продление ИЛИ Перенос).
3. [ ] Издан Приказ (или сделано примечание в приказе) о продлении/переносе.
4. [ ] В 1С: Проведен документ Больничный лист (ЭЛН).
5. [ ] В 1С: Скорректирован документ Отпуск (продлен или сокращен).
6. [ ] В 1С: При переносе — создан новый документ Отпуск на будущие даты.
7. [ ] В 1С: Проведен/Перепроведен Табель учета рабочего времени (коды ОТ и Б).
8. [ ] В 1С: Перепроведен Расчет зарплаты (проверены начисления, удержания, взносы).
9. [ ] Сформирована выплата (банковский реестр) с учетом корректировки.
10. [ ] Данные переданы в СФР (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ЕПС-1 при необходимости).

Оформление болезни во время отпуска в 1С:ЗУП 3.1 — процедура стандартная, но требующая внимательности к деталям: выбору варианта (продление/перенос), корректной датировке документов и синхронизации Табеля с Начислениями. Главное правило, сначала фиксируем больничный (ЭЛН), потом корректируем отпуск, потом табель, в конце — расчет зарплаты.

Использование встроенных механизмов 1С (заполнение табеля по документам, корректировки расчетов) минимизирует риск ошибок и обеспечивает соответствие требованиям Трудового кодекса РФ и законодательства о обязательном социальном страховании.

Статья подготовлена на основе актуального на года законодательства (ТК РФ, ФЗ-255, ФЗ-125) и функционала 1С:ЗУП 3.1 (релиз 3.1.25+). Перед применением рекомендуется сверить с последними обновлениями программы и нормативными актами.