Переезд на новое место жительства — событие, которое необходимо отразить в кадровых документах работодателя. Актуальные персональные данные сотрудника важны для корректного ведения личного дела, направления корреспонденции, оформления больничных листов, отчётности в государственные органы и решения других кадровых вопросов; В этой статье подробно разберём, зачем нужно такое заявление, как его правильно составить, какие документы приложить, а также приведём готовый образец.

Зачем нужно заявление о смене места жительства

Адрес места жительства работника относится к персональным данным, которые работодатель хранит в личном деле сотрудника. Согласно трудовому законодательству, работник обязан своевременно сообщать работодателю об изменении своих персональных данных, если это влияет на ведение кадрового учёта.

Уведомление отдела кадров о новом адресе необходимо для:

• корректного заполнения личной карточки работника (форма Т-2);
• направления почтовой корреспонденции (копий приказов, уведомлений, справок);
• правильного оформления отчётности в налоговые органы и фонды;
• связи с сотрудником в экстренных ситуациях;
• оформления командировок, больничных и иных документов, где указывается адрес;
• актуализации данных в трудовой книжке и электронных кадровых системах.

Важно: адрес места жительства не является обязательным условием трудового договора, поэтому при переезде заключать дополнительное соглашение к договору, как правило, не требуется. Достаточно подать заявление в отдел кадров с приложением подтверждающих документов.

Когда подавать заявление

Заявление следует подать как можно скорее после переезда, желательно в течение нескольких рабочих дней. Затягивать с уведомлением не стоит: устаревшие данные могут привести к тому, что важные документы будут направлены по старому адресу, а отчётность окажется заполненной с ошибками.

Структура и правила составления заявления

Заявление о смене места жительства составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:

1. Шапка документа (в правом верхнем углу): кому адресовано заявление (должность, наименование организации, ФИО руководителя) и от кого (должность, структурное подразделение, ФИО работника).
2. Название документа — «Заявление».
3. Основной текст, просьба внести изменения в персональные данные с указанием старого и нового адреса.
4. Перечень приложений — копии подтверждающих документов.
5. Дата и подпись работника с расшифровкой.

Образец заявления

Ниже приведён типовой образец, который можно использовать как основу:

Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петровой Анны Сергеевны

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу внести изменения в мои персональные данные в связи со сменой места жительства.

Предыдущий адрес регистрации (места жительства): 614000, г. Пермь, ул. ###, д. 10, кв. 5.

Новый адрес регистрации (места жительства): 603000, г. Нижний Новгород, ул. ###, д. 25, кв. 12.

Дата изменения адреса: .

Приложение: копия страницы паспорта со штампом о регистрации по новому месту жительства — на 1 л.

        Петрова        А.С. Петрова

Какие документы приложить к заявлению

Для подтверждения нового адреса к заявлению обычно прикладывают:

• копию страницы паспорта со штампом о регистрации по новому месту жительства;
• если постоянной регистрации нет — копию свидетельства о регистрации по месту пребывания;
• при отсутствии регистрации — иные документы, подтверждающие фактическое проживание (договор аренды, договор найма жилого помещения), если это требуется внутренними правилами организации.

Как подать заявление

Существует несколько способов передачи заявления в отдел кадров:

• Лично — подготовьте два экземпляра: один передайте кадровику, на втором попросите поставить отметку о принятии (дату, входящий номер, подпись) и оставьте у себя;
• Через электронный документооборот — если в организации действует система ЭДО, заявление можно направить в электронном виде;
• Почтой — если вы уже переехали в другой город, заявление можно отправить заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.

Что делает работодатель после получения заявления

После получения заявления специалист отдела кадров:

1. регистрирует документ в журнале входящей корреспонденции;
2. вносит изменения в личную карточку работника (форма Т-2);
3. обновляет данные в кадровой и бухгалтерской программах;
4. подшивает заявление с приложениями в личное дело сотрудника;
5. при необходимости передаёт обновлённые сведения в бухгалтерию для корректной отчётности;

Частые ошибки при составлении

• отсутствие даты и подписи, без них заявление не имеет юридической силы;
• указание только нового адреса без старого — кадровику будет сложнее идентифицировать запись;
• отсутствие подтверждающих документов;
• подача заявления устно — уведомление обязательно оформляется письменно;
• неразборчивый почерк при заполнении от руки.

Заявление о смене места жительства — простой, но важный кадровый документ. Своевременное уведомление работодателя о новом адресе защищает интересы самого работника: гарантирует получение корреспонденции, корректность отчётности и актуальность личного дела. Составьте заявление по приведённому образцу, приложите копию паспорта с новой регистрацией и передайте документ в отдел кадров удобным способом, обязательно зафиксировав факт его принятия.