Электронный документооборот (ЭДО) уже стал «новой нормой» для кадровых служб: приказы о приёме, трудовые договоры, справки, соглашения и дополнительные соглашения всё чаще создаются и подписываются в цифровом виде без единого листа бумаги. Однако действующее законодательство прямо ограничивает «оцифровку» ряда документов по трудовым отношениям. Знать перечень таких исключений обязательно, иначе можно нарваться на штрафы от ГИТ или признание кадрового документа недействительным.
Краткий ответ: что нельзя перевести в ЭДО
Согласно статье 22.1 Трудового кодекса РФ и разъяснениям Минтруда (письмо № 14-6/ООГ-97 от ) в электронном формате недопустимо оформлять:
- Локальные нормативные акты работодателя (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, коллективный договор) — до тех пор, пока работник лично не ознакомится с бумажным экземпляром и не подпишет лично.
- Документы о прохождении обязательных инструктажей по охране труда и проверке знаний требований охраны труда, которые работник должен подписать собственноручно после ознакомления.
Все остальные кадровые документы (приказы о приёме, приказы об увольнении, заявления, соглашения, дополнительные соглашения к трудовому договору и т.п.) подлежат переводу в ЭДО по решению работодателя и при наличии у сторон усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП).
Подробный разбор «запрещённой тройки» документов
Локальные нормативные акты (ЛНА)
Закон: ст. 22.1 ТК §1 п. 6: перевод ЛНА в ЭДО допустим только после того, как работник подписал бумажный экземпляр под роспись.
На практике:
- Сначала штатным расписанием или кадровым отделом выдаётся каждому сотруднику печатный вариант ЛНА.
- Сотрудник ставит подпись в специальном листе ознакомления.
- Только после этого ЛНА можно «дублировать» в корпоративной ЭД-системе; с этого момента изменения к нормативному акту уже оформляются электронно.
Коллективный договор
Закон: ст. 22.1 ТК §1 п. 8.
Подписание коллективного договора между представителями работников и работодателем допускается цифровой подписью, но вступление в силу возможно после сканирования и размещения в государственной информационной системе трудовых отношений (ГИСТР).
Документы по охране труда, требующие личной подписи
В нормативном массиве их относят к категории, которую нельзя перенести в электронную систему:
- Журнал регистрации инструктажей на рабочем месте.
- Удостоверение проверки знаний требований охраны труда.
- Протоколы и акты, в которых работнику выдаётся индивидуальное задание, требующее ручной подписи и «видимой» росписи о понимании опасности.
Также Минтруд в письме от подтвердил: никакие электронные реестры не могут заменить «бумажную» визу работника, прилагаемую к защите его жизни и здоровья.
Что точно можно и нужно подписывать в ЭДО
Ниже приведён перечень документов, которые совершенно свободно оформляются в цифровом виде без дублирования на бумаге:
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
- Кадровые приказы (о приёме, переводе, увольнении, назначении доплат, предоставлении отпусков).
- Заявления работников (на отпуск, увольнение, об отгул, изменение графика).
- Трудовые книжки (в электронном виде), если работник подал заявление об отказе от бумажной трудовой.
- Служебные записки, акты выполненных работ, графики отпусков.
- Документы внутреннего документооборота (при условии побочной печати при необходимости).
Вводим ЭДО: пошаговая инструкция для кадровика
- Этап 1. Решение руководства.
Издаётся приказ о переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО) с указанием площадки и типа электронной подписи. -
Этап 2. Получение КЭП.
Работодатель (юрлицо) заказывает квалифицированную электронную подпись (КЭП), сотрудники — простую КЭП. - Этап 3. Уведомление сотрудников.
Не позднее, чем за 2 месяца, работники получают письменные уведомления о переходе на ЭДО и соглашаются, подписывая бумажную «Соглашение о присоединении к системе». - Этап 4. Разбор «исключений».
Сразу же создаётся библиотека бумажных журналов для документов, которые нельзя перевести в ЭДО (см. выше). - Этап 5; Пилотный запуск.
Начинаем с приказов о вводе в эксплуатацию, потому что там проще всего локализовать ошибки. - Этап 6. Контроль и архив.
Внедряем систему хранения и передачи в ИФНС/ФСС электронных копий.
Ошибки, которые чаще всего допускают кадровики при внедрении ЭДО
| Ошибка | Почему опасно | Как исправить |
|---|---|---|
| Подписать ЭДО инструктаж по охране труда | Нарушение ст. 22.1 ТК РФ; штраф ГИТ до 70 000 руб. | Сохранить бумажные журналы; в ЭДО только перечень инструкций |
| Отсутствие печатного экземпляра ЛНА | Кадровики не могут доказать своевременное ознакомление сотрудников | При первом ознакомлении: печать + роспись; потом – дубликат в ЭДО |
| Использование квалифицированной ЭП «для ФЛ» работодателем | Подпись признаётся ненадлежащей, документы при проверке аннулируются | Оформлять корпоративную КЭП именно для юридического лица |
Контактные центры и телефоны горячих линий (актуально на )
- Минтруд России
### (бесплатно по РФ) | info@mintrud.gov.ru | 127994, Москва, ул. ### Басманная, д. 19 - Росздравнадзор / ЭЦП
### | rs@roszdravnadzor.ru | подключение сертификатов УЦ – https://eds.roszdravnadzor.ru - ГИТ (Трудовая инспекция)
### (Северный регион), ### (Центр) | online@trudinspection.ru - Пепеляев Групп – юридическое сопровождение внедрения ЭДО
### | edo@pepelyaev.ru | Москва, Неглинная ул., 3/2, офис 6 - Сервис Контур.Диадок – практическая поддержка КЭДО
### | support@kontur.ru - ГАРАНТ.РУ – консультации экспертов по трудовому праву
### | garant@garant.ru
ЭДО в трудовых отношениях, это уже не тренд, а факт. Компании, начинающие подготовку сейчас, получают существенное конкурентное преимущество. Главное — соблюдать принцип «безопасного исключения», вовремя печатать три типа документов, которые по закону требуют личной подписи, и переходить к цифровой культуре постепенно. При возникновении сложных вопросов рекомендуется воспользоваться консультациями экспертов из вышеуказанного списка контактов.