Отдел снабжения (отдел закупок, ОМТС), это подразделение, от слаженности работы которого напрямую зависит бесперебойность производства, выполнение заказов и финансовая стабильность компании. Ключевой инструмент организации этой работы — график (план-график) закупок. В статье разберём, что он собой представляет, как его составить, какие показатели в него включить и как контролировать исполнение.

Что такое график отдела снабжения

График отдела снабжения — это календарный план, в котором отражены:

• потребности компании в товарах, материалах, работах и услугах;
• сроки проведения закупочных процедур;
• сроки производства и доставки;
• объёмы финансового обеспечения;
• ответственные исполнители;
• контрольные точки исполнения заказов.

Для государственных заказчиков план-график регламентирован законодательством (44-ФЗ, 223-ФЗ), для коммерческих компаний он формируется в свободной форме, но логика построения схожа.

Этапы составления графика

Сбор и анализ потребностей

Начало планирования — поступление заявок на ресурсы от структурных подразделений. Например, отдел маркетинга на основании прогнозов формирует проект производственного плана, производство — заявки на сырьё и комплектующие, административные службы — на хозяйственные нужды. Важно, чтобы планирование закупок было синхронизировано с планами продаж и производства.

Классификация и приоритизация закупок

Все позиции распределяются по категориям:

• стратегические (длительный цикл, крупные суммы);
• регулярные (сырьё, материалы, комплектующие);
• разовые (оборудование, услуги, мероприятия);
• аварийные и срочные потребности.

Определение сроков

При расчёте дат учитываются:

• время на проведение закупочной процедуры (запрос котировок, тендер, переговоры);
• сроки производства у поставщика;
• время доставки и логистики;
• страховой запас времени на непредвиденные задержки;
• график отпусков сотрудников и дополнительные события (конференции, выставки).

Финансовое обеспечение

График согласуется с платёжным бюджетом. Указывается общий объём финансирования на текущий год, плановый период и последующие годы. Проводится балансировка платёжного бюджета совместно с финансовым отделом.

Утверждение и размещение

Для госзаказчиков план-график размещается в ЕИС в установленные сроки. В коммерческих компаниях документ утверждается руководством и доводится до исполнителей.

Что должно быть в графике: структура документа

Типовой график отдела снабжения включает следующие графы:

1. Наименование объекта закупки и код по ОКПД2 (для госзакупок — минимум первые 4 цифры кода);
2. Подразделение-инициатор;
3. Планируемый объём и ориентировочная стоимость;
4. Способ закупки (конкурс, запрос котировок, закупка у единственного поставщика);
5. Даты: начало процедуры, заключение договора, поставка, оплата;
6. Ответственный специалист;
7. Статус исполнения.

Инструменты для ведения графика

• Excel-шаблоны — подходят для небольших компаний: готовые формы позволяют видеть всю картину закупок на одном листе, управлять запасами и поставками;
• 1С:Предприятие 8 (МТО) — автоматизирует планирование, формирует план закупок и план-график с возможностью печати;
• Специализированные системы (Business Studio, Comindware и др.) — позволяют описать регламент процесса, назначить владельцев подпроцессов и контролировать исполнение;
• Консолидированные решения для холдингов, объединяют планы групп компаний.

Контроль исполнения графика

Составить график, половина дела. Не менее важно организовать контроль:

• контроль исполнения заказов на закупку и сроков поставки;
• учёт выполнения плана закупок (план/факт);
• мониторинг складских остатков;
• контроль распределения и выдачи запасов;
• регулярный пересмотр графика и внесение изменений.

KPI отдела снабжения

Для оценки эффективности работы по графику используются ключевые показатели:

• процент выполнения плана закупок в срок;
• доля срывов поставок;
• экономия от закупочной деятельности;
• уровень складских запасов (отсутствие дефицита и излишков);
• средний цикл закупки.

Практические рекомендации

1. Создайте инструкции, чек-листы и шаблоны документов для всех этапов закупочного цикла.
2. Назначьте владельца процесса планирования и ответственных исполнителей.
3. Закладывайте резерв времени на согласования и логистику.
4. Проводите ежемесячный анализ отклонений план/факт.
5. Автоматизируйте рутинные операции, чтобы специалисты занимались аналитикой, а не ручным вводом данных.

Грамотно составленный график отдела снабжения превращает закупки из хаотичного реагирования на заявки в управляемый процесс. Он обеспечивает беспрерывное снабжение производства, оптимизирует затраты, повышает прозрачность и позволяет руководству видеть реальную картину закупочной деятельности компании.