Кадровое делопроизводство — важная часть работы любой организации. Однако руководитель не всегда может лично подписывать приказы, трудовые договоры и другие документы. В таких случаях на помощь приходит доверенность на ведение кадрового делопроизводства — документ, позволяющий передать соответствующие полномочия доверенному лицу.

Что такое доверенность на кадровое делопроизводство

Доверенность, это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ). В контексте кадровой работы доверенность позволяет сотруднику (обычно специалисту отдела кадров или иному уполномоченному лицу) выполнять действия от имени работодателя:

• подписывать приказы о приёме, переводе и увольнении работников;
• заключать и расторгать трудовые договоры;
• оформлять и выдавать трудовые книжки, справки о работе;
• представлять интересы организации в ПФР, ФСС, налоговых органах по кадровым вопросам;
• сдавать отчётность по персоналу;
• получать и передавать документы, связанные с персоналом.

Когда требуется доверенность

Доверенность на кадровое делопроизводство оформляется в следующих ситуациях:

1. Отсутствие руководителя — командировка, отпуск, болезнь директора, когда документы нужно подписывать оперативно.
2. Крупная организация — когда объём кадровых документов велик и руководитель физически не может подписывать всё лично.
3. Представительство в госорганах, для сдачи отчётности и взаимодействия с контролирующими инстанциями.
4. Обособленные подразделения — когда кадровые функции выполняются в филиалах.

Обязательные реквизиты доверенности

Чтобы доверенность имела юридическую силу, в ней должны быть указаны:

• Дата составления — обязательный реквизит, без него доверенность ничтожна (п. 1 ст. 186 ГК РФ);
• наименование организации-доверителя, её ИНН, ОГРН, адрес;
• ФИО и должность лица, выдающего доверенность (руководителя);
• ФИО, паспортные данные и должность доверенного лица;
• перечень передаваемых полномочий (максимально конкретно);
• срок действия доверенности;
• возможность или запрет передоверия;
• подпись руководителя и печать организации (при наличии).

Образец доверенности на кадровое делопроизводство

ДОВЕРЕННОСТЬ № ___

г. Москва «___» __________ 20___ г.

Общество с ограниченной ответственностью «Пример» (ООО «Пример»), ИНН ###, ОГРН 1157700000000, в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает:

Петрову Анну Сергеевну, паспорт: серия 4500 № 000000, выдан (кем, когда), зарегистрированную по адресу: __________, занимающую должность начальника отдела кадров,

вести кадровое делопроизводство от имени ООО «Пример», в т.ч.:

• подписывать приказы о приёме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпусков, направлении в командировки;
• заключать, изменять и расторгать трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
• оформлять, вести и выдавать трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
• выдавать работникам справки о месте работы, заработной плате и иные документы, связанные с трудовыми отношениями;
• представлять интересы организации в Пенсионном фонде РФ, Фонде социального страхования, налоговых органах и иных государственных учреждениях по вопросам кадрового учёта, подписывать и сдавать отчётность;
• получать и передавать документы, касающиеся персонала организации.

Доверенность выдана сроком на один год без права передоверия.

Образец подписи доверенного лица: __________ /Петрова А.С./

Генеральный директор ООО «Пример» __________ /Иванов И.И./

М.П.

Нужно ли нотариальное удостоверение

В большинстве случаев доверенность от организации на ведение кадрового делопроизводства оформляется в простой письменной форме и не требует нотариального удостоверения. Однако нотариальная форма необходима, если доверенное лицо будет совершать сделки, требующие нотариальной формы, или подавать документы на государственную регистрацию прав (п. 2 ст. 185.1 ГК РФ).

Срок действия и отмена доверенности

Срок действия доверенности определяется доверителем; Если срок не указан, доверенность сохраняет силу в течение одного года со дня совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Руководитель вправе в любой момент отменить доверенность, издав соответствующий приказ и уведомив доверенное лицо и третьих лиц, для представительства перед которыми она выдана.

Практические рекомендации

• Формулируйте полномочия максимально конкретно, это защитит организацию от злоупотреблений.
• Храните доверенности в отделе кадров или у секретаря с регистрацией в журнале учёта.
• Заведите образец подписи доверенного лица — это требование многих госорганов.
• При увольнении доверенного сотрудника не забудьте отозвать доверенность.
• Проверяйте сроки действия доверенностей и своевременно продлевайте их.

Грамотно составленная доверенность на кадровое делопроизводство обеспечивает непрерывность кадровых процессов и законность действий уполномоченного сотрудника. Используйте приведённый образец как основу, адаптируя перечень полномочий под потребности вашей организации, и при необходимости консультируйтесь с юристом.